¿Qué es la gestión de proyectos y cuáles son las 4 fases fundamentales?
Ùltima actualización en 13 marzo 2024 a las 04:34 pm
5,00/5Seguramente, y más de una vez, has tenido una idea maravillosa, o has visto algo, que te gustaría implementar en tu empresa. Sin embargo, por mala organización o por no destinar el tiempo y el equipo necesario, lo vas dejando en el olvido. ¡Qué pecado! Seguramente iba a tener un impacto positivo en el alcance de tus objetivos empresariales.
Esto ocurre con más frecuencia de lo que podrías imaginar. Pero no te preocupes, afortunadamente existe una herramienta que te va a ayudar con tu próxima idea: la gestión de proyectos.
A continuación te explicamos de qué va y cómo puedes sacarle el mayor provecho.
Puntos clave del artículo
- El artículo explora la importancia de la gestión de proyectos para implementar ideas empresariales con éxito.
- Destaca los beneficios de esta disciplina, como la mejora en la productividad y la colaboración del equipo, y proporciona una visión general de las metodologías y fases clave del proceso.
- Además, ofrece ejemplos prácticos y recomienda herramientas para una gestión eficaz.
- Concluye enfatizando la importancia de convertir las ideas en proyectos concretos para impulsar el crecimiento empresarial.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos se refiere a la disciplina encargada de planificar, organizar y controlar los recursos necesarios para alcanzar un objetivo.
Al implementarla de manera efectiva, te va a permitir establecer una fecha de inicio y cierre de un proyecto, detectar a tiempo problemas que pudieran surgir en el camino, encontrar la manera más eficiente para resolverlos, y lograr el cumplimiento satisfactorio de las metas establecidas.
La gestión de proyectos te va a permitir convertir una idea en una realidad.
Esta metodología de trabajo resulta útil para cualquier empresa, sin importar su tamaño, trayectoria o industria. Al fin y al cabo, está diseñada de manera tal que sirve para llevar a término cualquier proyecto (tanto interno como externo) que se plantee en el ámbito corporativo.
La gestión de proyectos te va a permitir convertir una idea en una realidad. Es por esto, que tal y como vamos a explicar más adelante, a lo largo de las diferentes etapas, te obliga a definir el presupuesto, alcance, duración y objetivo.
Beneficios de una adecuada gestión de proyectos
Más allá de darle estructura a una idea, la gestión de proyectos trae consigo una cantidad de beneficios. Entre ellos destacamos:
- Aumenta la productividad de tu equipo de trabajo. Al trabajar con un proyecto establecido y acordado, cada una de las personas involucradas va a tener claro cuáles son sus responsabilidades y sus plazos de trabajo.
- Fomenta el trabajo en equipo. Más allá que cada persona tenga una serie de objetivos por cumplir, el proyecto depende de las capacidades de todos. Si uno falla, se retrasa o no logra completar su asignación, el proyecto falla. Una vez todos entiendan esta premisa, vas a lograr mejorar la comunicación, el apoyo y la transferencia de conocimientos de uno a otro.
- Te permite entender las capacidades y limitaciones de tus empleados. El hecho de tener responsables y plazos para cada una de las actividades, te va a permitir a tí como jefe o líder, comprender cuáles son las fortalezas y los puntos débiles de las personas por sí mismas y como equipo para así gestionar los conflictos y mejorar la cooperación entre todos.
- Ayuda a aprender de las lecciones del pasado. A medida que vas ejecutando proyectos, vas a conseguir problemas y obstáculos en el camino. Esta metodología te permite llevar registro de todo, aprendizaje que te va a resultar vital para estandarizar y optimizar procesos.
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Metodologías de gestión de proyectos
Si has buscado en Google sobre la gestión de proyectos seguro has conseguido una serie de vocablos que no entiendes o que pueden resultar confusos. La mayoría de ellos se refieren a los diferentes métodos que se han desarrollado para llevar a cabo proyectos empresariales.
Elegir con cuál vas a trabajar es un paso clave para una gestión de proyectos exitosa. La razón de esto es muy sencilla, dependiendo de la metodología que selecciones vas a tener que estructurar a tu equipo, tomar decisiones, planificar ysupervisar de una manera determinada.
A continuación te ofrecemos un pequeño abrebocas de las que consideramos más importantes:
- Cascada o Waterfall: esta metodología está creada para los considerados proyectos tradicionales y lo que busca es lograr la planificación perfecta en la que básicamente, antes de empezar un proyecto, se desglosa y programa todas las etapas del mismo.
- Kanban: en este método se busca la mejora continua del equipo, los resultados y de las actividades que se están realizando para lograr cerrar con éxito el proyecto. Por lo general se trabaja con un tablero compartido donde se muestran un listado de las tareas por realizar y se van rodando según la etapa en la que se encuentre: pendientes, en proceso, en revisión, listo.
- Método Agile: uno de los métodos de trabajo más usado en este momento, pues permite que un proyecto se divida en varios peldaños y actividades alternas que pueden ser ejecutadas en simultáneo. Es importante entender que al aplicar este modelo vas a conseguir fallas y áreas de mejora en tu equipo, es normal, lo importante es poder identificarlas y conseguir con las mejores soluciones para superarlas.
- Scrum: creado por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka, este enfoque busca que las personas de un equipo trabajen en conjunto por el logro de un objetivo común. Básicamente lo que hacen es combinar la metodología Agile con la gestión de proyectos convencional para así darle un poco de flexibilidad al entorno laboral. El scrum lo que hace es dividir proyectos grandes en sprints más cortos, de entre 1 y 4 semanas, para facilitar el trabajo del equipo
Fases de la gestión de proyectos
Ahora bien, como queremos que empieces a liderar proyectos de una manera organizada y lógica, a continuación te explicamos cuáles son las 5 fases, según el Project Management Institute (PMI), que todo proyecto debe respetar y cumplir.
Lo que verás a continuación es el ciclo de vida de cualquier proyecto corporativo:
Inicio
Tal y como su nombre lo indica, se refiere al primer paso antes de comenzar un proyecto. Aquí debes definir a grandes rasgos cuál es el alcance del mismo, las fases que debe cumplir, el presupuesto y se crea el equipo que va a trabajar a lo largo de todo el camino.
Planificación
En esta fase debes definir las fechas de los hitos más importantes del proyecto y de cierre. Si bien a lo largo del curso del proyecto se pueden modificar las fechas, la idea es que se trate de respetar lo más posible. Por eso, cuando decidas cuáles son ten en cuenta los plazos necesarios para su ejecución y siempre incluye un margen de error.
Adicionalmente, en este punto debes seleccionar la metodología de gestión de proyectos que vas a utilizar, el alcance (qué se va a lograr) y las limitaciones (qué no se va a lograr) del proyecto, los recursos que vas a necesitar a lo largo de cada una de las fases, y las actividades que van a realizar.
Ejecución
Su nombre es muy preciso, en esta fase el equipo se va a dedicar a cumplir con las actividades dentro de los tiempos establecidos. Mientras que tú, como líder, debes asegurarte de que todo vaya saliendo como se había planificado, o de atender cualquier problema que pudiera surgir.
Monitoreo
Parte importante para alcanzar el éxito está en la constante revisión y análisis de lo que se había planteado y el estado real del proyecto. Es decir, el momento en el que te encuentras versus el momento en el que deberías estar. Sólo así podrás asegurarte de apegarte a los plazos y objetivos establecidos.
Existe una gran variedad de herramientas de gestión que te van a ayudar con el monitoreo diario. Tú mismo puedes crear tu propia tabla de Kanban o tu diagrama de Gantt en Excel. O puedes recurrir a plataformas como Trello, Monday.com, o Azana para hacer un seguimiento oportuno.
La clave está en nutrir, el software que hayas seleccionado, con todas las acciones, tareas e información posible. A mayor información, mayor calidad en el seguimiento. Además, tú y el equipo de trabajo deben asegurarse de mantenerlas siempre al día con datos que reflejen el estado real de los procesos.
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Cierre del proyecto
El cierre varía de proyecto a proyecto. Depende de cuál sea el entregable final (un producto, un servicio, una implementación) y a quién debas hacerla (un cliente, un equipo interno, la gerencia, etc.). Sin embargo, esta etapa se refiere a eso, la finalización de los procesos y el cumplimiento del objetivo planteado.
Desde Sortlist siempre recomendamos acompañar esta etapa con una pequeña revisión de todo lo que fue la realización del proyecto. De esta manera vas a poder entender mejor cuáles fueron las fallas, cómo puedes mejorar para próximas oportunidades y las prácticas que funcionaron bien desde el primer día.
Ejemplo de proyecto de empresa
Con miras a ayudarte a visualizar todos estos conceptos de una manera mucho más sencilla, a continuación te compartimos un ejemplo práctico de la gestión de proyectos dentro de una empresa.
El caso es que una academia en línea estaba en proceso de lanzar 2 nuevas plataformas. La primera una de retos para personas interesadas en convertirse en hackers. La segunda un bootcamp en ciberseguridad.
En vista de la cantidad de elementos que se debían ejecutar para cada oferta nueva, decidieron optar por suscribirse a un software de gestión de proyectos.
Acto seguido crear un tablero para cada uno de los proyectos. Lo que en cierta forma los obligó a separar los equipos de trabajo y asignar las responsabilidades de cada uno, así como los plazos de entrega de sus pendientes.
Trabajaron todo haciendo uso del diagrama de Gantt, pues les permitía tener una representación visual de la duración de cada una de las tareas y de la relación entre una y otra.
Herramientas de gestión de proyectos
Si has llegado hasta aquí lo más probable es que estés decidido a empezar a implementar la gestión de proyectos en tus empresas. Como te decíamos más arriba, existe una gran variedad de software que te van a ayudar en este proceso. Hay algunos totalmente gratuitos y otros con costos asociados que ofrecen suscripciones mensuales o anuales.
Generalmente, estos programas son totalmente personalizable al tamaño y necesidades de tu equipo y cumplen 4 funciones principales:
- Planificación: en un sólo lugar vas a poder organizar las diferentes tareas y responsables. Especificar cuál es el flujo de trabajo, las plantillas a utilizar y el calendario por el que se van a regir.
- Colaboración: en vista de que los correos electrónicos están cada vez más en desuso, el software de gestión de proyectos te brinda la posibilidad de centralizar todas las comunicaciones en un mismo lugar. Allí cada uno de los involucrados van a poder dejar comentarios y actualizaciones de cada tarea. Además, sirve para compartir documentos que deben pasar por rondas de revisión y aprobación.
- Documentación: la gran mayoría de las herramientas ofrecen un espacio de almacenamiento que te permite cargar documentos y editar su contenido en línea.
- Evaluación: este espacio es el ideal para hacer el seguimiento necesario y evaluar la productividad del equipo.
Desde Sortlist te recomendamos revisar las siguientes herramientas de gestión de proyectos: ClickUp, Monday.com, Smartsheet, Trello, Wrike, Zoho Projects.
Cada una tiene sus ventajas y desventajas, así como su rasgo más fuerte. Asegúrate de que la herramienta que selecciones ofrezca checklists, tareas y subtareas, filtros, calendarios, líneas de tiempo, que permita compartir y colaborar en línea en documentos, y que cuente con integración con las principales herramientas de trabajo, tales como G Suite, Slack o Microsoft Teams.
Resumiendo
Dicen que las ideas llenan el mundo de ilusión, pero sólo los proyectos son los que tienen un impacto real y notorio. No dejes que tu negocio viva de ilusiones que no llegan a concretarse. Empieza a trabajar bajo una buena metodología de gestión de proyectos que te garantice el rendimiento y efectividad de tus empleados, así como el logro de objetivos que van a tener un impacto directo en los resultados de la empresa.
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