La actual pandemia de COVID ha comprometido enormemente la organización de cualquier tipo de eventos. Mientras un tercio de la población mundial estaba confinada entre febrero y mayo de 2020, los organizadores de eventos se encontraron en una situación en la que literalmente no podían hacer su trabajo y el marketing de eventos cayó en picado. Hoy en día, aunque Europa está levantando progresivamente las medidas de contención, es probable que los eventos nunca vuelvan a ser lo mismo, y la creación de eventos digitales puede incluso convertirse en la norma.

Las medidas sanitarias, el distanciamiento social y el teletrabajo ya están aquí y probablemente nos acompañarán durante mucho tiempo. Teniendo en cuenta esta nueva realidad, ha llegado el momento de adoptar plenamente los eventos digitales. La cuestión es cómo se crea un evento digital. ¿Cómo se organiza? ¿Promoverlo? ¿Crear una experiencia de networking?

Para responder a estas preguntas de la manera más eficaz, Sortlist decidió asociarse con OFCORES, una agencia belga especializada en la creación y el marketing de eventos. Caroline Hundhausen, especialista en comunicación de OFCORES, ha escrito una serie de 3 artículos sobre la digitalización de eventos, para que usted disponga de todas las bases necesarias para su propio proyecto. Aunque este artículo se centraba en los diferentes tipos de eventos digitales que puede montar su empresa, esto es sólo una parte de la creación de eventos digitales. En nuestro próximo artículo, aprenderá a comercializar su evento para alcanzar su objetivo de asistencia.

Índice de contenido

Introducción

Debido a las restricciones de viaje, las medidas sanitarias y la generalización de la asistencia a domicilio, es hora de adoptar la creación de eventos digitales. OFCORES puede proporcionarle plataformas de participación virtual fáciles de usar para seguir ofreciendo a los participantes experiencias de calidad en los eventos en línea. Debe saber que cada evento tiene objetivos diferentes y que trabajamos con cada cliente para idear soluciones adaptadas a sus necesidades.

Según nosotros, estos son los beneficios de organizar Eventos Digitales :

  • Más accesible
  • Mayor asistencia
  • Mejores tasas de retención
  • Posibilidad de tener un sinfín de experiencias virtuales
  • Ofrecen beneficios económicos y medioambientales con respecto a las formas de eventos más tradicionales

Y aquí tiene algunos ejemplos de cómo replantear su evento en formato digital :

  • De los grupos de trabajo a las mesas redondas virtuales
  • De la creación de redes en directo a las reuniones virtuales 1:1
  • Sesiones y paneles realizados en un formato de presentación profesional similar al de un estudio de televisión
  • De las conferencias magistrales a las transmisiones en directo
  • De las pausas para el café a las oportunidades de juego
  • De las exposiciones a las visitas de realidad virtual en 3D

Aprovechamos diversas plataformas tecnológicas y sociales para dar vida a su marca de forma eficaz y reforzar la participación del público y la inclusión.

A continuación, descubra más sobre los diferentes tipos de formatos de eventos digitales.

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Evento digital/evento virtual

Un evento virtual es aquel en el que los asistentes experimentan el contenido totalmente en línea en lugar de reunirse en persona.

Por ejemplo, las conferencias virtuales se desarrollan en directo en torno a agendas detalladas, que incluyen presentaciones magistrales y sesiones de trabajo.

Desde la perspectiva de los asistentes, una plataforma de eventos en línea ofrece la máxima flexibilidad y muchas ventajas. Los inscritos acceden a toda la información del evento en la página del evento virtual, incluido el programa, los detalles de las sesiones, los directorios, la programación de reuniones 1:1, etc. Tienen la posibilidad de personalizar su itinerario del evento y la información que revisan.

Las plataformas de eventos virtuales utilizan herramientas de participación de la comunidad, como bibliotecas digitales, contenido de audio/vídeo complementario, preguntas y respuestas en directo, encuestas en directo, chat, reuniones interactivas en red por vídeo, aplicaciones móviles, etc. El contenido de estos eventos es flexible. Pueden producirse en directo, a la carta o como una mezcla.

Las plataformas de eventos digitales se integran perfectamente con los sistemas de registro, capturando automáticamente datos importantes del evento. Estos datos pueden utilizarse para medir y mejorar el rendimiento del evento en tiempo real mediante la cuantificación de los visitantes únicos del sitio, las vistas, las preguntas, las descargas de contenido, la asistencia, las publicaciones y las acciones, etc.

Eventos híbridos

Un evento híbrido combina la asistencia en vivo y en directo con componentes digitales de asistencia en línea.

Por ejemplo, una conferencia de negocios que organiza una reunión en persona de 20 a 100 personas en Bruselas y transmite en directo sus discursos y sesiones a una audiencia virtual mundial es un evento híbrido.

Los eventos híbridos siguen aportando la energía de una audiencia en directo y facilitan a los ponentes la realización de debates en persona. Además, llegan a un público mucho más amplio que los eventos presenciales. Al igual que todos los eventos virtuales, los eventos híbridos también capturan datos útiles del evento, permiten una experiencia de evento flexible para los asistentes en línea y reducen las barreras de viaje, coste y accesibilidad para la asistencia.

El rendimiento de la inversión en el evento híbrido se incrementa aún más cuando las entradas de acceso virtual se venden a un precio más bajo a quienes no pueden asistir en persona, así como cuando las grabaciones de las sesiones se reutilizan en futuras actividades de marketing.

Realidad virtual o eventos en 3D

La realidad virtual (RV) es un entorno completamente generado por ordenador. Los organizadores deben crear un espacio informatizado para albergar un evento de RV. Los asistentes llevan auriculares de RV que se emparejan con el software de planificación de eventos cuando interactúan en este mundo de eventos. Esto les permite experimentar el espacio del evento como si estuvieran realmente allí. Cada asistente suele estar representado por un avatar, que le permite interactuar con otros participantes y moverse por el evento inmersivo en 360º y 3D de forma realista.

Aunque es menos inmersivo, un evento en 3D no requiere un casco de RV. Este tipo de eventos también se crean desarrollando un espacio de eventos informatizado y generando avatares para los participantes, pero un evento en 3D tiene lugar en la pantalla del ordenador. Los eventos en 3D son, por tanto, más atractivos que un livestream de vídeo. Sin embargo, no llegan a hacer que los espectadores se sientan como si estuvieran físicamente en la sala, como ocurre con los auriculares de RV.

Los eventos de RV y 3D elevan la experiencia de los participantes en eventos a distancia al permitirles navegar por un espacio real del evento como avatares e interactuar de forma más realista con los demás. En este entorno, los participantes se ven menos tentados por las distracciones externas y se comprometen mejor con el evento.

Conclusión

Aunque este artículo se ha centrado en los diferentes tipos de eventos digitales que su empresa puede organizar, esto es sólo una parte de la creación de eventos digitales. En nuestro próximo artículo, aprenderá a comercializar su evento para alcanzar su objetivo de asistencia.

Mientras tanto, no dudes en ponerte en contacto con OFCORES para organizar eventos virtuales, híbridos, de RV u otros eventos online. Le ayudaremos a llegar a su público con experiencias impactantes, estén donde estén sus asistentes. También puede buscar una empresa de marketing de eventos con Sortlist para ayudarle a empezar.