La actual pandemia de COVID ha comprometido enormemente la organización de cualquier tipo de eventos. Mientras un tercio de la población mundial estaba confinada entre febrero y mayo de 2020, los organizadores de eventos se encontraron en una situación en la que literalmente no podían hacer su trabajo y el marketing de eventos cayó en picado. Hoy en día, aunque Europa está levantando progresivamente las medidas de contención, es probable que los eventos nunca vuelvan a ser lo mismo, y la creación de eventos digitales puede incluso convertirse en la norma.

Las medidas sanitarias, el distanciamiento social y el teletrabajo ya están aquí y probablemente nos acompañarán durante mucho tiempo. Teniendo en cuenta esta nueva realidad, ha llegado el momento de adoptar plenamente los eventos digitales. La cuestión es cómo se crea un evento digital. ¿Cómo se organiza? ¿Promoverlo? ¿Crear una experiencia de networking?

Para responder a estas preguntas de la manera más eficaz, Sortlist decidió asociarse con OFCORES, una agencia belga especializada en la creación y el marketing de eventos. Caroline Hundhausen, especialista en comunicación de OFCORES, ha escrito una serie de 3 artículos sobre la digitalización de eventos, para que usted disponga de todas las bases necesarias para su propio proyecto. Aunque este artículo se centraba en los diferentes tipos de eventos digitales que puede montar su empresa, esto es sólo una parte de la creación de eventos digitales. En nuestro próximo artículo, aprenderá a comercializar su evento para alcanzar su objetivo de asistencia.

Índice de contenido

Introducción

Ha conceptualizado un evento virtual o híbrido, ha identificado su público objetivo y ha determinado el valor añadido del evento para su público y su organización. Pero, ¿cómo promocionar este evento digital y alcanzar los objetivos de asistencia de su público en línea?

Afortunadamente, muchas de las habilidades y tácticas utilizadas en la comercialización de sus eventos presenciales también se utilizan en la comercialización de sus eventos virtuales o híbridos.
Entre ellas se encuentran :

  • La creación de una identidad visual o marca para el evento,
  • La creación de un sitio web o página de aterrizaje profesional y atractivo,
  • La designación de un hashtag para el evento,
  • El aprovechamiento de los ponentes y el programa,
  • El empleo de un enfoque de marketing multicanal atractivo (correo electrónico, sitio web, medios sociales, medios de pago, etc.).

Pero existen algunos matices especiales para la promoción de un evento en línea. Tanto si decide seguir adelante y planificar su evento por sí mismo como si lo hace con una agencia como estas agencias de eventos en Sevilla, estas 5 tácticas atraerán a su público y le prepararán para un evento digital de éxito.

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Inbuze, Digital Marketing
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Madrid, Spain
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Posicionar la marca del evento

os asistentes potenciales se exponen primero a un evento a través de su identidad visual. Concretamente, en el caso de un evento digital, la marca del evento es la base visible de todo el recorrido del evento en línea. Los eventos digitales no dependen de los aspectos tradicionales, como las impresionantes ubicaciones físicas y el catering, para crear la atmósfera del evento. En su lugar, permiten una total libertad para crear cualquier mundo y experiencia imaginable con muchas menos limitaciones físicas o presupuestarias.

Dado el enorme papel que desempeña la marca de su evento digital en la experiencia de los asistentes, debe diseñarla para evocar la energía y el tono que desea infundir en sus participantes. Considere qué colores, fuentes y temas encajan mejor con su sector, su público objetivo y el ambiente que pretende crear.

Su marca impulsará el mensaje del evento a través de su sitio web, la plataforma en línea, el fondo de pantalla verde, las publicaciones en las redes sociales y los correos electrónicos.

evento digital

Comunicar el formato del evento

La forma de comunicar su evento puede hacer que la gente se sienta obligada a asistir, especialmente en un contexto digital con tantas distracciones que compiten por la atención de su público. Si ofrece una comunicación clara y atractiva sobre el formato del evento desde el principio, su público objetivo podrá apreciar la experiencia esperada del evento.

Dicha comunicación debe ser visible en su sitio web y debe ser difundida en los correos electrónicos del evento y en las redes sociales. Hágalo de forma sencilla y atractiva para que los posibles asistentes se sientan seguros de lo que se están apuntando y de cómo podrán participar. Después de todo, es difícil conseguir que alguien se inscriba si no sabe qué esperar o se siente intimidado por experiencias tecnológicas aparentemente complejas.

Para incentivar la asistencia, considere la posibilidad de ofrecer una muestra de la experiencia en la tienda mediante la promoción de breves avances del entorno virtual que tiene previsto utilizar. Esto puede hacerse mediante vídeos divertidos, guías de instrucciones o imágenes.

evento digital

Aproveche el vídeo

Los vídeos son la herramienta de marketing más persuasiva a su disposición. No sólo a todo el mundo le gusta ver contenidos de vídeo originales, sino que las promociones en vídeo de corta duración son un vehículo convincente para transmitir grandes cantidades de información.

Las posibilidades de participación en el vídeo son infinitas. Como se ha mencionado anteriormente, ofrecer un breve avance en vídeo de su evento puede motivar a su público a inscribirse y a esperar su evento. Otras ideas para estimular el interés y mantener el impulso previo a su evento pueden incluir contenidos de vídeo con :

  • Breves entrevistas con sus ponentes
  • Aspectos destacados del programa y la exposición
  • Características virtuales clave a destacar
  • Posibles ofertas que se realicen (entradas con descuento, ofertas anticipadas, tarifas de grupo, premios, etc.)
  • Historias construidas en torno al propósito de su evento o a los beneficios de participar en él

Recomendamos espaciar las promociones en vídeo para mantener el impulso de su evento. De este modo, la gente visitará su sitio web y participará en las redes sociales a medida que se acerque el evento.

promociones en vídeo

Involucre a los ponentes y a los participantes en la promoción

Pida a sus ponentes, patrocinadores o socios que impulsen su evento por usted. Su evento virtual se comercializa de forma exponencial cuando estas partes interesadas participan en su promoción, lo que beneficia a todas las partes. Lo más probable es que la mayoría de los ponentes, patrocinadores y socios ya quieran promocionar su participación de todos modos. Así que no es un paso difícil pedirles que lleguen directamente a sus contactos o seguidores sobre su evento virtual.

Pero facilite a los demás la promoción de su evento: todo el mundo tiene una agenda muy apretada y usted querrá garantizar la coherencia de los mensajes en torno a su evento. Para ello, proporcione de forma proactiva toda la información necesaria para publicitar su evento virtual en las redes sociales y otros canales. Por ejemplo, prepare gráficos para que los utilicen en las redes sociales con un texto sugerido que incluya su función en el evento, la fecha del mismo, los detalles de la inscripción, los enlaces pertinentes, los hashtags, etc.

Además, puedes dar a los asistentes inscritos un kit promocional similar para que les resulte fácil compartir su participación. Proporcióneles botones para compartir o publicaciones ya preparadas para difundir las noticias de su evento en sus redes y aumentar las inscripciones. Algunas formas de hacerlo son :

  • Cuando un invitado se registre en línea, muestre una página de agradecimiento con botones sociales en los que pueda hacer clic para anunciar su participación en su evento virtual.
  • Envíe un correo electrónico para confirmar la inscripción de los invitados e incluya una llamada a la acción para que compartan el evento con sus compañeros de trabajo y amigos. Esto puede incluir sugerencias de texto y gráficos a utilizar.
  • Promueva el uso de los hashtags de su evento siempre que alguien quiera hablar de él en las redes sociales.
  • Ofrezca descuentos especiales u otras ventajas a quienes consigan que un determinado número de personas se inscriban también.

La promoción de boca en boca no sólo es considerada por los individuos como más persuasiva y auténtica que la publicidad corporativa, sino que además incurrirá en un coste mínimo al emplear esta forma de marketing.

promociones en vídeo

Mantenga la coherencia

Sus estrategias de promoción deben continuar hasta y durante su evento. Esto es especialmente importante para mantener a los invitados inscritos comprometidos y entusiasmados para que se presenten en línea. Mantenga el interés por el evento, por ejemplo

  • Ofreciendo un «regalo secreto» a los asistentes al final del evento.
  • Utilizando relojes de cuenta atrás para el inicio del evento en su sitio web o en las redes sociales.
  • Utilizar el vídeo en sus promociones.
  • Compartir constantemente en las redes sociales contenido relevante del evento con el hashtag designado para mantenerlo en la mente antes y durante el evento. Nadie querrá perdérselo.

Con estas estrategias de marketing digital para eventos seguro que conseguirá sus objetivos de reconocimiento y asistencia.

estrategias de promoción

Conclusión

Aunque este artículo se ha centrado en las diferentes tácticas que su empresa puede utilizar para promocionar sus eventos digitales, esto es sólo una parte de la creación de eventos digitales. En nuestro próximo artículo, aprenderá a crear una experiencia de networking positiva que permita a sus asistentes desarrollar nuevas relaciones profesionales.

Mientras tanto, no dude en ponerse en contacto con OFCORES para promocionar su evento online. Le ayudaremos a llegar a su público con experiencias impactantes, estén donde estén sus asistentes.