¿Quieres avanzar en un proyecto pero no sabes por dónde empezar? ¿O tu empresa carece de los miembros del equipo interno adecuados para hacerlo?

Seguro que más de una vez se le ha pasado por la cabeza subcontratar el proyecto a otra empresa o externalizarlo por completo.

Pero, ¿qué opciones de externalización tienes? ¿Y cuál es la más adecuada para tu proyecto?

Este artículo te cuenta todo lo que necesitas saber sobre la externalización y te ofrece un asiento de primera fila en la batalla definitiva entre la empresa y la externalización.

Índice de contenido

¿Qué es el outsourcing?

» El outsourcing se refiere a la utilización de fuentes externas para tareas específicas que requieren una experiencia que no está (todavía) disponible internamente o que es demasiado cara».

El término outsourcing es un compuesto de los términos out (fuera) resource (fuente) y using (uso).

Muchas empresas ya utilizaban recursos externos mucho antes de que existiera el término externalización. En el caso de las empresas, hay varias razones por las que se externaliza un proyecto o un área entera de un departamento.

A menudo las marcas externalizan proyectos para los que no merece la pena crear un equipo interno o que están muy alejados de las funciones principales de la empresa. Más adelante veremos con más detalle las razones individuales para el outsourcing.

Los proyectos más comunes que las empresas subcontratan una y otra vez son, por ejemplo, las tecnologías de la información, la contabilidad, el diseño o la creación de contenidos, pero en general se puede subcontratar cualquier área de una empresa, si tiene sentido y contribuye al éxito de la misma.

Veamos un ejemplo de una pequeña marca de moda centrada en el diseño y la producción de ropa. Aunque a las pequeñas empresas (especialmente) les gusta hacerlo todo ellas mismas, no sería aconsejable para esta empresa crear recursos internos.

Por ejemplo, el departamento de informática o la contabilidad, por varias razones, ya que hay muchos proveedores rentables para estas cuestiones.

Formas de outsourcing

Desde el envío de pequeños proyectos hasta la externalización de departamentos enteros, el outsourcing puede adoptar muchas formas diferentes en las que una empresa está más o menos involucrada. Debido a la multitud de posibilidades, nos limitaremos aquí a las formas esenciales en las que vemos una ventaja para tu empresa.

Las siguientes formas de outsourcing se clasifican según el grado de control que la empresa conserva sobre la experiencia, empezando por el mayor control:

Application Service Providing (ASP)

Con ASP (Proveedor de Servicios de Aplicación), los proveedores externos ponen a disposición de la empresa programas para tareas individuales.

Estos se instalan en los ordenadores y se integran en los procesos existentes. Por lo general, los proveedores ofrecen a la empresa servicios adicionales como talleres, mantenimiento o copias de seguridad de datos.

Externalización

El siguiente nivel de outsourcing es la subcontratación de una tarea específica y normalmente limitada en el tiempo.

Un ejemplo clásico es la creación de un sitio o diseño web. Las agencias externas pueden crear en poco tiempo una presencia en Internet para una empresa, que luego sólo tiene que ser mantenida y posiblemente optimizada.

Outsourcing de procesos de negocio

Si una empresa necesita más experiencia en un subámbito sin contratar directamente a empleados internos, puede merecer la pena externalizar el proceso de contabilidad o contratación, por ejemplo.

En este caso, los terceros se encargan de la subárea por completo, pero siguen en estrecho contacto con la empresa matriz.

Servicios gestionados

Con los servicios gestionados, el socio de outsourcing se hace cargo de un departamento de la empresa, ya sea a largo plazo o por un tiempo determinado.

Por ejemplo, en el caso de las relaciones públicas, esto puede ser útil si la empresa principal quiere concentrarse en sus propios procesos o necesita expertos en esta área debido a una situación especial.

Outsourcing completo

Como su nombre indica, el outsourcing completo implica la externalización de todo un departamento de la empresa (también significa menos control).

Esto vale la pena si el departamento no está directamente relacionado con la actividad principal de la empresa, pero requiere un alto nivel de conocimientos.

Un ejemplo clásico es el outsourcing de TI para empresas que no saben o no quieren ocuparse de este departamento. Sin embargo, como estas áreas suelen ser importantes para muchos procesos, hay que seleccionar cuidadosamente al proveedor al que se le entrega el control total.

Deslocalización

Cuando una empresa externaliza departamentos, a menudo puede valer la pena contratarlos con empresas de otro país o continente, principalmente por razones relacionadas con el coste.

Muchos países ofrecen ahora trabajo altamente cualificado a un precio más bajo. Sin embargo, se renuncia a gran parte del control, especialmente con la externalización del trabajo a nivel internacional, ya que la comunicación es más difícil debido a la distancia, las zonas horarias y las posibles barreras lingüísticas.

Por eso hay que tener especial cuidado y tomar una decisión informada a la hora de elegir al socio.

Razones para el outsourcing

Una de las razones más importantes por las que muchas empresas deciden externalizar es el aspecto de los costes.¿Sabías que puedes ahorrar casi 200.000 dólares al externalizar un proyecto?

A menudo, los proveedores externos ofrecen costes más bajos para determinadas tareas que si se realizaran internamente. En particular, la creación de un equipo y los costes asociados pueden no merecer la pena para determinados proyectos.

La segunda razón se basa precisamente en esto:

Muchos de los proyectos que se subcontratan llevan mucho tiempo, pero deben completarse en un plazo corto.

Los proyectos subcontratados por agencias especializadas pueden completarse en un plazo mucho más corto que si lo hiciera un equipo interno con menos experiencia.

Sobre todo si la empresa no dispone aún de los conocimientos necesarios para el proyecto, a menudo se tardaría demasiado tiempo en crear el conjunto de competencias necesarias.

Lo mismo ocurre con los proyectos o departamentos en los que la empresa no sabe si el conjunto de competencias será necesario a largo plazo. La creación de un equipo para un departamento es un compromiso que requiere una cuidadosa consideración de si una solución externa podría merecer más la pena.

A menudo, una de las razones en contra del outsourcing es la falta de control de calidad. Sin embargo, los proyectos de outsourcing pueden facilitarle esto mismo.

Muchas agencias le proporcionan una calidad que probablemente no conseguiría si la mantuviera en la empresa. Así que, si encuentra el socio adecuado, puede tener un impacto positivo en su producto o servicio.

Problemas de la externalización

Aunque el outsourcing aporta muchas ventajas a las empresas implicadas, hay algunos problemas y errores que suelen surgir y que, por tanto, debes conocer:

Subestimación del proceso

El outsourcing es un proceso complejo para el que no todos los proyectos son adecuados. La externalización de una actividad debe estar bien preparada y planificada de antemano.

Es importante que, a lo largo de la duración del proyecto, haya un responsable principal que permanezca en contacto con el socio y sea la persona de contacto interna sobre el estado del proyecto.

Selección deficiente/precipitada

La presión del tiempo es una de las principales razones por las que muchas empresas subcontratan (partes de) su trabajo y, a menudo, es realmente más rápido subcontratar una tarea a una agencia externa.

Sin embargo, esto no debería tener ningún precio. A la hora de elegir un socio de outsourcing, debe tomarse todo el tiempo que sea necesario.

Al hacerlo, encontrará qué agencia es la más adecuada para usted. Esto es especialmente importante para las relaciones a largo plazo, ya que la ventaja de ejecutar un proyecto rápidamente se convierte en una desventaja a largo plazo.

Outsourcing arbitrario

No todos los proyectos son adecuados para el outsourcing. Hay temas que puedes y debes hacer tú mismo.

Por ejemplo, muchas tareas son más baratas si las ejecutas en tu propia empresa o hay temas en los que es importante que el «know-how» permanezca en la empresa.

Comunicación

Un punto importante a la hora de elegir un socio es también que la comunicación y el ambiente entre usted y la empresa externa sean buenos.

De lo contrario, los problemas pueden abordarse demasiado tarde, los plazos pueden incumplirse o el «know-how» puede perderse por completo en la empresa porque ningún empleado entiende lo que hace exactamente el socio.

Es importante no sólo comunicar el nuevo proyecto en cuestión, sino también la cultura de la empresa y la estrategia empresarial que desea que reflejen en su trabajo.

Diseño del contrato

Para evitar malentendidos en la cooperación a largo plazo, hay que asegurarse de definir contractualmente algunas cosas desde el principio.

Esto incluye los requisitos del proyecto y del socio de outsourcing, así como las tareas mutuas.

Pérdida de «know-how

Como ya se ha mencionado, algunos errores o problemas en el outsourcing pueden hacer que se pierdan conocimientos dentro de la empresa.

Esto ocurre especialmente si no se trabaja estrechamente con el socio y, por ejemplo, se subcontrata todo un departamento a la otra empresa.

En algunos casos, cuando los conocimientos se alejan del tema central de la empresa, esto no es malo.

Sin embargo, hay que asegurarse de que para los temas relevantes, se tiene un conocimiento permanente sobre ellos y se entiende en qué trabaja exactamente el socio.

In House vs Outsourcing

¿Qué actividades debe externalizar? El siguiente gráfico muestra las compensaciones típicas a la hora de decidirse por el outsourcing:

outsourcing decision

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