Guía completa de Relaciones Públicas en 2021

La comprensión de los muchos temas de las relaciones públicas

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El concepto de relaciones públicas es muy amplio. Cuando se habla de los distintos componentes de este tema, no es raro encontrar amalgamas con la publicidad o el marketing. Sin embargo, las relaciones públicas desempeñan un papel fundamental en la estrategia de comunicación de su empresa y es esencial entender los temas que están en juego, ya que la reputación y la imagen de su empresa ante el público en general están en juego. Como puede imaginar, estos aspectos condicionan en gran medida el rendimiento de su empresa y deben tomarse con la máxima seriedad. Si sus recursos humanos o las competencias comerciales de su empresa no son suficientes, puede recurrir a una agencia de consultoría de relaciones públicas y comunicación para que le ayude a tratar estos aspectos.

En este artículo hablaremos con detalle de lo que son las relaciones públicas. ¿En qué consiste? ¿Cómo se establece una buena estrategia de relaciones públicas y con qué herramientas? ¿Cuáles son los objetivos de este enfoque? En particular, nos centraremos en las relaciones con la prensa. De hecho, los medios de comunicación, tanto tradicionales como modernos, siguen siendo los principales vectores de información para el público en general. Por lo tanto, es esencial tener buenas relaciones con ellos. Puede ser un profesional experimentado o simplemente estar buscando información y métodos para empezar con buen pie. En cualquier caso, en esta página encontrará todo lo que necesita saber.

¿Qué son las relaciones públicas?

Una breve definición

Podemos definir las relaciones públicas como el conjunto de técnicas y métodos utilizados por las empresas para realizar una comunicación institucional en torno a sus logros, pero también para promover su imagen de marca. También abarca cualquier acción realizada para generar simpatía entre el público y crear buenas relaciones con todos los socios potenciales.

En otras palabras, las relaciones públicas consisten en llevar a cabo diversas acciones con el objetivo de generar confianza con el público en general y cuidar su imagen. No se trata de publicidad, sino de comunicación.

Historia

Las relaciones públicas se llamaban "propaganda" hace apenas cien años. No fue hasta 1919 cuando Edward Bernays, sobrino de Sigmund Freud, democratizó el término "relaciones públicas".

Desde ese día Bernays fue considerado el padre de las relaciones públicas. Solía decir que trabajaba en un "departamento de publicidad" antes de rebautizar su trabajo como "asesor de relaciones públicas".

¿Qué es un agente de relaciones públicas?

Su papel

El responsable de las relaciones públicas es el garante de la imagen de su empresa, con la ayuda de las distintas soluciones que comentaremos en el resto de este artículo. Forman parte de la estrategia global de comunicación de la empresa y, más concretamente, se encargan de trabajar el mensaje, la imagen y la personalidad de la empresa, asegurándose de controlar siempre la información que circula sobre ella.

Sus objetivos

Su objetivo principal es establecer la reputación y la buena imagen de la empresa creando un vínculo de confianza con el público en general, la prensa, la esfera política y todas las demás partes interesadas a través de las relaciones públicas. Para lograrlo, se utilizan varias técnicas, que se enumeran a continuación.

¿Cuál es el papel de las relaciones públicas?

Construir una imagen positiva

Si el objetivo de la publicidad es despertar la intención de compra del consumidor, las relaciones públicas son acciones de comunicación pública destinadas a presentar una empresa de la mejor manera posible. La imagen de marca, la reputación y la notoriedad son nociones esenciales para cualquier empresa, y las relaciones públicas permiten cuidar estos diferentes aspectos de acuerdo con su estrategia de comunicación externa, pero también con su estrategia de comunicación interna.

Estas acciones de comunicación pueden tener un coste irrisorio comparado con el de la publicidad. De hecho, al realizar acciones positivas y darse a conocer, una empresa puede llamar la atención sin tener que gastar necesariamente mucho dinero. Todo lo que pueda ayudarle a construir una imagen positiva de su empresa y a ampliar su notoriedad comunicando públicamente sus valores y acciones entra en el ámbito de las relaciones públicas.

En declaraciones a la prensa

Una de las tareas más importantes del equipo de relaciones públicas es establecer relaciones con la prensa. Las relaciones con la prensa, como su nombre indica, se refieren a todas las acciones que realiza una empresa para mantener buenas relaciones con los medios de comunicación.

Las técnicas empleadas para conseguirlo incluyen la intervención en entrevistas, actos y ruedas de prensa, así como el suministro a los distintos medios de comunicación de materiales como carpetas de prensa, dossieres de prensa y comunicados de prensa. Se trata de una disciplina en la que predomina en gran medida el aspecto relacional, ya que la forma de dirigirse a los periodistas y ofrecerles la oportunidad de hablar de su empresa es tan importante como el contenido informativo que se desea difundir.

¿Por qué hacer relaciones públicas?

Estimular el interés público

Su empresa debe ser conocida y tener una buena reputación entre el público en general. Esta notoriedad ayuda a configurar su imagen corporativa y establece una forma de confianza entre usted y su público. De hecho, ayuda a crear una sólida adhesión del público en general que poco a poco se acostumbrará a oír hablar de usted, de sus productos y de sus servicios. Trabajando este vínculo a lo largo del tiempo, se convertirá en parte integrante de la vida cotidiana de su público y le resultará más fácil transmitir la información sin riesgo de perderla.

Su imagen es, por tanto, la base sobre la que descansa el éxito de su empresa. Una excelente reputación es mucho mejor que cualquier forma de publicidad. Si haces que la gente hable de ti de forma positiva, tu reputación acabará por precederte y tus campañas de comunicación serán más llamativas.

Comunicar información

Además de su imagen, también debe mantener informado al público en general sobre sus proyectos, nuevos productos y servicios y sus iniciativas. Con las relaciones públicas, puede lograr este objetivo más fácilmente y preparar el terreno para anuncios importantes. Sin esta preparación, no tendrá la visibilidad que necesita para mostrar sus activos y seguir teniendo éxito en su sector de actividad.

Si su sector es muy competitivo y hay pocas diferencias entre sus productos y los de la competencia, una comunicación sólida y una excelente reputación serán cruciales. Destaque los elementos destacados que le caracterizan: por ejemplo, las características específicas de sus productos, los valores de su empresa o su enfoque de la RSE. Por último, no olvide que si no realiza este esfuerzo de comunicación, que es de suma importancia, su imagen ante el público no podrá evolucionar de forma positiva. Por lo tanto, es responsabilidad de las relaciones públicas garantizar que esta información clave sobre usted se transmita a su público para que pueda ganarse su apoyo y confianza.

¿Cuáles son los objetivos de las relaciones públicas?

Conectar con el público

En cuanto a su público, recuerde que debe tener en cuenta tanto al público interno como al externo. De hecho, sus relaciones públicas no se limitan al exterior de su empresa. Las personas que trabajan para usted también deben beneficiarse de las acciones de su equipo de relaciones públicas. Estas acciones de comunicación interna tienen varios objetivos, entre ellos aumentar la cohesión de sus equipos y crear un clima de confianza hacia los dirigentes de su empresa.

Pero también es esencial hacer todo lo posible para acercar su empresa al público en general. El objetivo final es convertir a su audiencia en consumidores y luego en embajadores de la marca. Conseguir que la gente hable de usted es, por tanto, esencial para mantener una buena reputación y abrir nuevas oportunidades.

Dominar su comunicación

Al promover el diálogo en torno a su empresa, tendrá que permanecer atento a lo que se dice de usted. Uno de los principales objetivos de las relaciones públicas es hacer que se hable de ti y ganar notoriedad, pero según una estrategia definida de antemano. En este enfoque, es esencial prestar especial atención a su reputación. Esto puede lograrse analizando la cobertura de la prensa y la reputación electrónica de su empresa, sobre todo tras los diversos acontecimientos que jalonan su vida.

El control de su comunicación requiere, por tanto, una mayor vigilancia de los mensajes y discursos sobre usted. A veces será necesario hablar para reaccionar ante una situación que no evoluciona como uno quisiera: es el caso, sobre todo, de una situación de comunicación de crisis.

¿Qué medios utilizan las relaciones públicas?

Los medios de comunicación

Los medios de comunicación permiten transmitir rápidamente la información y estar en contacto con el público en general. Su credibilidad da peso a su imagen y puede ayudarle a aumentar su popularidad. Tanto los medios impresos como los online llegan a un gran número de lectores cada día; la televisión, por su parte, tiene una gran audiencia. Todos estos consumidores tienen perfiles muy diferentes, pero comparten la misma necesidad de recibir información. Al aparecer en los medios de comunicación, usted se hace visible en un momento en que el público busca esta famosa información. De este modo, se beneficiará de una bienvenida notoriedad.

Páginas web

Internet sigue siendo la principal red de comunicación del mundo. No hace falta decir que el impacto de las páginas web en nuestra vida diaria es muy importante, ya que todos visitamos varias de ellas en función de nuestras necesidades e intereses. En cuanto a la prensa, algunos sitios web son considerados como referencias en su campo. También puedes crear los tuyos propios para tener un control total de lo que hay en ellos. Al optar por un sitio web de terceros, tendrá la oportunidad de llegar a sus lectores. Por lo tanto, es aconsejable llevar a cabo acciones que puedan despertar el interés de los sitios en cuestión para poder aparecer en ellos.

Redes sociales

Nuestra vida cotidiana ha cambiado mucho desde la aparición de las redes sociales. Todas las marcas y empresas, desde las más pequeñas hasta las más grandes, hacen lo posible por tener una presencia regular allí desplegando medios considerables para mantenerse activas y cercanas a su comunidad. Por lo tanto, es natural que el equipo de relaciones públicas participe en la estrategia de comunicación digital de la empresa para garantizar que la línea editorial, el tono y los valores estén en consonancia con el resto de la comunicación de la empresa.

El mecenazgo

Convertirse en patrocinador implica apoyar económicamente un lugar, una persona, un grupo o una iniciativa. Este planteamiento tiene varias ventajas para la empresa, entre ellas las exenciones fiscales en función de la ayuda que preste. El mecenazgo permite así asociar la empresa, su imagen de marca y su notoriedad a una acción concreta. Puede tratarse de la lucha contra una enfermedad, la mejora de la vida cotidiana de un sector de la población o el apoyo a una iniciativa o un lugar vinculado a la cultura o el deporte. Este tipo de apoyo suele tener repercusión en los medios de comunicación y, por tanto, beneficia a la reputación de la empresa. No se trata en absoluto de una acción publicitaria, ya que el dinero gastado se destina a las entidades subvencionadas y, por tanto, no sirve para financiar la comunicación de forma directa.

Eventos

La organización de eventos como una feria o una conferencia también ayuda a mejorar las relaciones públicas. Lo mismo ocurre si los organizas. Los eventos dan a una empresa la oportunidad de hacer varios anuncios en un corto periodo de tiempo, gracias a diferentes tipos de tiempo de intercambio: conferencias de prensa, entrevistas, etc. Se trata de una oportunidad para abordar las relaciones públicas desde varios ángulos complementarios. Sin embargo, el proceso requiere una gran organización y preparación. Probablemente tendrá que recurrir a proveedores de servicios para que le ayuden. Pero vale la pena, porque cualquier tipo de evento que pueda atraer la atención positiva beneficiará a sus relaciones públicas.

¿Cuál es el impacto de las relaciones públicas en la estrategia de marketing?

La autenticidad del enfoque

La desconfianza del público en general hacia la publicidad está bien establecida. Los mensajes publicitarios son, en su mayoría, fácilmente identificables e incluso se bloquean automáticamente en Internet mediante extensiones específicas. Hay que entender que una comunicación eficaz debe parecer auténtica y sincera, cosa que no ocurre con la imagen que transmite la publicidad por su frecuencia y su objetivo, que es provocar una compra. Por lo tanto, hablar en otras ocasiones permite a su empresa expresarse sin llevar un mensaje publicitario. De este modo, las relaciones públicas le permiten crear momentos en los que puede ser percibido de forma diferente por el público, con el que podrá reforzar su relación de confianza.

Hágase entender

Por encima de todo, las relaciones públicas le permiten ocupar una posición de comunicador. Así podrá transmitir toda la información que necesite sobre su visión, sus objetivos y su enfoque para alcanzarlos. Este enfoque promueve la idea de una estrategia coherente, bien elaborada y creíble a la que se adhieren sus empleados. Su objetivo no es sólo vender algo: con la ayuda de las relaciones públicas, también trabaja para que el público entienda sus intenciones. No dude en recurrir a una agencia de relaciones públicas para que evalúe su imagen de marca y realice una auditoría de relaciones públicas de su empresa.

¿Cuáles son los tipos de relaciones públicas?

Relaciones con la prensa

Como ya se ha dicho, las relaciones con los medios de comunicación implican tener un excelente contacto con los distintos medios. Esto le permite crear una relación de confianza que favorece las operaciones de comunicación más regulares. Mantener buenas relaciones con la prensa significa mantener un contacto regular y positivo e informar a los periodistas proporcionándoles suficiente material para ayudarles a hacer su trabajo.

Asuntos públicos

Entre las relaciones públicas, los asuntos públicos conciernen a una esfera muy específica de individuos. Dentro de las empresas privadas, los asuntos públicos están en contacto con los funcionarios elegidos para dirigir los debates y tomar iniciativas. Los asuntos públicos dependen, por tanto, del clima político actual y de la forma en que cada empresa desee dirigirse a los poderes públicos existentes en un momento dado. El contexto puede cambiar rápidamente, por lo que es buena idea tener una persona vigilante a cargo de este complejo tema.

Lobbying

Esta actividad consiste en utilizar su influencia y su red para defender sus intereses y orientar las decisiones políticas públicas a su favor. Esta actividad está muy regulada en Francia, con la existencia de un registro de grupos de interés creado por la Alta Autoridad para la Transparencia de la Vida Pública. Es posible recurrir a profesionales que forman parte de empresas de lobby, cuyo trabajo es poner a las empresas en contacto con los responsables de la toma de decisiones y los partidos políticos. El lobby sigue teniendo una imagen negativa ante la opinión pública, sobre todo por el desconocimiento de las técnicas utilizadas por los representantes de intereses, pero es la mejor forma que tienen las empresas de defender sus intereses y su modelo económico ante los avances legislativos y reglamentarios.

Relaciones con los inversores

Las relaciones públicas también son responsables de la comunicación con los inversores. Los inversores deben estar seguros de la visión a largo plazo de la empresa y de los medios que utiliza para alcanzar sus objetivos. Por lo tanto, es fundamental transmitir un mensaje coherente, ya que los inversores preocupados o descontentos pueden afectar significativamente a la estabilidad de una empresa.

¿Cómo comunicarse con la prensa?


El comunicado de prensa

Los comunicados de prensa son indispensables cuando se quiere dirigir a la prensa directamente. Deben resumir toda la información que necesita para compartir noticias sobre su empresa, anunciar el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, o promocionar un evento que esté organizando o al que asista. Los comunicados de prensa deben seguir un formato específico para que sean fácilmente utilizables por la prensa. No deben estar abiertos a la interpretación, pues de lo contrario los medios de comunicación podrían distorsionar el mensaje que usted quiere transmitir.

El dossier de prensa

Además de un comunicado de prensa, el dossier de prensa proporciona a los periodistas una gran cantidad de información sobre su empresa o un evento que esté organizando, así como recursos como fotos o vídeos incluidos en un kit de prensa listo para usar. El dossier de prensa, por su parte, añade a este contenido informativo productos diseñados para promocionar su empresa.

Redes sociales

La prensa también está en línea. La comunicación en las redes sociales también permite a los distintos medios de comunicación apropiarse y transmitir la información rápidamente. Es necesario contar con una comunicación digital que permita completar la audiencia de un comunicado de prensa, por ejemplo, solicitando directamente a los nuevos medios de comunicación de forma pública. De este modo, puedes interactuar directamente con ellos y con su comunidad de usuarios.

Encuentros con periodistas

Una empresa puede reunirse directamente con los periodistas en ciertos contextos específicos, por ejemplo, invitándolos a un evento de lanzamiento de un producto, durante el cual podrían ver una vista previa del mismo. Estas reuniones permiten realizar intercambios en un marco controlado por la empresa en el que se pone de relieve la empresa, sus productos y servicios.

La entrevista

Hablar de forma más directa permite formular un discurso auténtico e informativo, como se ha mencionado anteriormente. La entrevista le da la oportunidad de ir más allá del puro marco promocional para hablar del enfoque y la estrategia de la empresa, entrando en los códigos de los medios de comunicación que ha solicitado. Esto le permite contar su historia de una manera que se dirija a los lectores y/o oyentes del medio en cuestión.

La conferencia de prensa

Esto le permite reunir diferentes medios de comunicación para que hablen a la vez. Este tipo de reunión le da la oportunidad de hacer anuncios importantes sobre sus novedades, pero también de responder a las preguntas de la prensa. Se trata de un modo de comunicación directo e indirecto que le permite responder a las peticiones de los distintos medios de comunicación, que luego transmitirán la información que han aprendido, ya sea por escrito o con la ayuda de extractos de vídeo. Es una de las herramientas más eficaces de la comunicación de relaciones públicas.

El viaje de la prensa

A veces, su anuncio es tan importante que la prensa tiene que ir a un lugar concreto, y esto se hace organizando eventos dedicados. Este es el caso, sobre todo, cuando se quiere ofrecer una experiencia lo más auténtica posible a los periodistas de los distintos medios de comunicación que se desea que cubran su evento. Por lo tanto, puede financiar este viaje para crear el mejor escenario para sus anuncios. No todas las empresas pueden permitirse un viaje de prensa, y es posible que tengan que recurrir a la ayuda de proveedores de servicios, pero es un enfoque especialmente eficaz para las relaciones públicas.

Conclusión:

Las relaciones públicas son un campo apasionante y complejo. Es un tema ineludible para cualquier empresa, y una agencia de relaciones públicas puede ayudarle a optimizar su comunicación pública. Podrá aumentar su visibilidad en los medios de comunicación y contar con un socio experimentado que esté a la altura de los líderes de su sector. Esto podría ser útil para actividades como la organización de eventos, las relaciones con la prensa o la definición de una estrategia de patrocinio.

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