Estrategia publicitaria para eventos ¿Cómo promocionar tu próximo evento en España?

Cuando hablamos de eventos nos damos cuenta de la gran variedad de opciones que tenemos. Conferencias, ferias, lanzamiento de producto, eventos deportivos, eventos de caridad, festivales, seminarios, pare usted de contar.

Sin embargo, para garantizar el éxito de cada uno de ellos es importante seguir un plan y contar con una estrategia publicitaria. De lo contrario, el fracaso está garantizado.

En Sortlist nos encanta ver un evento bien organizado y promocionado, de ahí que nos hayamos tomado el tiempo de compartir contigo algunas recomendaciones de cómo armar la estrategia publicitaria para tu próximo evento. Ten en cuenta que estas aplican para eventos de empresas de cualquier industria y tamaño.

En este artículo

¿Qué es una estrategia de publicidad para eventos?

El concepto de publicidad suele estar relacionado con productos, servicios, marcas. Pero, lo cierto es que aplica para un amplio espectro de situaciones, entre ellas los eventos. En este caso, se hace uso de múltiples canales de comunicación con la intención de:

1. Dar a conocer el evento y aumentar el reconocimiento de marca.
2. Maximizar la cobertura en medios.
3. Vender todas las entradas y cupos de asistentes.
4. Conseguir patrocinadores.

Como es lógico, estos objetivos no se pueden lograr si no se trabaja bajo una estrategia bien desarrollada y se siguen una serie de lineamientos ajustados a las necesidades de la marca y del evento como tal.

Ventajas de una estrategia de publicidad para eventos

Ahora bien, lamentamos ser nosotros quienes te adviertan que con un par de publicaciones en redes sociales y anuncios no van a ser suficientes para lograr el éxito. Es necesario dedicar el tiempo y los recursos suficientes para alcanzar los objetivos que mencionamos más arriba.

No querrás haber invertido fortunas en locación, sonido, entretenimiento, catering, etc. pero que al momento de la verdad la sala esté vacía y ni la prensa se haya interesado, o enterado, de que ese evento iba a suceder.

Una situación como esta sólo logra un daño a la reputación de tu empresa y pérdidas financieras. Además, de la poca confianza que van a tener en ustedes aquellos patrocinadores que hayan decidido apoyarlos.

Contar con una estrategia publicitaria es clave para popularizar el evento. Sólo así vas a lograr generar el ruido necesario para agotar las entradas y captar el interés de la prensa.

¿Cómo crear una estrategia publicitaria para tu próximo evento?

Hoy en día contamos con una gran variedad de acciones de marketing que pueden apoyar la promoción de tu evento. Sin embargo, queremos dejar claro que no se trata de utilizar todas a la vez, sino sólo aquellas que realmente respondan a los intereses de tu público.

Por ejemplo, si tu target son jóvenes entre los 18 y 24 años, lo correcto sería hacer de TikTok tu principal vía de promoción. No tendría sentido dedicar tiempo y presupuesto en anuncios en Facebook cuando se ha demostrado que este grupo de personas no utiliza esa red social.

Dicho esto, veamos entonces qué debes hacer para crear la estrategia publicitaria de tu próximo evento.

Identifica tu público objetivo

Tal como harías para cualquier otra estrategia de publicidad, lo primero es definir quién es el target de este evento. La información base la debes haber obtenido en el brief del evento. Pero, es importante ir un poco más allá y entender en detalle quiénes son estas personas y cómo actúan en el mundo digital.

Trata de responder preguntas cómo:

• ¿Qué edades tienen? ¿Son principalmente mujeres, hombres o es indistinto?
• ¿En qué canales digitales pasan más tiempo?
• ¿Qué tipo de contenido consumen con frecuencia?
• ¿Por qué les interesaría tu evento?

Construir el perfil del asistente ideal de tu evento te va a dar una mejor idea de cómo y dónde debes ejecutar tu campaña de promoción. Es importante que este paso lo completes con tiempo suficiente para poder diseñar la estrategia publicitaria de tu evento.

Define un presupuesto total

Antes de seguir avanzando, es vital que tengas claro cuál es el presupuesto total para la estrategia de marketing de tu evento. No querrás definir una serie de acciones e inversiones que sobrepasen la capacidad de gasto que tienes. Por norma general, a la partida publicitaria se le debería asignar entre el 5% y el 10% de los ingresos estimados.

Establece los canales para promocionar tu evento

La investigación previa te va a dar luces de cuáles canales son perfectos para dar a conocer y promocionar la venta de entradas de tu evento. Sin embargo, hay ciertas tendencias de comportamiento que es bueno conocer.

YouTube y Facebook son las redes sociales más utilizadas. Pero, dependiendo de la edad de tu público objetivo, querrás apoyarte en otras plataformas.

• Facebook: contrario a lo que muchos creerían, el usuario promedio de Facebook tiene entre 25 y 34 años. Esta plataforma es perfecta para correr una campaña de anuncios que te permita atraer interés y aumentar los registros.
• Instagram: el 71% de las personas entre 18 y 29 años tienen una cuenta en esta red social. Es el principal grupo que utiliza la plataforma, seguido por personas hasta los 34 años. Al momento de considerarla para tu campaña debes tomar en cuenta que el vídeo reina en esta plataforma. Sea en formato de stories o de Reels es una pieza clave para lograr una mejor tasa de interacción.
• TikTok: la gran mayoría de los usuarios de esta red social tienen menos de 20 años y son, en su mayoría, mujeres.
• X (Twitter): la edad promedio de los usuarios de esta plataforma es entre los 25 y 34 años y ha demostrado ser un espacio útil para generar reconocimiento de marca.
• LinkedIn: esta es una plataforma reinada por Millennials interesados en el mundo laboral y corporativo. La recomendamos principalmente como un lugar para promocionar eventos de formación ejecutiva, reclutamiento, o temas relacionados al mundo laboral.
• YouTube: más del 50% de los usuarios de YouTube son generación Z o millennials. Esta plataforma te permite tanto publicar anuncios para dar a conocer tu evento como ejecutar una campaña de contenido en función al tema de tu evento y así despertar un mayor interés en tu público objetivo.

De más está decir que tus esfuerzos no pueden limitarse únicamente a las redes sociales. Debes abarcar el mundo de los motores de búsqueda, SEO, marketing de contenidos y, por supuesto, las relaciones públicas y prensa. Cada uno de estos puntos los revisaremos más adelante.

Mientras mayor información haya en los distintos canales, más oportunidad tienes de convertir personas y alcanzar los objetivos de tu evento.

Crea una landing page para promocionar el evento

En línea con el punto anterior, es clave que en tu sitio web haya una landing page con información del evento. Debes ofrecerles todos los detalles necesarios para que el visitante se convierta en asistente. Es decir, fecha, hora, temario, expositores, patrocinadores, etc. Además, debes ofrecer una vía rápida y sencilla para la compra de entradas o registro.

Es fundamental que esta página esté optimizada para búsquedas desde dispositivos móviles, que tenga una velocidad de carga por debajo de los 3 segundos, y que pueda tolerar un alto volumen de tráfico.

Mientras más fluida sea la experiencia del usuario, mayor probabilidad de convertirse y adquirir sus entradas.

Acude a sitios web de eventos

En Internet existen un sinfín de páginas que promocionan eventos. Es importante que acudas a ellas y revises el proceso y requisitos para listar tu evento allí. Prioriza aquellas que hablen de eventos de tu ciudad o industria, así tienes ciertas garantías de que el público que visita ese sitio puede tener interés en tu oferta.

En España, por ejemplo, puedes acudir a Spain.info, Eventbrite, Entradas.com, 24plans, EventosEspaña, etc.

Utiliza el email marketing

Muchos piensan que el email marketing está muerto y no da resultados. Nada más alejado de la realidad. Este canal sigue estando tan vigente como cualquier otro. Además de que resulta realmente efectivo en temas de promoción y marketing de eventos. Sin embargo, debes utilizarlo con estrategia.

Lo primero que debes hacer es segmentar tu base de datos. Crea una lista de personas que hayan asistido a otros eventos de tu marca, son sin duda quienes mayor probabilidad tienen de convertirse en registro para esta nueva oportunidad. Luego, quieres hacer nuevas listas en función del perfil: edad, sexo, intereses, relación con tu marca, etc. Prioriza aquellos que están más alineados con el target que definiste en el primer punto.

Te invitamos a crear un calendario de emails a enviarle a tu base de datos. Cárgalos de información relacionada con los temas a cubrir, los expositores, patrocinadores, locación, etc. Además comparte contenidos que vayan en sintonía con el evento. Mientras más información, sin covertirte en spam, puedas hacerles llegar, mejores oportunidades tienes de que se conviertan en asistentes.

Apóyate en el marketing de contenidos

Lo dijimos antes, la promoción de un evento tiene que ir más allá de las redes sociales. Tu sitio web debe estar cargado de información relevante que invite a tus visitantes a registrarse y asistir a esta producción. De allí que desde Sortlist te recomendamos crear contenidos en diferentes formatos (vídeo, artículos de blog, infografías, etc.) donde te expandas sobre los temas a tratar en el evento.

Busca a través de cada publicación dar un preámbulo de lo que va a ser tu evento. Puedes incluir entrevistas con los moderadores y participantes, estadísticas y datos relevantes, y cualquier otra información que despierte la curiosidad.

Dedica tiempo al SEO

Tanto el SEO técnico como el SEO off-page y el SEO on-page son piezas clave para posicionar tu evento en las páginas de resultados de Google. De esta manera vas a poder, de forma orgánica, atraer más personas hacia tu sitio web y ofrecerles detalles como fecha, lugar, temario, etc.

Si necesitas apoyo en este tema, siempre puedes recurrir a cualquiera de las 100 mejores agencias de SEO de toda España.

Incluye anuncios pagos en tus estrategias de publicidad

Tanto las plataformas de redes sociales como Google y demás motores de búsqueda te dan la opción de promocionar tu evento a través de anuncios pagos. Para este tipo de campañas resulta beneficioso activar campañas de pago por clic, de manera que sólo te representen un costo aquellas personas que hacen clic en el enlace de tu anuncio y visitan el landing page del evento o registro.

De esta forma no sólo atraes más personas, sino que vas reforzando el reconocimiento de marcay crear más ruido relacionado al objetivo de tu campaña. Es importante que este tipo de acciones se activen 1 o 2 meses antes de la fecha del evento.

Adicionalmente, durante las dos semanas previas a la gran fecha, va a resultar de gran ayuda que cuentes con una campaña de retargeting hacia aquellas personas que de una u otra forma han mostrado interés pero no han concretado la compra.

Considera trabajar con influencers

Parte de tu presupuesto de publicidad debe estar destinado a influencers. Estas personas, que debes tener cuidado al seleccionarlas, te van a ayudar a dar a conocer tu evento y despertar la curiosidad e interés en más personas. Procura trabajar con aquellas que de forma natural estén relacionadas con tu marca, productos, o servicios.

No dejes a un lado el marketing tradicional

La radio, prensa, televisión, vallas son todos espacios perfectos para dar a conocer tu evento a un mayor grupo de personas. Sin embargo, la participación en estos medios de comunicación suele ser costosa, de allí que debas analizar muy bien el presupuesto disponible y el retorno de inversión de cada uno de los canales. Así vas a poder trabajar con aquellos que te garanticen un mayor alcance y registros.

De igual forma, puedes optar por enviar notas de prensa a las diferentes emisoras y periodistas con la intención de lograr un espacio no publicitario para comentar y dar a conocer tu próximo evento.

Recomendaciones y sugerencias para tu próxima estrategia publicitaria para eventos

Ahora bien, hasta aquí está claro cuáles son algunas de esas acciones y canales que debes tomar en cuenta al momento de desarrollar una estrategia publicitaria para un evento. Pero ¿qué más puedes hacer para alcanzar el éxito?

• Debes tener en cuenta que el tiempo lo es todo. Tu promoción debe empezar con suficiente tiempo para que las personas puedan organizar su agenda y disponer tiempo para acudir. Pero tampoco puede ser con tanto tiempo de antelación que no despierte interés. Tus acciones de publicidad deben empezar a rodar unas 6 semanas antes de la fecha del evento.

• Es estratégico ofrecer descuentos por reserva anticipada. Esto no sólo te ayuda a hacer ruido sobre tu evento, sino que te permite lograr un buen número de inscripciones o registros desde muy temprano. Además, los descuentos, promociones, regalos, siempre atraen miradas. Desde Sortlist te recomendamos hacer una primera tirada de este tipo de promoción entre los registros de tu base de datos, es una forma de agradecerles su interés por tu empresa y marca, y de garantizar que los asistentes sean personas realmente interesadas en tu oferta.

• Además, debes buscar la manera de fomentar el contenido generado por los usuarios. Puedes hacerlo a través de un concurso en redes sociales, donde los participantes deben subir una foto utilizando tus productos para optar a unas entradas gratis al evento en cuestión. Opciones hay muchas, es cuestión de poner la creatividad a funcionar y revisar qué han hecho otras marcas.

Desde Sortlist te recomendamos siempre trabajar con imágenes y vídeos de la mejor calidad. Ese que con sólo verlo capta la atención del usuario y despierta interés por conocer más. Además, es bueno acompañarlos por mensajes cargados con cierta urgencia, de manera que el interesado pueda tomar la acción sugerida con inmediatez y no dejarlo para más tarde, cayendo en el riesgo del olvido.

Todos estos esfuerzos deben buscar despertar la curiosidad del público y nutrirlos con información relevante para que se convenzan de invertir dinero y tiempo y adquirir sus entradas. Además deben ayudarte a mantener el momentum hasta el minuto en que hayas vendido todas las entradas.

¿Cómo medir el éxito de tu estrategia publicitaria para eventos?

Más allá del número de entradas vendidas, es importante que a medida que vayas activando las diferentes acciones de tus estrategias publicitarias, revises ciertos indicadores de rendimiento (KPIs).

Por ejemplo, debes siempre monitorear:

• Visitas a tu sitio web.
• Tasa de rebote de tu página web.
• Tiempo promedio de las visitas a tu sitio web.
• Tasa de conversión de cada uno de los canales que estás manejando.
• Tasa de apertura y clics de tus correos electrónicos.
• Engagement en las redes sociales.
• Retorno de la inversión.
• CPC de tus anuncios de Google y redes sociales.
• Números de ventas de entradas o registros para el evento.

El monitoreo constante de estos números te va a permitir entender si las acciones diseñadas están encaminadas al logro de los objetivos o, si por el contrario, debes hacer ajustes en tono, mensaje, artes, canales, etc.

Conclusión

La estrategia publicitaria de un evento es una pieza clave en el éxito del mismo. Requiere de un equipo multidisciplinario que, con meses de antelación, empiece a dedicarse en cuerpo y alma para cubrir cada uno de los detalles que entran en juego. Expertos en SEO, marketing de contenidos, publicidad en redes sociales, publicidad en Google, marketing en redes sociales, desarrollo web, etc. Todos juegan un rol clave, pero deben trabajar siguiendo un mismo mensaje, tono y voz.

Por fortuna en España hay una gran variedad de agencias expertas en el área que con el mayor gusto pueden ayudarte a hacer que la promoción logre el objetivo planteado: Dar a conocer el evento, aumentar el reconocimiento de tu marca, maximizar la cobertura en medios de comunicación, vender todas las entradas, conseguir patrocinadores.