Tips para organizar tus eventos online de manera perfecta!
Ùltima actualización en 28 febrero 2024 a las 12:52 pm
5,00/5En un mundo cada vez más digitalizado, organizar eventos online se ha convertido en una necesidad crucial para conectar con audiencias globales y mantener la relevancia en un mercado en constante evolución. Pero, ¿cómo puedes asegurarte de que tus eventos online sean un éxito rotundo?
Las medidas sanitarias debido a la pasada pandemia, el distanciamiento social y el teletrabajo han llegado para quedarse y probablemente nos acompañarán durante mucho tiempo. Teniendo en cuenta esta nueva realidad, ha llegado el momento de adoptar plenamente los eventos digitales. La cuestión es cómo se crea un evento online. ¿Cómo se organiza? ¿Promoverlo? ¿Crear una experiencia de networking?
Así que prepárate para aprender los secretos mejor guardados para organizar eventos online que cautiven a tu audiencia, maximicen el compromiso y dejen una impresión perdurable. ¡Es hora de elevar tus eventos online a nuevas alturas!
Ha conceptualizado un evento online o híbrido, ha identificado su público objetivo y ha determinado el valor añadido del evento para su público y su organización.
Pero, ¿cómo promocionar este evento digital y alcanzar los objetivos de asistencia de su público en línea?
Afortunadamente, muchas de las habilidades y tácticas utilizadas en la comercialización de sus eventos presenciales también se utilizan en la comercialización de sus eventos online o híbridos.
Entre ellas se encuentran:
- La creación de una identidad visual o marca para el evento
- La creación de un sitio web o página de aterrizaje profesional y atractivo
- La designación de un hashtag para el evento
- El aprovechamiento de los ponentes y el programa
- El empleo de un enfoque de marketing multicanal atractivo (correo electrónico, sitio web, medios sociales, medios de pago, etc.)
Pero existen algunos matices especiales para la promoción de un evento en línea.
Tanto si decide seguir adelante y planificar su evento por sí mismo como si lo hace con una agencia como estas agencias de eventos en Barcelona, estas 5 prácticas atraerán a su público y le prepararán para un evento digital de éxito.
¿Cómo se organiza un evento online?
Organizar un evento online exitoso implica una cuidadosa planificación y ejecución. Aquí tienes una guía paso a paso para organizar un evento online de manera efectiva:
- Objetivos claros: Antes de comenzar la planificación, define claramente los objetivos de tu evento. ¿Qué esperas lograr? ¿Es para educar, entretener, promocionar un producto o servicio, generar leads o establecer conexiones?
- Plataforma adecuada: Selecciona la plataforma de transmisión que mejor se adapte a tus necesidades y objetivos. Hay muchas opciones disponibles de video, como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, entre otras. Asegúrate de que la plataforma elegida sea confiable, fácil de usar y capaz de manejar el tamaño de tu audiencia.
- Planifica el contenido: Diseña un programa detallado para tu evento. Decide qué tipo de contenido presentarás, qué temas abordarás y quiénes serán los presentadores o ponentes. Asegúrate de que el contenido sea relevante, interesante y atractivo para tu audiencia.
- Promociona tu evento: Utiliza varios canales de marketing para promocionar tu evento y atraer a tu audiencia. Esto puede incluir correo electrónico, redes sociales, anuncios pagados, publicaciones en blogs y colaboraciones con influencers o socios.
- Prepara los materiales necesarios: Reúne todos los materiales necesarios para tu evento, como presentaciones, videos, demos de productos, encuestas, etc.
- Pruebas técnicas: Antes del evento, realiza pruebas técnicas para asegurarte de que todo funcione correctamente. Verifica la calidad del audio y video, la estabilidad de la conexión a Internet y cualquier otra funcionalidad importante de la plataforma de transmisión.
- Interactúa con la audiencia: Durante el evento, fomenta la participación y la interacción de la audiencia. Utiliza funciones de chat en vivo, encuestas, sesiones de preguntas y respuestas, y otras herramientas para involucrar a los asistentes y mantener su atención.
- Mide los resultados: Después del evento, analiza los resultados y métricas clave para evaluar su éxito. Esto puede incluir el número de asistentes, la tasa de participación, el tiempo de visualización promedio, las conversiones, etc. Utiliza esta información para mejorar futuros eventos.
Posicionar la marca del evento
Los asistentes potenciales se exponen primero a un evento a través de su identidad visual. Concretamente, en el caso de un evento digital, la marca del evento es la base visible de todo el recorrido del evento en línea.
Los eventos digitales no dependen de los aspectos tradicionales, como las impresionantes ubicaciones físicas y el catering, para crear la atmósfera del evento. En su lugar, permiten una total libertad para crear cualquier mundo y experiencia imaginable con muchas menos limitaciones físicas o presupuestarias.
Dado el enorme papel que desempeña la marca de su evento digital en la experiencia de los asistentes, debe diseñarla para evocar la energía y el tono que desea infundir en sus participantes. Considere qué colores, fuentes y temas encajan mejor con su sector, su público objetivo y el ambiente que pretende crear.
Su marca impulsará el mensaje del evento a través de su sitio web, la plataforma en línea, el fondo de pantalla verde, las publicaciones en las redes sociales y los correos electrónicos.
Comunicar el formato del evento
La forma de comunicar su evento puede hacer que la gente se sienta obligada a asistir, especialmente en un contexto digital con tantas distracciones que compiten por la atención de su público. Si ofrece una comunicación clara y atractiva sobre el formato del evento desde el principio, su público objetivo podrá apreciar la experiencia esperada del evento.
Dicha comunicación debe ser visible en su sitio web y debe ser difundida en los correos electrónicos del evento y en las redes sociales.
Hágalo de forma sencilla y atractiva para que los posibles asistentes se sientan seguros de lo que se están apuntando y de cómo podrán participar. Después de todo, es difícil conseguir que alguien se inscriba si no sabe qué esperar o se siente intimidado por experiencias tecnológicas aparentemente complejas.
Para incentivar la asistencia, considere la posibilidad de ofrecer una muestra de la experiencia en la tienda mediante la promoción de breves avances del entorno virtual que tiene previsto utilizar. Esto puede hacerse mediante vídeos divertidos, guías de instrucciones o imágenes.
Aprovecha el vídeo
Los vídeos son la herramienta de marketing más persuasiva a su disposición. No sólo a todo el mundo le gusta ver contenidos de vídeo originales, sino que las promociones en vídeo de corta duración son un vehículo convincente para transmitir grandes cantidades de información.
Las posibilidades de participación en el vídeo son infinitas. Como se ha mencionado anteriormente, ofrecer un breve avance en vídeo de su evento puede motivar a su público a inscribirse y a esperar su evento. Otras ideas para estimular el interés y mantener el impulso previo a su evento pueden incluir contenidos de vídeo con :
- Breves entrevistas con sus ponentes
- Aspectos destacados del programa y la exposición
- Características virtuales clave a destacar
- Posibles ofertas que se realicen (entradas con descuento, ofertas anticipadas, tarifas de grupo, premios, etc.)
- Historias construidas en torno al propósito de su evento o a los beneficios de participar en él
Recomendamos espaciar las promociones en vídeo para mantener el impulso de su evento. De este modo, la gente visitará su sitio web y participará en las redes sociales a medida que se acerque el evento.
Involucra a los ponentes y a los participantes en la promoción
Pida a sus ponentes, patrocinadores o socios que impulsen su evento por usted. Su evento virtual se comercializa de forma exponencial cuando estas partes interesadas participan en su promoción, lo que beneficia a todas las partes.
Lo más probable es que la mayoría de los ponentes, patrocinadores y socios ya quieran promocionar su participación de todos modos. Así que no es un paso difícil pedirles que lleguen directamente a sus contactos o seguidores sobre su evento virtual.
Pero facilite a los demás la promoción de su evento: todo el mundo tiene una agenda muy apretada y usted querrá garantizar la coherencia de los mensajes en torno a su evento. Para ello, proporciona de forma proactiva toda la información necesaria para publicitar su evento online en las redes sociales y otros canales.
Por ejemplo, prepare gráficos para que los utilicen en las redes sociales con un texto sugerido que incluya su función en el evento, la fecha del mismo, los detalles de la inscripción, los enlaces pertinentes, los hashtags, etc.
Además, puedes dar a los asistentes inscritos un kit promocional similar para que les resulte fácil compartir su participación. Proporciona botones para compartir o publicaciones ya preparadas para difundir las noticias de su evento en sus redes y aumentar las inscripciones. Algunas formas de hacerlo son:
- Cuando un invitado se registre en línea, muestre una página de agradecimiento con botones sociales en los que pueda hacer clic para anunciar su participación en su evento virtual.
- Envíe un correo electrónico para confirmar la inscripción de los invitados e incluya una llamada a la acción para que compartan el evento con sus compañeros de trabajo y amigos. Esto puede incluir sugerencias de texto y gráficos a utilizar.
- Promueve el uso de los hashtags (#’s) de su evento siempre que alguien quiera hablar de él en las redes sociales.
- Ofrezca descuentos especiales u otras ventajas a quienes consigan que un determinado número de personas se inscriban también.
La promoción de boca en boca no sólo es considerada por los individuos como más persuasiva y auténtica que la publicidad corporativa, sino que además incurrirá en un coste mínimo al emplear esta forma de marketing.
Mantenga la coherencia
Sus estrategias de promoción deben continuar hasta y durante su evento. Esto es especialmente importante para mantener a los invitados inscritos comprometidos y entusiasmados para que se presenten en línea. Mantenga el interés por el evento, por ejemplo
- Ofreciendo un «regalo secreto» a los asistentes al final del evento.
- Utilizando relojes de cuenta atrás para el inicio del evento en su sitio web o en las redes sociales.
- Utilizar el vídeo en sus promociones.
- Compartir constantemente en las redes sociales contenido relevante del evento con el hashtag designado para mantenerlo en la mente antes y durante el evento.
Con estas estrategias de marketing digital para eventos seguro que conseguirá sus objetivos de reconocimiento y asistencia.
Conclusión
Aunque este artículo se ha centrado en las diferentes tácticas que su empresa puede utilizar para promocionar sus eventos online, esto es sólo una parte de la creación de eventos online. En nuestro próximo artículo, aprenderá a crear una experiencia de networking positiva que permita a sus asistentes desarrollar nuevas relaciones profesionales.
