Trabajar con una agencia: 13 consejos para cambiar las reglas del juego

Forjar una relación productiva con tu agencia puede ser el ingrediente secreto de tu éxito. Es una asociación que requiere comprensión mutua, comunicación clara y una visión compartida.

Esta completa guía ofrece 13 consejos que te ayudarán en esta importante colaboración. Desde el establecimiento de objetivos claros y el fomento de una comunicación abierta hasta el desarrollo de la confianza y la adopción de compromisos a largo plazo, cubrimos la A-Z del cultivo de una próspera relación agencia-cliente.

Son estrategias revolucionarias que pueden transformar tu colaboración de buena a excelente.

En este artículo

Comprender las expectativas de cada uno

Consejo 1: Define claramente tus objetivos

Uno no emprendería un viaje por carretera sin un destino en mente, y trabajar con una agencia no es diferente. Sin unos objetivos claros, es posible que acabes dando vueltas en círculo.

Por ejemplo, en lugar de decir «queremos más notoriedad de marca», di «queremos aumentar en un 30% nuestros seguidores en las redes sociales en el próximo trimestre».

La claridad guiará las estrategias de tu agencia y eliminará las conjeturas.

Por otro lado, unos objetivos imprecisos pueden provocar desajustes y desperdiciar recursos valiosos. Consideremos un escenario en el que una agencia se centra en gran medida en las relaciones públicas a gran escala y la publicidad en los medios de comunicación.

Sin embargo, tu público principal podría tener entre 18 y 24 años, estar más inclinado a lo digital y ser más activo en todas las redes sociales. ¿Fue la estrategia correcta?

Como resultado, no solo se pierde la oportunidad de llegar a tu público objetivo con eficacia, sino que también se gastan valiosos recursos en estrategias ineficaces.

Consejo 2: Conoce la experiencia de la agencia

Imagínate lo siguiente: contratas a un reputado chef de sushi y luego le pides que te prepare un chuletón. Del mismo modo, conocer las principales competencias de tu agencia te garantiza que estás aprovechando sus puntos fuertes. Una agencia especializada en SEO claramente no sería la más adecuada para un proyecto de rebranding.

Las aguas se enturbian aún más cuando se trata de agencias «full-stack» o «360». Se trata de agencias que hacen un poco de todo y, como resultado, suelen tener una ventaja competitiva a la hora de crear una campaña integrada.

Pero imaginemos que tienes una crisis de relaciones públicas en tu empresa y trabajas con una agencia 360 conocida por su destreza en las redes sociales.

Puede que estén mal equipados para manejar las complejidades de la gestión de una crisis de relaciones públicas. Sus respuestas pueden ser demasiado lentas, no responder adecuadamente a las preocupaciones de las partes interesadas o incluso, a veces, exacerbar la situación sin querer.

El resultado podría ser una reputación de marca empañada, una pérdida de confianza de los consumidores y, potencialmente, una caída de las ventas.

Haz preguntas concretas sobre sus proyectos anteriores y sus éxitos. Ignorar este paso puede ponerte en un aprieto con una agencia mal preparada para tus necesidades.

La comunicación es la clave

Consejo 3: Establece controles periódicos

La clave de cualquier relación, incluida la que mantienes con tu agencia, es la comunicación. No les dejes a oscuras. Las reuniones periódicas le permitirán dirigir el barco en la dirección correcta. Por ejemplo, programar una llamada semanal para hablar de los progresos y las actualizaciones puede suponer una gran diferencia.

Por el contrario, la falta de comunicación puede dar lugar a malentendidos y, cuando te des cuenta, hacer que te desvíes demasiado del rumbo indicado.

Las revisiones que deberías establecer desde el primer día de colaboración son:

• Una revisión inicial a los 3 meses del nombramiento de la nueva agencia (este plazo depende en cierta medida del alcance del proyecto).
• Revisión general del rendimiento (6-12 meses, dependiendo del alcance del proyecto).
• Comentarios inmediatos tras reuniones críticas o actividades de campaña.
• En el caso de una campaña masiva y en curso, deberías pensar en revisiones semanales de los progresos.
• Para tareas o proyectos más pequeños, las reuniones quincenales o incluso mensuales suelen ser más habituales.

Cada reunión debería tener un orden del día claro para mantener la atención.

Puedes incluir una visión general de los proyectos en curso, información actualizada sobre las tareas en curso, debate sobre los obstáculos y planificación estratégica para el futuro. Ambas partes deben tener la oportunidad de expresar sus preocupaciones o sugerencias. Para que las reuniones sean eficaces, envíe el orden del día con antelación, para que todos puedan venir preparados.

La frecuencia de las reuniones depende de la complejidad y envergadura de los proyectos.

Y evita la microgestión y la necesidad de demasiadas reuniones, ya que pueden conducir a la ineficacia y al agotamiento de la agencia.

Consejo 4: Promueve una comunicación abierta y sincera

Una política de puertas abiertas contribuye en gran medida a generar confianza. Anima a tu agencia a expresar sus ideas, sugerencias y preocupaciones.

Sin esta apertura, las ideas vitales podrían no ver nunca la luz.

Empieza por decir explícitamente a tu agencia: «Valoramos tu opinión experta. No dudes en compartir tus ideas, grandes o pequeñas. No existe una mala idea, solo un peldaño hacia una gran idea». Animadles a ser abiertos con sus pensamientos, sugerencias e incluso preocupaciones.

También puedes iniciar la práctica de «sesiones para compartir ideas». Por ejemplo, decidles: «Reservemos un tiempo al mes para hacer una lluvia de ideas. Pon sobre la mesa tus ideas más locas y originales. Pensemos juntos fuera de la caja».

Recuerda que la comunicación sincera puede dar lugar a soluciones innovadoras.

Consejo 5: Utiliza las herramientas de colaboración adecuadas

Existen muchas herramientas de colaboración. Elegir las adecuadas puede agilizar la comunicación y mantener a todo el mundo en sintonía. Por ejemplo, herramientas como Slack para la comunicación, Trello o Asana para la gestión de proyectos y Google Drive para compartir archivos pueden ahorrarte muchos quebraderos de cabeza.

Aquí tienes un ejemplo de las herramientas de Blue Ocean Robotics, que recoge muchas de las más comunes, y que puede servirte de inspiración:

• Gestión de proyectos:Trello con el complemento Scrum para Trello
• Comunicación: Slack, Skype, Google Hangouts, Gmail
• Notas:Trello, Google Drive

Con algo tan sencillo como proponer: «Compartamos nuestros archivos en Google Drive, no en Word» te estás asegurando de que todo el mundo tenga acceso a las últimas versiones de los archivos, minimizando el riesgo de trabajar con documentos obsoletos.

El seguimiento de los hitos del proyecto en Asana o Trello (su primo más joven) puede agilizar el flujo de trabajo, reducir el riesgo de incumplir los plazos y proporcionar una representación visual del estado del proyecto, lo que facilita la comunicación interna con las partes interesadas.

Sin embargo, si ignoras este aspecto, puedes estar preparándote para una pesadilla logística.

Construir una relación de trabajo fructífera

Consejo 6: Confía en tu agencia

La confianza es la base del éxito de cualquier alianza.

Da a tu agencia libertad creativa para hacer lo que mejor sabe hacer. Al fin y al cabo, les has contratado por su experiencia.

Confiar no significa renunciar a todo el control, sino fomentar un entorno en el que tu agencia se sienta capacitada para flexionar sus músculos creativos, proponer estrategias innovadoras y ejecutarlas con confianza.

Es decirles: «Estos son nuestros objetivos. Confiamos en tu experiencia y creatividad para alcanzarlos«.

Por otro lado, la falta de confianza puede ahogar la creatividad y obstaculizar el éxito del proyecto. Se trata de construir una relación simbiótica a largo plazo con la agencia, en la que no sean meros proveedores de servicios, sino socios estratégicos.

Consejo 7: Muestra aprecio

Recuerda que tu agencia es tu socio, no solo un proveedor de servicios. Un simple «gracias» o reconocimiento por un trabajo bien hecho puede contribuir en gran medida a levantar la moral.

No siempre se trata de euros y céntimos.

Descuidar este aspecto puede reducir la motivación y la productividad.

Consejo 8: Respeta su proceso

Cada agencia tiene su método. Y respetar su proceso les permite hacer su mejor trabajo.

Como cliente, puede resultar tentador insistir en que la agencia se adapte por completo a tu forma de hacer las cosas en casa. Al fin y al cabo, la naturaleza humana busca la comodidad en lo conocido.

Sin embargo, este enfoque puede socavar la creatividad de la agencia, obstaculizar su productividad y, al final, dar lugar a resultados menos que óptimos.

Respetar el proceso de una agencia no significa apartarse del todo, sino encontrar un equilibrio entre tu aportación y su libertad creativa.

Empieza diciendo: «Entendemos y respetamos tu proceso creativo. Busquemos la manera de integrar nuestras prácticas para conseguir la máxima productividad».

Este enfoque cooperativo demuestra que respetas su experiencia y que estás interesado y abierto a encontrar una forma de trabajar juntos que beneficie a ambas partes.

Consejo 9: Ofrece comentarios constructivos

A nadie le gusta que le dejen colgado, sobre todo cuando se trata del rendimiento. No andes con rodeos.

Ofrece comentarios claros y aplicables. Por ejemplo, en lugar de decir «No me gusta el diseño», puedes decir «El diseño está un poco recargado. ¿Podemos simplificarlo?».

Aquí tienes cinco reglas para dar feedback a una agencia:

Sé específico

Comentarios como «El contenido no me gusta» pueden hacer que la agencia se haga ideas distintas a las tuyas. En su lugar, proporciona comentarios detallados.

Di: «En la entrada del blog faltan algunos términos específicos del sector con los que nuestro público está familiarizado, ¿podríamos incorporarlos?» o «El tono del artículo parece demasiado formal para nuestro público juvenil, ¿podríamos hacerlo más coloquial?».

Los comentarios específicos eliminan las conjeturas y proporcionan al equipo de la agencia puntos de acción claros.

Céntrate en el objetivo, no en la solución

En lugar de dictar soluciones, comparte los problemas u objetivos.

Por ejemplo, en lugar de decir: «Añade más imágenes», podrías decir: «Necesitamos que la página sea más atractiva. ¿Crees que añadir más elementos visuales ayudaría?».

Este enfoque da a la agencia libertad creativa para encontrar la mejor solución y aprovecha su experiencia de forma eficaz.

Sé oportuno

El feedback se sirve mejor caliente 🔥.

Cuanto antes das tus comentarios, antes podrá la agencia realizar los ajustes necesarios. Las comprobaciones periódicas y los comentarios oportunos pueden mantener el proyecto en marcha y evitar que los problemas menores se conviertan en obstáculos importantes.

Recuerda que tu agencia quiere tu opinión.

Elogia los aspectos positivos

Los comentarios constructivos no consisten solo en señalar lo que está mal, sino también en reconocer lo que está bien. Unas palabras de agradecimiento pueden levantar la moral y la motivación.

Por ejemplo: «Me encanta cómo has captado la voz de nuestra marca en el texto. Buen trabajo».

Fomenta el diálogo abierto

Anima a tu agencia a expresar sus puntos de vista y sugerencias.

Puede decir: «Valoramos tu experiencia. ¿Qué opinas de esto?» o «¿Tienes alguna sugerencia sobre cómo podríamos mejorar esto?». Este diálogo abierto puede dar lugar a soluciones innovadoras y reforzar la confianza.

Estrategias para tener éxito a largo plazo con tu agencia

Consejo 10: Alíneate con las métricas y los KPI

Los números no mienten. Establecer métricas y KPI claros te proporciona una medida cuantitativa del éxito.

Por ejemplo, si tu objetivo es aumentar la visibilidad de la marca, tu KPI podría ser el número de impresiones en las redes sociales. Sin unos KPI acordados, seguirás sin saber qué es el éxito.

Hazlo cuantitativo. Hazlo concreto. Y asegúrate de que ambas partes lo aceptan.

Consejo 11: Mantente abierto a nuevas ideas

La innovación es la savia del marketing. No tengas miedo de cambiar las tornas.

Acepta las nuevas ideas y estrategias que te proponga tu agencia. Puede ser la chispa que impulse tu negocio a nuevas cotas. Imagina una agencia que apuesta por TikTok en 2017. O con ganas de crear un podcast en 2010.

Si rechazas todas las ideas que aporta tu agencia de marketing, podrías perderte la próxima gran novedad.

Consejo 12: Piensa a largo plazo, no rehúyas el cambio

Una relación fructífera entre agencia y cliente no es un sprint, sino un maratón. Comprometerte con una colaboración a largo plazo permite a la agencia conocer a fondo tu negocio, lo que le permite ofrecer soluciones personalizadas a medida que mejoran los resultados con el paso del tiempo.

Pero esto no significa que deberías quedarte con una agencia que no cumpla tus expectativas.

Del mismo modo que no te quedarías con un par de zapatos que no te quedan bien, permanecer con una agencia que no es la adecuada puede ser perjudicial para tu negocio.

Seguir con la agencia equivocada puede dar lugar a estrategias incoherentes, objetivos desalineados y, en última instancia, un estancamiento del crecimiento.

Y puede que no tenga que ver con la experiencia. Puede que tenga que ver con los valores o la adecuación al sector. O puede que tu empresa haya cambiado y se le haya quedado pequeño tu proveedor actual.

Evalúa periódicamente el rendimiento de tu agencia y mantente dispuesto a tomar una decisión difícil si las cosas no van como esperabas. Recuerda que se trata de encontrar el socio adecuado para tu viaje hacia el éxito.

Con la agencia adecuada, un compromiso a largo plazo puede ser la piedra angular del crecimiento y la prosperidad de tu negocio.

Y hablando de eso…

Consejo 13: Revisa y ajusta continuamente

La única constante en la vida es el cambio. Revisar periódicamente tus estrategias y ajustarlas mantiene la pertinencia y eficacia de tus campañas. Recuerda que lo que funcionó ayer puede no funcionar mañana. Ser rígido y resistirse a los cambios puede dejarte a la zaga de tus competidores.

He aquí cómo hacerlo:

Define las métricas

En primer lugar, identifica los indicadores clave de rendimiento (KPI) relevantes para tu proyecto. Pueden ser métricas cuantitativas, como las ventas o el tráfico del sitio web, o cualitativas, como la percepción de la marca. Unos KPI claros actúan como la estrella polar que guía la dirección de tu proyecto.

Mide el rendimiento

Como un marinero que utiliza una brújula, mida sistemáticamente estos KPI para evaluar el rendimiento de tu agencia. Puede tratarse de cifras de ventas mensuales o auditorías de marca trimestrales.

Las mediciones periódicas permiten hacer un seguimiento de los progresos y detectar cualquier problema en una fase temprana.

Usa puntos de referencia

Evaluar el rendimiento no es solo recopilar datos; también hay que interpretarlos.

Compara tus resultados con los puntos de referencia del sector o con tus propios datos históricos. Si tu tráfico orgánico ha crecido un 10%, pero la media del sector es del 20%, puede que haya margen de mejora.

Realiza una reunión de revisión del rendimiento

Una vez que hayas recopilado y analizado todos estos datos, agenda una reunión con tu agencia. Discute los resultados, aborda cualquier preocupación y pedidles su opinión.

Recuerda que el objetivo no es buscar culpables, sino identificar áreas de mejora y planificar los siguientes pasos.

¿Cuál es la mejor manera de trabajar con mi agencia?

Establecer una relación fructífera entre una agencia y un cliente no es un paseo. Requiere esfuerzo, comprensión y comunicación por ambas partes.

Una relación unilateral solo conducirá a malentendidos y confusión, y eso no es una colaboración óptima.

Tener una visión global, alinearse con los indicadores clave de rendimiento, estar abierto a nuevas ideas y comprometerse con una colaboración a largo plazo garantizan que la relación pueda capear cualquier temporal.

Por último, la revisión y el ajuste continuos son tus salvaguardas en un panorama en constante cambio, ayudándote a mantener la relevancia y la eficacia.

Unas palabras sobre tu nueva agencia

Cada paso que des en el fortalecimiento de esta relación es un paso hacia el crecimiento del negocio. Fomenta la comunicación abierta, acepta nuevas ideas y comprométete con el crecimiento a largo plazo. Dedica tiempo a reconocer y apreciar los esfuerzos de la agencia y a respetar sus procesos.

Los beneficios serán dobles: a medida que tu agencia prospere, también lo hará tu negocio.

Una relación próspera y productiva entre la agencia y el cliente no solo beneficia a la agencia, sino que conduce al crecimiento y el éxito de tu empresa. El camino hacia esta gratificante colaboración empieza hoy mismo.