Cómo organizar Eventos de la empresa en 2021

Todo lo que necesita saber acerca de la industria de eventos

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Aunque la comunicación y la publicidad suelen asociarse a las vallas publicitarias, a las publicaciones en redes sociales o a las colaboraciones con influencers, no debemos descuidar una rama que también es muy eficaz: la industria de los eventos. Lejos de ser insignificante, el sector de los eventos puede aportar mucho a las empresas, tanto en términos de ventas como de imagen. Sin embargo, la organización de un evento no es trivial y es importante tener un enfoque metódico y los socios y proveedores de servicios adecuados para tener éxito. En las siguientes líneas encontrará todo lo que necesita saber sobre el tema.

¿Qué es la gestión de eventos?

Una breve definición

El departamento de gestión de eventos se encarga de la creación, promoción, organización y buena gestión de los mismos. Estos pueden ser de naturaleza muy variada. Ya sea un evento cultural, un encuentro deportivo, un encuentro político o incluso un evento personal, cada uno de estos eventos se basa en un tema. Además, los actos pueden estar dirigidos a empresas, particulares o, en general, al público en general. Por último, un gran número de profesiones intervienen en el buen desarrollo de un evento.

Eventos por y para empresas

Los eventos internos sirven sobre todo para informar, motivar y retener al personal de la empresa. Más adelante veremos los diferentes tipos de eventos a los que se refiere.

Los eventos externos tienen como objetivo estimular la actividad de la empresa. Ir al encuentro de los clientes, trabajar la propia imagen o presentar nuevos productos son motivaciones para organizar actos públicos para profesionales. Por ejemplo, una conferencia, una jornada de puertas abiertas, un congreso o ferias comerciales, que acogen entre diez y miles de personas y que a veces son por inscripción o invitación: estos eventos B2B o B2C también pueden ser importantes en su estrategia de comunicación.

Eventos para particulares

Aunque no siempre están supervisados por profesionales, los eventos para particulares a veces tienen necesidades que requieren una habilidad específica. Para algunos eventos, puede ser conveniente recurrir a un organizador profesional. Por ejemplo, un organizador de bodas tiene todos los conocimientos necesarios para ayudarte a organizar tu boda, incluso para presentarte la mejor opción posible de proveedores de servicios tras comparar varios presupuestos.

Actos públicos

Existen diferentes tipos de eventos abiertos al público en general en ámbitos muy variados como la cultura, el deporte, la prevención, la solidaridad, etc. Estos acontecimientos incluyen todos los eventos abiertos al público sin ninguna restricción particular, como conmemoraciones, festivales, carnavales, sin olvidar las ferias y competiciones deportivas.

¿Qué es el marketing de eventos?

La definición en pocas palabras

El marketing de eventos consiste en un panel de técnicas destinadas a captar la atención de diferentes objetivos mediante la organización de una acción de evento, durante la cual es posible involucrar a invitados de prestigio y proponer actividades destacadas.

Objetivos

La emoción está en el corazón del marketing de eventos. Se trata de crear una experiencia inolvidable, abrir la puerta a los intercambios y federar al público. Por ello, los objetivos de este sector son los siguientes

  • Para mostrar a sus clientes, sus productos o sus servicios,
  • Atraer la atención del consumidor final,
  • Despertar el interés de los medios de comunicación influyentes que cubrirán el evento,
  • Fidelice a sus clientes,
  • Trabajar en la imagen de marca de la empresa.

La naturaleza del evento depende del tema. En este artículo nos centraremos en el ámbito profesional. Estos objetivos son, por tanto, adecuados a la lógica del marketing de eventos, pero algunos de ellos no son relevantes en el contexto de un evento privado.

Los medios disponibles

Los medios disponibles pueden variar mucho en función de su presupuesto, los valores de su empresa, los proveedores de servicios disponibles en el mercado y el tipo de evento.

El primer caso se refiere a empresas cercanas al sector cultural. Desean disponer de un espacio adecuado para organizar su evento de la forma que deseen. Desde este punto de vista, el lugar debe ser adecuado para la realización de los actos previstos y el despliegue de las ideas pensadas con mucha antelación. Un evento es una buena oportunidad para evocar los valores de la empresa. También da la oportunidad de destacar una innovación capaz de asombrar al público.

Otras empresas optan por el marketing de calle. La calle y los espacios públicos se convierten entonces en territorios de un acontecimiento inesperado. Puede tratarse de una actuación, de una acción en torno a un dispositivo innovador o de la exhibición de un determinado mensaje o imagen publicitaria. Estos actos, concebidos sobre todo para atraer la atención del público, deben dejar una fuerte impresión en él.

¿Cuál es el papel de los eventos en la estrategia de una empresa?

Trabajar la imagen de su marca

La estrategia de comunicación de una empresa ya no se limita a publicaciones, anuncios y mensajes en las redes sociales. Lo más importante es que no se limita a un navegador web, incluso en la era digital. Es un enfoque de comunicación más global que debe ser coherente en todos los medios y objetivos. Por lo tanto, la organización de un evento puede formar parte del trabajo sobre su imagen de marca y la puesta en valor de sus productos y servicios.

Un evento ofrece a los profesionales un espacio privilegiado para conocer a su público objetivo, con el objetivo de llevarles a su terreno para que vivan la experiencia que han imaginado para ellos. Por tanto, el marketing consiste en hacerse visible en la vida cotidiana del consumidor captando su atención. Aquí, el consumidor tiene toda su atención porque estará presente en el evento que usted ha organizado para él.

Fidelizar a los clientes

Su acción de comunicación de eventos sólo dará frutos cuando sus clientes hayan asistido al evento que ha organizado. Su objetivo es, por tanto, hacer que los consumidores quieran asistir a su evento. Para ello, hay que comunicarse previamente, en las redes sociales pero también en los medios tradicionales. Cuando sus clientes estén presentes, podrá proporcionarles las mejores condiciones posibles para disfrutar del evento.

Así, el propio evento contribuirá a la fidelización de los clientes. Al ofrecerles actividades, información previa, todo el confort de una recepción de calidad y un servicio impecable, les permite asociar su empresa y sus productos con este momento de calidad. Su cliente le será fiel porque sentirá que ha compartido algo con su empresa: un momento que a usted le hubiera gustado ofrecerle.

¿Por qué hacer comunicación de eventos?

Informar al objetivo de que se está produciendo un evento

Antes de un evento, hay que comunicar sobre él para preparar el escenario. Puede revelar parte del trabajo entre bastidores que supone la preparación del evento, pero también puede implicar a su objetivo, por ejemplo preguntándole qué quiere ver cuando llegue. Esto permite generar un diálogo entre el consumidor y la empresa. Así tendrá una visión general del número de participantes que se espera, pero también de lo que sus equipos deben poner en marcha para satisfacerlos.

Esta información también es una gran manera de hacer que la gente hable de ti si tu enfoque es viral. Combinar la organización de un evento con una fuerte comunicación le dará más visibilidad y atractivo, incluso para aquellos que no pudieron asistir a su evento o aquellos que no pensaban asistir. Estimule el interés y el deseo de que su evento sea un tema de debate candente.

Recoger datos después del evento

Una vez finalizado el evento, le conviene seguir comunicándose. Aunque la reunión haya tenido lugar, aún le queda mucho trabajo de análisis para evaluar la eficacia y la utilidad de su enfoque. En este proceso, los participantes pueden dar su opinión sobre lo que les han parecido sus eventos. Es usted quien debe volver a solicitarlo unas semanas más tarde y sugerirle que vuelva a ponerse en contacto con ellos si se producen otras prestaciones de este tipo.

Al dar este paso atrás, se aborda el post evento de forma constructiva. Todo lo que pueda aprender y movilizar más tarde le ahorrará tiempo y dinero. Sus participantes seguro que tienen cosas que contar. Al analizar sus comentarios, puede que te sorprenda su percepción de ciertas cosas que no necesariamente se correspondían con tu visión inicial.

¿Cuáles son los tipos de eventos corporativos?

Hay muchos tipos de eventos corporativos. Sin embargo, no todos ellos son adecuados para todas las situaciones. Aquí hablaremos de los tipos más comunes de eventos corporativos.

La actividad de team building

Este evento corporativo ayuda a reforzar la cohesión del equipo. Es una animación en torno a un momento de convivencia, como una comida, una jornada de actividad física o una salida en equipo a un lugar cultural. Todo lo que pueda fomentar la colaboración y la puesta en común, promoviendo el espíritu de equipo y dejando de lado las relaciones jerárquicas, es bueno.

La conferencia

Una conferencia es una gran presentación en la que una empresa interviene para dar información a un público. Puede ser una rueda de prensa, un anuncio de nuevos productos o servicios, o una presentación de resultados o decisiones importantes. Se trata de una forma de comunicación descendente en la que el público no habla ni hace preguntas durante el discurso, sino en una sesión de preguntas y respuestas inmediatamente después del final del discurso.

La fiesta de lanzamiento

Una fiesta de lanzamiento se utiliza para celebrar la disponibilidad de un producto o servicio. Esta velada es una forma de recompensa para los empleados que han trabajado en el tema del lanzamiento, pero también para los consumidores que pueden haber hecho un pedido anticipado del producto o servicio y desean compartir su entusiasmo ante la idea de tener finalmente acceso a él.

El afterwork

Aunque tiende a ser muy común en muchos oficios, el afterwork es, sin embargo, un momento privilegiado que, en cierta medida, contribuye a la cohesión del equipo. Aquí no se organiza ninguna actividad específica, ya que se trata de un momento para compartir y crear equipo después de la jornada laboral tomando una copa. El afterwork suele comenzar sobre las 19 horas y da la oportunidad, a cargo de la empresa, de relajarse con los compañeros.

La sala de estar

¿Hay que seguir presentando ferias y salones? Son lugares de encuentro B2B o B2C en los que una o varias empresas organizan un evento en torno a un tema determinado. Las ferias reúnen stands, cada uno de los cuales ofrece una experiencia o demostración en la que se puede participar. A menudo ofrecen la oportunidad de poner en contacto a los profesionales de un determinado sector.

¿Cuáles son las profesiones del sector de los eventos?

Gestor de proyectos de eventos

El director del proyecto debe gestionar el tiempo y el presupuesto del proyecto. Actúa como puente con el cliente y envía el trabajo a los diferentes equipos. Si le falta una habilidad, tiene que ir a buscarla a los proveedores de servicios, al mejor precio y de acuerdo con el calendario del proyecto. Es responsable ante el cliente de la buena marcha del proyecto. Su función de coordinador requiere un excelente sentido de la organización y conocimientos en muchos campos diferentes.

Responsable de comunicación de eventos

Es responsable del diseño de las operaciones de comunicación. Destaca su presencia en festivales, congresos y eventos deportivos. Pasa mucho tiempo sobre el terreno y debe estar presente en el lugar de un acontecimiento para poder cubrirlo en directo, pero también para tener las imágenes y la información que necesita para crear un medio que informe sobre su desarrollo. Entre las cualidades que se requieren están la creatividad y la capacidad de impresionar.

Organizador

Un organizador de eventos es un individuo en el campo. Coordina las operaciones in situ, ya sean realizadas por la propia empresa o por proveedores de servicios, y debe asegurarse de que todos los detalles sean válidos en relación con el pedido del cliente. Dependiendo de la naturaleza del evento, el organizador tendrá que hacer frente a diferentes limitaciones: técnicas, logísticas, de seguridad, etc. Sin embargo, las cualidades requeridas son siempre las mismas: creatividad, gran autonomía, excelentes habilidades interpersonales y atención al detalle.

Comisario de la exposición

En una exposición, el comisario elige el lugar, el tema y las obras a exponer. No sólo es responsable de la organización, sino que también se encarga de que el proyecto sea financieramente sólido y de que los invitados queden satisfechos en la inauguración. El comisario es a la vez gestor y organizador del proyecto, y tiene un profundo conocimiento del tema.

¿Cómo elegir su agencia de eventos?

Preparar su solicitud

Antes de encargar a una agencia, es esencial pensar en el tipo de evento que se quiere organizar. Un acontecimiento importante debe anticiparse y pensarse con mucha antelación, de lo contrario, el proveedor de servicios al que encargue el trabajo no podrá darle una satisfacción completa. Para ello, puedes hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Qué tipo de evento quiere organizar?
  • ¿Qué formato debe tener el acto?
  • ¿Cuáles son sus objetivos con este evento?
  • ¿En qué fecha debería tener lugar?
  • ¿Cuál es el público objetivo de su evento?
  • ¿Cuál es su presupuesto global?

Lo único que queda es estructurar las respuestas a todas estas preguntas en un documento que pueda presentar a las agencias con las que se reúna. Seguramente tendrán preguntas que hacerle para proponerle la oferta que mejor se adapte a sus necesidades.

Preste atención a los aspectos importantes

Una agencia que sale de la nada no puede justificar su competencia y, desde luego, no merece su atención. Antes de validar el presupuesto de una agencia y encargarla, conviene informarse sobre los proyectos que ya ha podido realizar, la satisfacción de sus clientes e incluso sus métodos de trabajo. La organización de su proyecto le llevará tiempo y es imprescindible que sea de calidad. Una agencia que tiene dificultades para mantener buenas relaciones con sus clientes corre el riesgo de trabajar junto a usted sin darle satisfacción. Antes de aceptar su presupuesto, echa un vistazo a la página web de la agencia que estás pensando en elegir y no dudes en ponerte en contacto con sus antiguos clientes para conocer su opinión sobre sus servicios, si es posible.

¿Cuál es el papel de una agencia de eventos?

Acompañamiento

Una agencia debe ayudarle más allá de los aspectos organizativos, acompañándole y estableciendo un marco que favorezca la colaboración. Por lo tanto, al encargar a una agencia, debe tener visibilidad sobre los siguientes elementos:

  • El calendario del proyecto,
  • Los objetivos a alcanzar,
  • Las acciones a realizar,
  • La elección de los proveedores de servicios,
  • El presupuesto no debe ser superado.

Debe aprovechar la experiencia de la agencia en estos diferentes temas. Pero no olvides que tú eres el único que toma las decisiones. Para llevar a cabo su función en las mejores condiciones posibles, necesita una agencia que le dé todas las claves para entender su proyecto.

Poner a disposición los conocimientos técnicos

Es posible que ya tengas todas las habilidades de organización y planificación para que tus eventos sean un éxito. Sin embargo, cuando se trata de producir imágenes, comunicar en línea o mostrar una estructura en el sitio, necesitará conocimientos o tiempo que tal vez no tenga. La agencia de eventos también debe proporcionarle apoyo logístico, creativo y organizativo a través de su personal interno y de los proveedores de servicios a los que encarga.

Por tanto, buscar una agencia no significa perder el control de su proyecto, sino recibir ayuda. Este apoyo sustancial puede marcar la diferencia, al proporcionarle una aportación llave en mano antes del evento, pero también el propio día.

Conclusión:

El sector de los eventos requiere una gran variedad de competencias y profesiones. Esta diversidad de perfiles permite dar vida a sus ideas, ya sea dirigiendo todo desde su empresa o confiando todo o parte de su proyecto a una agencia. En cualquier caso, los proyectos deben trabajarse de forma previa y con suficiente detalle para obtener los resultados esperados.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es la gestión de eventos?

El sector de los eventos agrupa a todas las profesiones que intervienen en su concepción: desde su creación hasta su organización y gestión, sin olvidar su promoción.

¿Qué es el marketing de eventos?

Esta disciplina consiste en el marketing de eventos. Su objetivo es transmitir ideas y emociones, abrir el diálogo y crear recuerdos inolvidables mediante la organización de eventos memorables.

¿Qué es la comunicación de eventos?

Forma parte de una estrategia de comunicación más general y le permite promocionar sus productos, servicios o simplemente su empresa mediante la organización de eventos.

¿Por qué hacer comunicación de eventos?

Le permite establecer un puente con sus visitantes antes, durante y después de su evento. De este modo, te aseguras de que tendrás un público en el día D, y que éste tendrá toda la información que necesita para vivir una experiencia inolvidable gracias a las animaciones que le ofrecerás.

¿Cuál es el papel de los eventos en la estrategia de una empresa?

Gracias a los eventos, una empresa puede ampliar su red, comunicarse e incluso acelerar sus ventas. De hecho, los eventos también tienen un impacto importante en la imagen de su empresa, así como en la fidelidad de sus clientes.

¿Cuáles son los tipos de eventos corporativos?

Hay muchos tipos de eventos que pueden ser organizados por y para las empresas. Sin embargo, no todos ellos son adecuados para todas las situaciones. Esta es una lista no exhaustiva:

  • Actividades de creación de equipos
  • Seminarios / Convenciones
  • Conferencias
  • Congresos
  • Jornadas de puertas abiertas
  • Simposios
  • Ferias
  • El aniversario de la empresa
  • La fiesta de lanzamiento
  • Los trabajos posteriores
  • Ferias comerciales

¿Cuáles son las profesiones del sector de los eventos?

Las principales profesiones incluyen los siguientes puestos:

  • Gestor de proyectos de eventos,
  • Encargado de proyectos artísticos o culturales,
  • Responsable de la comunicación del evento,
  • Comisario de una feria/exposición,
  • Organizador de eventos o espectáculos.

¿Cuál es el papel de una agencia de eventos?

Una agencia de eventos debe acompañarle en todos los aspectos de la organización de un evento:

  • Realizando las especificaciones técnicas,
  • Buscar los proveedores de servicios necesarios para el éxito del evento: alquiler de salas e infraestructuras, catering, ingeniero de sonido, guardias de seguridad, empresa de limpieza, etc,
  • Ayudando en la planificación y el diseño del propio evento,
  • Haciendo un balance del evento una vez que ha terminado.

La agencia puede aliviarle de una gran cantidad de trabajo, además de proporcionarle unos conocimientos y una experiencia que quizá no tenga.

¿Cómo elegir su agencia de eventos?

En primer lugar, no olvide redactar un resumen en el que describa las expectativas y las limitaciones de su proyecto. Esto dará una mejor idea del contexto a las agencias que responderán a su licitación. Así podrá evaluar mejor el enfoque, las tarifas y las habilidades interpersonales de cada agencia que le responda, sin olvidar comparar sus ofertas de servicios y presupuestos. Por último, elija al candidato que mejor responda a sus instrucciones y garantice el éxito de su evento.

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