Transformación digital: ¿cómo digitalizar su empresa?
5,00/5Tanto si es usted ejecutivo, directivo, empleado o empresario, probablemente ya haya oído hablar del concepto de transformación digital.
La transformación digital es el proceso mediante el cual las organizaciones adaptan sus modelos de negocio, operaciones y cultura para aprovechar al máximo las tecnologías digitales y optimizar su rendimiento, eficiencia y capacidad de innovación en la era digital.
La idea es sencilla: combinar la mano de obra existente con un nuevo enfoque de la gestión, la gestión de la información y los procesos de toma de decisiones para optimizar la productividad, los conocimientos técnicos y la estrategia de toda la organización.
Se trata de realizar una transición profunda maximizando el rendimiento con las herramientas digitales adecuadas.
El planteamiento puede parecer sencillo: invertir en nuevos equipos, formar a los empleados y evaluar el impacto de la transición en la empresa.
En realidad, la transición digital debe ir acompañada de cambios mucho más profundos para que produzca resultados tangibles.
Situar a las personas en el centro del proceso
Si piensa en la transformación digital como una moda pasajera o una forma de hacer que su empresa sea más productiva y tenga más éxito, puede que se sienta decepcionado a la hora de hacer balance de su viaje de transición.
El hecho es que la tecnología digital ofrece herramientas que pueden ser utilizadas por los profesionales. Estas herramientas no sustituirán en modo alguno a los seres humanos que acumulan experiencia y competencias a lo largo de su carrera. La transición digital no consiste en trabajar de forma idéntica con herramientas informáticas, sino en un cambio de paradigma en nuestro enfoque del trabajo.
Este cambio de paradigma debe contar con el apoyo de los niveles más altos de su empresa. Si no cuenta con la aceptación y el apoyo de todo el personal, la transición fracasará.
Por último, también necesitará el apoyo de sus equipos. No olvide que este tipo de cambio tan importante puede causar estrés, frustración e incluso rechazo entre algunos empleados si no se les apoya y escucha durante todo el proceso.
¿Para qué sirve la tecnología digital?
La transición digital debe servir a un objetivo principal y a varias vías de trabajo concretas para demostrar su éxito.
La inversión inicial es importante, mucho más allá del coste financiero. Así que le toca a usted definir los objetivos de su transición con claridad, racionalidad y sencillez.
Las herramientas digitales no trabajarán para usted. No tomarán decisiones estratégicas por usted, ni serán la fuente de un crecimiento repentino a menos que todo el mundo se ponga de acuerdo.
Entre los objetivos que se mencionan con frecuencia, encontramos a menudo las mismas vías de trabajo:
- Colaborar con trabajadores remotos
- Supervisar el trabajo de los equipos descentralizados
- Mejorar la toma de decisiones
- No materializar la información y los conocimientos
- Ahorrar tiempo
- Automatizar el trabajo repetitivo o de escaso valor añadido
Todos estos objetivos son grandes líneas de trabajo que deberían dar la dirección general a seguir en su plan de transición digital.
Si tienes problemas para establecer los objetivos de tu empresa o planificar tu transición digital, existen varias consultorías o agencias de estrategia digital que pueden ayudarte en este proceso.
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Encuentra tu agencia idealUn cambio de paradigma
Ya conoce sus objetivos. Ahora tiene que decidir cómo va a evolucionar su empresa en cuanto a su paradigma de trabajo. Muchas empresas han adoptado, a falta de una palabra mejor, un modelo básico de gestión piramidal. Este paradigma tiene un gran inconveniente: la toma de decisiones y el trabajo son lineales.
En otras palabras, si surge el más mínimo problema durante el trabajo, por pequeño que sea, puede paralizar toda la cadena de producción. Por eso, en la era digital, muchas empresas optan por un paradigma diferente: el de la agilidad.
El método ágil
También en este caso pueden sonar los términos agilidad o método ágil. Aunque se utilizan a menudo, pocos jefes de proyecto trabajan realmente de acuerdo con los valores y principios de la agilidad.
Según el manifiesto ágil de 2001, los valores de la agilidad son los siguientes:
- Las personas y sus interacciones priman sobre los procesos y las herramientas;
- Las soluciones operativas priman sobre la documentación exhaustiva;
- La colaboración con los clientes tiene prioridad sobre las negociaciones contractuales;
- La respuesta al cambio tiene prioridad sobre el seguimiento de un plan.
Equípate con las herramientas adecuadas
Las herramientas de transición digital están diseñadas para un trabajo ágil. A la cabeza de la lista se encuentra la suite Microsoft 365Enterprise, que sigue siendo la gama más completa y potente de herramientas para el trabajo digital en la actualidad.
Optar por una suite permite a los equipos trabajar en un entorno en el que cada herramienta es compatible con todas las demás. Esto reduce la fricción cuando la información debe cambiar de formato, y los departamentos de TI también aprecian que las herramientas puedan racionalizarse para anticiparse a posibles averías y fallos de funcionamiento.
Todas las herramientas digitales actuales están diseñadas para funcionar in situ, a distancia, en un ordenador de sobremesa o portátil, en una tableta o smartphone, con software nativo o aplicaciones web.
Como puede ver, la elección es una parte esencial de la transición digital de una empresa.
Entre las herramientas más populares para gestionar digitalmente una empresa, podemos mencionar varios grandes nombres:
- Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, Teams, Office, Planner)
- Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Meet)
- Trello (Kanban)
- Asana
- Jira
Unas palabras sobre las herramientas menos populares
Trello
Trello es una herramienta de gestión de proyectos en línea muy eficaz diseñada para la agilidad. Puedes crear tablas, cada una con columnas.
Estas columnas contendrán tarjetas en las que podrás introducir un objetivo a alcanzar o una tarea a realizar.
Se trata de un enfoque de tipo Kanban, una herramienta de agilidad basada en los principios de SCRUM. La ventaja de este enfoque reside en la visión global que ofrece en todo momento. De un vistazo a sus tableros, sabrá enseguida si su proyecto avanza al ritmo deseado, si se han incumplido ciertos plazos y si todos los miembros de su equipo tienen suficiente trabajo por hacer.
El modelo de negocio de Trello se basa en herramientas web. La versión gratuita ofrece las funciones esenciales de la herramienta.
Sin embargo, tendrás que pagar por usos más avanzados y ciertas integraciones con otras herramientas complementarias. El coste puede resultar prohibitivo rápidamente, por lo que una suscripción como Microsoft 365 (con Planner, el equivalente a Trello) puede ser una buena alternativa.
Asana
Menos estructurado, Asana adopta un enfoque del trabajo basado en listas de tareas. Aquí no hay tablas, sino proyectos con diferentes listas y entradas.
Más flexible pero menos completo que Trello, Asana da más autonomía a los miembros del equipo y más trabajo al gestor del proyecto, que tiene que estar pendiente de cómo priorizar el trabajo.
Adecuada para uso personal, Asana es en definitiva un buen complemento de Trello. Trello ofrece una visión global del trabajo de todo el equipo, mientras que Asana se centra en el trabajo individual.
Si las comparas con herramientas más populares, Trello es Planner y Asana es Microsoft To Do.
Jira
Trello y Jira pertenecen a la misma empresa: Atlassian. Esta empresa produce herramientas de gestión de proyectos, gestión de tickets y otras soluciones profesionales muy populares en el mundo laboral.
Las herramientas funcionan según la propia lógica de Atlassian, algo parecido a lo que ofrecen Google y Microsoft.
La diferencia aquí es que Atlassian está muy orientada a la producción y a la técnica, mientras que las dos famosas empresas estadounidenses pretenden ser mucho más globales y escalables.
Atlassian se dirige a empresas que producen y quieren adoptar una gestión del trabajo más ágil. Aquí no hay equivalentes de Teams o Skype, sino herramientas completas de almacenamiento de documentos y gestión de proyectos.
Jira es una suite de herramientas que responde al problema de organizar y supervisar tu trabajo y los comentarios de tus clientes. Esta suite no ofrece herramientas de almacenamiento de documentos ni de comunicación. Atlassian ofrece estos productos como complementos a la carta.
Conclusión
La transición digital de una empresa es un proceso en profundidad que implica no sólo al departamento de marketing, sino a todos sus departamentos.
Aunque existen muchas herramientas potentes, nunca podrán sustituir al elemento humano, que sigue siendo el timón. Una transición digital exitosa significa un mayor bienestar para los equipos, un aumento de la productividad y mejores resultados.
Pero, sobre todo, necesita el apoyo de todos y el gusto por la inteligencia colectiva si quiere dar este paso con serenidad.
No dude en pedir ayuda a gestores de proyectos o consultorías especializadas en estos temas. Cada empresa aborda la cuestión de la transición digital de forma diferente.
