Correo de seguimiento: captar atención y asegurar respuesta
5,00/5En el mundo del email marketing es frecuente toparse con leads (especialmente los más fríos) que, por alguna razón (falta de relevancia, errores técnicos, mal timing, etc.), no reaccionan a los correos que les enviamos. Como profesionales del marketing, tenemos la fortuna de contar con el correo de seguimiento. Este no es más que una segunda oportunidad para volver a contactarlos y animarlos a realizar una acción determinada (comprar, suscribirse, registrarse, visitar, etc.), lo que aumenta las tasas de apertura, clics y resultados.
A lo largo de este artículo, revisamos cuáles son los pasos que debes seguir para redactar un correo de seguimiento efectivo. Además, compartimos algunas recomendaciones y buenas prácticas y te explicamos cuáles son los errores más comunes para que puedas evitarlos.
¡Empecemos!
Puntos clave del artículo
- Definir el objetivo: Como cualquier acción de marketing, es fundamental entender y definir el objetivo que se quiere lograr con el correo de seguimiento.
- Esperar un tiempo prudencial: No enviar correos de seguimiento de manera apresurada; es importante dejar un espacio de tiempo adecuado entre cada correo, generalmente entre 2 y 3 días.
- Personalizar el saludo: Personalizar con el nombre del destinatario y los detalles del primer contacto puede aumentar significativamente la probabilidad de captar la atención del receptor.
- Proporcionar valor: Es importante incluir información nueva y valiosa en el correo de seguimiento que anime al receptor a tomar acción, como responder, comprar, o concertar una reunión.
- Rastrear resultados: Utilizar herramientas de email marketing o sistemas CRM para verificar las métricas del correo de seguimiento, como la tasa de apertura, la tasa de clics, y los niveles de conversión, para hacer las mejoras necesarias.
¿Qué es un correo de seguimiento?
Nos referimos a ese correo que le envías a tus contactos para mantenerlos enganchados e interactuando con tu marca. Sirven, precisamente, para incrementar tus tasas de conversión, interactuar con tus prospectos, concertar llamadas o reuniones y gestionar proyectos.
Como puedes ver, puedes enviarlo en muchas ocasiones: después de una reunión o llamada, después de hacer una propuesta de negocios, incluso después de haberles enviado una promoción especial o información relevante sobre un producto. Lo importante es hacerlo siempre enmarcado en una estrategia y con un objetivo claro y bien definido.
Este tipo de correos se caracterizan por ser cortos, concisos, directos y profesionales.
Formato de un correo de seguimiento
Por lo general, el correo de seguimiento consta de varias partes:
- Asunto.
- Saludo.
- Cuerpo.
- Llamada a la acción.
- Cierre.
A continuación, te explicamos cómo redactar cada una y qué tipo de información debes incluir.
¿Cómo escribir un correo de seguimiento? – 10 pasos que debes seguir para recibir respuesta
El éxito de un correo de seguimiento se esconde detrás de una palabra clave: estrategia. Esa es la que te permite identificar las palabras adecuadas y el momento perfecto para aportar valor y animar a la acción.
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Nuevo proyectoEs importante recordar que para este momento tu base de datos ya habría recibido un primer correo de parte de tu marca. Correo que estaba asociado a un objetivo concreto y que buscaba, de una forma u otra, incitar a los receptores a llevar a cabo una acción específica. Posiblemente, un porcentaje de ellos lo haya hecho, sin embargo otros no. Con el correo de seguimiento lo que buscas es precisamente animar a ese grupo que no ha tomado ninguna acción a que lo haga.
A continuación, te explicamos cuáles son esos pasos que te ayudarán a conseguirlo con éxito:
Paso 1: Define el objetivo
Como cualquier acción de marketing, lo primero que debes hacer es entender y definir el objetivo que quieres lograr. ¿Qué quieres conseguir con este correo de seguimiento? Hay muchas opciones: desde concertar una llamada o solicitar información específica hasta cerrar una compra. Piensa en ello, toma una decisión y comunícalo a tu equipo.
El objetivo que hayas definido guiará todo el proceso de redacción y envío de tu correo de seguimiento. Además, es la clave para definir una llamada a la acción coherente y efectiva.
Paso 2: Espera un tiempo prudencial
Evita a toda costa entrar en modo «desesperación» y enviar un correo de seguimiento tras otro. Deja que cada uno tenga su tiempo. Es posible que el receptor no haya tenido tiempo de abrirlo nada más recibirlo. En este sentido, lo primero que debes hacer es dejar un espacio de tiempo de entre dos y tres días entre cada correo. Además, así tus prospectos no notarán tu ansiedad o presión.
Paso 3: Redacta el asunto del correo de seguimiento
Revisa las métricas del correo para entender cuál fue la tasa de apertura. En líneas generales, una tasa de apertura entre el 17 % y el 28 % se considera buena, sin embargo antes de guiarte por estas cifras, debes compararlas con los resultados promedio de tu empresa. Si la tasa de apertura del correo original fue buena, no debes modificar el asunto. Si no es así, entonces debes sentarte a redactar uno nuevo y mejor.
Este debe ser conciso, personalizado, dejar claro el motivo, indicar que se trata de un mensaje de seguimiento y despertar un sentido de urgencia. Además, en la medida de lo posible, puedes incluir números y datos concretos.
A continuación, te mostramos algunos ejemplos de asuntos para correos de seguimiento. Recuerda que debes adaptarlos al objetivo de tu comunicación y campaña de marketing.
- [Nombre], ¿estás listo para avanzar en [tema]?
- Rápido, necesitamos saber si…
- XX razones para…
- [Nombre], para manana…
- [Nombre] quería hacer seguimiento del contenido de [tema].
- [Nombre], ¿qué opinas sobre el tema de mi correo anterior?
Recuerda que estas pocas palabras son la clave para captar la atención del lector y animarlo a abrir el correo.
Paso 4: Personaliza el saludo
Piensa por un momento en la cantidad de correos que recibes cada día en tu bandeja de entrada. Se estima que, en promedio, ese número ronda los 121 correos por día. Es difícil, pero no imposible, lograr que el tuyo capte la atención del receptor. Por ahora, ya has aumentado las probabilidades de que abran tu correo con un asunto conciso, preciso y que despierte el sentido de urgencia. Ahora el reto es animarlos a leerlo.
Para ello tienes diferentes opciones. Si estás trabajando con correos de venta o relaciones profesionales, entonces debes incluir detalles sobre la relación o el primer contacto que tuviste con esa persona en el asunto. La información que vas a incluir variará según cada caso, sin embargo a continuación te mostramos algunas opciones que puedes utilizar:
- [Nombre], nos conocimos la semana pasada en…
- [Nombre], nos presentó nuestro amigo [Nombre] en…
- [Nombre], no sé de ti desde [fecha o evento].
- [Nombre], nuestro amigo [Nombre] me recomendó que te escribiera sobre [tema].
Si estás trabajando con correos de email marketing, es preferible que añadas el nombre de la persona a quien va dirigido el correo y una referencia a tu mensaje anterior. Hoy en día, prácticamente cualquier herramienta de email marketing te permite personalizar los correos de forma automática, sin tener que introducir dato por dato. Este tipo de funcionalidades hacen que tu trabajo sea mucho más sencillo y rápido.
Paso 5: Céntrate en el valor para el receptor
Además de explicar el motivo por el que les estás contactando de nuevo, es fundamental que dediques un espacio importante a proporcionar información nueva y valiosa que les ayude a mantener la conversación activa y les anime a pasar a la acción: responder, comprar, concertar una reunión, facilitar información, etc.
Aquí debes incluir detalles sobre lo que les puedes ofrecer y dejar clara la propuesta de valor de tu producto o servicio. Si lo consideras oportuno, puedes incluso agregar referencias y comentarios de otros clientes satisfechos. En muchos casos, los testimonios o pruebas sociales son el complemento perfecto para terminar de convencer a un prospecto o, al menos, para darle la posibilidad de considerar una conversación con tu marca.
Paso 6: Deja claro qué esperas del receptor
Hasta aquí, el receptor sabe quién eres, por qué se ha puesto en contacto contigo y qué ofreces. Ahora, debes dejar muy claro qué esperas de él. Sé directo y evita rodeos innecesarios. Evita que el lector pierda el tiempo leyendo palabras vagas.
Dependiendo de lo que estés buscando, puedes utilizar frases como:
- Quiero invitarte a participar en el [evento]. Pienso que puedes conseguir información valiosa, especialmente para las funciones que ejerces como [cargo] en [empresa].
- Me gustaría confirmar contigo nuestra reunión el [día] a las [hora] en [locación].
- Quisiera saber si has podido revisar la propuesta que te enviamos sobre [tema].
Paso 7: Agradece para cerrar
Para cerrar tu correo, incluye una línea de agradecimiento al lector. Puede ser algo como «Gracias por tu tiempo» o «Muchas gracias por considerar nuestra propuesta». Esta frase no solo deja clara tu intención, sino que muestra un lado humano que todo el mundo aprecia.
Paso 8: Revisar y editar tu mensaje de seguimiento a un cliente o prospecto
Cuando tengas todo tu correo listo, debes leerlo completamente para verificar si hay errores ortográficos o de redacción. Asegúrate de que quede muy claro el motivo por el que estás escribiendo y qué esperas que haga el lector. Te recomendamos que hagas esta lectura en voz alta, así detectarás rápidamente cualquier error. No te olvides de revisar el asunto, el nombre del destinatario y cualquier otro detalle.
Además, debes verificar la vista previa del correo. Hazlo para dispositivos móviles y ordenadores. Comprueba que todo el contenido sea legible, que las llamadas a la acción se puedan clickear y que los enlaces sean los correctos.
Paso 9: Envía el correo de seguimiento de ventas
Cuando todo esté listo y verificado, haz clic y envía tu correo de seguimiento. Aunque el tiempo sugerido es de entre 2 y 3 días, este puede variar en función del tipo de seguimiento que estés realizando.
Por ejemplo, si has tenido una reunión o llamada con un cliente potencial, entonces es recomendable que envíes un correo de seguimiento de agradecimiento y para recordar los puntos acordados en un plazo no mayor de 24 horas. Si has enviado documentación importante y esperas respuesta, puedes hacerlo en un plazo de 48 horas.
Ahora, si se trata de una secuencia de varios correos de seguimiento para tus leads más fríos, entonces podrías trabajar de esta forma:
- Día 0: correo 1.
- Día 3: Correo de seguimiento 1.
- Día 7: Correo de seguimiento 2.
- Día 14: Correo de seguimiento 3.
- Día 21: Correo de seguimiento 4.
- Día 28: correo de seguimiento 5.
- Día 38: último correo de seguimiento.
Fíjate que los plazos de espera aumentan a medida que avanza el proceso. Además, debes tener cuidado y sacar de esa secuencia a todo aquel que haya tomado la acción sugerida: quienes hayan comprado o descargado un documento, aprobado una propuesta o agendado una reunión.
Paso 10: Rastreo de correos de seguimiento
Conocer los resultados de tu correo de seguimiento es fundamental para entender si tu mensaje está teniendo resonancia con tu público o en qué podrías mejorar. Para ello, te recomendamos que compruebes siempre las estadísticas y métricas que ofrece tu plataforma de email marketing o tu sistema CRM.
Fíjate en la tasa de apertura (idealmente, debe estar por encima del 15 %), en la tasa de clics (superior al 2 %) y en los niveles de conversión. Por ejemplo, si tu correo tiene una buena tasa de apertura, pero un CTR muy bajo, entonces sabes que el mensaje no es claro o no proporciona valor a tu base de datos. Mientras que, si tienes una buena tasa de apertura y un buen CTR, pero niveles de conversión bajos, entonces hay una desconexión entre tu correo y la oferta final.
Con esta información y un análisis detallado, podrás hacer los ajustes necesarios en los siguientes correos de seguimiento que envíes.
Ejemplo de correo de seguimiento a clientes
A continuación, te mostramos un ejemplo de un correo de seguimiento en el que puedes ver cada una de las piezas que recomendamos incluir en los pasillos anteriores. Recuerda que no tienes que copiar exactamente nuestro ejemplo, pero puedes adaptarlo rápidamente a las necesidades de tu empresa.
- Asunto: Ideas sobre el problema o la meta del lector.
- Saludo: Hola [Nombre], Espero que estés bien; no he sabido de ti en varios días y me gustaría poder ayudarte. Hace poco te envié algunos materiales que podrían resultarte de gran ayuda con [problema o meta del lector]. Puedes acceder a ellos aquí [enlaces].
- Cuerpo: Por otro lado, me gustaría concertar una llamada de 20 minutos para esta semana, para conocerte un poco mejor y saber más acerca de tus responsabilidades como [cargo] en [empresa]. ¿Cuándo tienes disponibilidad?
- Llamada a la acción: Agenda la llamada.
- Cierre: Muchísimas gracias de antemano por tu interés en los servicios de [nombre de la empresa], estamos para ayudarte a alcanzar tus metas.
- Firma.
Consejos y recomendaciones para redactar un correo de seguimiento efectivo
Hasta ahora tienes claro todo el proceso para redactar un correo de seguimiento, pero en Sortlist queremos ayudarte a llevarlo al siguiente nivel. Sigue estas recomendaciones y buenas prácticas y deja que las cifras hablen por sí mismas.
- Utiliza el tono adecuado. Siempre que redactes un correo, debes hacerlo siguiendo las directrices de tono y voz de tu empresa. Además, debes adaptarlo en función del receptor. No querrás decirle «¡Hola, amigo!» al director ejecutivo de una empresa con la que estás buscando establecer una alianza comercial.
- Trabaja con un mensaje corto y conciso. El mensaje de seguimiento ideal tiene entre 80 y 150 palabras. Organízalas en párrafos cortos y fáciles de leer, donde dejes claro el motivo del seguimiento y lo que esperas conseguir.
- Personaliza tu mensaje. Incluye detalles como el nombre de la persona, su cargo, el nombre de la empresa y cualquier otro dato que permita establecer una conexión mucho más cercana y directa.
- Optimiza tu correo para dispositivos móviles. Se estima que entre un 50 y un 60 % de los correos se leen desde un dispositivo móvil, por lo que tu trabajo es hacer que la experiencia en este tipo de pantallas sea óptima para que el receptor pueda apreciar todo el contenido y completar la acción sugerida sin ningún problema y sin necesidad de utilizar el ordenador.
- Haz referencia a tus comunicaciones previas. Por último, te recomendamos que siempre hagas referencia a los correos electrónicos que has enviado anteriormente, así el receptor puede entender mejor el contexto y lo que le estás ofreciendo o pidiendo.
Errores comunes que debes evitar al enviar un correo de seguimiento
Por último, es importante que conozcas los principales errores que muchas personas cometen al enviar correos de seguimiento para que puedas evitarlos. A fin de cuentas, un correo vacío, que no aporta valor o que se envía en el momento equivocado puede hacer mucho daño a tu marca.
- Error n.º 1: abusar de los correos de seguimiento. Existe una delgada línea entre enviar correos de seguimiento y volverse pesado, por lo que es importante entenderla para no cruzarla. Evita bombardear a alguien con correos, especialmente si no te están respondiendo. Respeta los plazos sugeridos entre un correo y otro e, a medida que lo hagas, incluye información de valor que incite a la acción.
- Error n.º 2: repetir el contenido del correo. Muchos piensan que, como no reciben respuesta del receptor, pueden reenviar el mismo correo una y otra vez. Otros apenas cambian el asunto. Evita hacerlo a toda costa y procura que cada uno de tus correos sea diferente e incluya información nueva. Puedes agregar un testimonio, un artículo relevante, un informe del sector o cualquier otro material que pueda ayudarte a aportar valor e invitar al lector a pasar a la acción.
- Error n.º 3: dejar pasar los detalles técnicos. Con frecuencia vemos correos que no incluyen los anexos, que los enlaces no funcionan o que no se leen bien en dispositivos móviles, ¡y eso es un grave error! No dejes que la prisa te lleve a cometer este error. Revisa tu correo con todo detalle antes de enviarlo, verifica que todo funcione a la perfección y que esté optimizado para móviles. La experiencia del lector debe ser óptima.
- Error n.º 4: no incluir una llamada a la acción. Si bien este correo es de seguimiento, esto no quiere decir que el lector deba ir al primer correo para entender qué debe hacer. Todo lo contrario, tu deber es facilitarle todo el proceso para completar la acción deseada (comprar, descargar, programar, aprobar, etc.). Por eso debes incluir una llamada a la acción que destaque en todos tus correos de seguimiento.
Conclusión
Como puedes ver, redactar un correo de seguimiento no es difícil. Basta con tener el objetivo claro y entender ciertos procesos para poder armar rápidamente una secuencia que te permita alcanzar los resultados esperados. Ahora bien, si quieres irte por lo seguro e incrementar tus posibilidades de éxito con solo unos pocos correos, entonces puedes trabajar con cualquiera de las agencias de email marketing de nuestro porfolio. Todas ellas cuentan con la experiencia necesaria para ayudarte a crear secuencias altamente efectivas.
¿Listo para empezar?
