[Guía 2024] ¿Cómo sabes si tienes un buen presupuesto de evento? Estos proyectos de Sortlist pueden darte una pista
Ùltima actualización en 23 octubre 2024 a las 04:15 pm
El éxito de tu próximo gran evento depende de una decisión crucial: ¿estás invirtiendo tu dinero de manera inteligente? Ya sea que se trate de mil euros o un cuarto de millón, quieres hacerlo bien.
Y ya sea que elijas gestionar el evento internamente o externalizarlo a un proveedor externo, ajustarse a un presupuesto que sea realista y factible es una decisión obvia.
En este artículo, analizaremos eventos reales organizados por agencias de Sortlist y desglosaremos sus presupuestos para que, cuando empieces a planificar tu evento, puedas asegurarte de que tu empresa tome la decisión más segura y con mejor retorno de inversión posible.
¿Cuánto cuesta organizar eventos?
Los eventos son una de las necesidades empresariales cuyos precios varían considerablemente, especialmente debido al número de factores involucrados en su ejecución.
Algunas empresas requerirán todos estos factores, mientras que otras necesitarán solo unos pocos. Pero lo que todas tienen en común es que todos estos factores se consideran independientemente de si decides externalizar o hacerlo internamente.
¿Qué implica externalizar la organización de eventos?
Los eventos, por su naturaleza, tienden a ser relativamente costosos (piensa en los factores mencionados anteriormente), y aunque las agencias pueden parecer caras, aportan experiencia, relaciones establecidas con proveedores y un equipo experimentado que a menudo sabe cómo reducir costos.
De hecho, el 32.5% de las empresas externalizan sus eventos a agencias o proveedores externos.
Externalizar la organización de tu evento a una agencia o proveedor implica un compromiso financiero más directo, generalmente en forma de contrato.
¿Qué implica gestionar tus eventos internamente?
Por otro lado, gestionar un evento internamente puede parecer una opción viable para ahorrar costos al principio. Pero hay muchos factores que no se ven a simple vista.
Descubre cuánto costaría tu proyecto con un informe de presupuesto personalizado.
Organizar eventos internamente permite aprovechar el personal y los recursos existentes, dando la impresión de que los gastos se mantienen al mínimo. Sin embargo, rápidamente notarás cómo los costos ocultos pueden volverse en tu contra con:
- El tiempo que se desvía de las actividades principales del negocio,
- La posible falta de experiencia en la planificación de eventos,
- El riesgo de gastos imprevistos, como equipos tecnológicos o las tarifas de la sede del evento.
El 51% de los organizadores de eventos afirman que su mayor desafío al organizar eventos era gestionar el presupuesto de manera efectiva.
Precios de eventos por país
A partir de 100.000 proyectos publicados en Sortlist cada año por empresas que buscan contratar proveedores de confianza en todo el mundo, analizamos las cifras para encontrar los rangos de precios más comunes en eventos en toda Europa y el Medio Oriente.
Precios por tipo de evento
Hay tantos tipos de eventos como marcas. Está fuera del alcance de este artículo dar precios para cada combinación de factores de evento disponibles, simplemente porque es imposible hacerlo.
Hemos hablado con Ana Castro, directora de operaciones de la agencia 360 Babalua, sobre los factores que intervienen a la hora de gestionar un evento, uno de los cuales es la complejidad – quizás el factor que más dispara o minimiza los presupuestos.
Primero de todo hay que valorar la durabilidad y complejidad del evento. No es lo mismo un evento corporativo de una jornada que un evento de 4 días, como por ejemplo un congreso médico. Por ello, dependiendo de las necesidades, nuestro fee de secretaria técnica aumenta o se reduce.
Ana Castro, directora de operaciones de Babalúa
A la par con esta perspectiva, tenemos una herramienta que puede facilitar mucho la evaluación de precios de eventos, y esa es el Asesor de Presupuestos IA de Sortlist. Es una herramienta gratuita que te brinda precios reales para cualquier proyecto, contrastados con 250.000 proyectos de Sortlist en creatividad, marketing y TI.
Con el Asesor de Presupuestos AI en nuestro arsenal, hemos buscado los tipos de eventos más comunes que las agencias de Sortlist han organizado, analizado eventos reales para cada categoría y desglosado los precios de cada elemento involucrado.
En particular, hemos analizado cuatro tipos de eventos:
1. ‘Pop-ups’: espacios o experiencias de venta temporales que las marcas suelen usar para lanzar productos, probar mercados o crear experiencias únicas e inmersivas. Estos eventos están diseñados para generar expectativas, interactuar directamente con los clientes y aprovechar la novedad y urgencia de su disponibilidad limitada.
2. Eventos culturales: organizados para celebrar o promover las artes, el patrimonio y las expresiones culturales de una comunidad o región, como festivales, conciertos, exposiciones de arte, etc.
3. Presencia en eventos: se refiere a la participación y visibilidad de una marca u organización en eventos como ferias comerciales, conferencias o exposiciones. Esto a menudo implica el uso de stands o puestos donde se muestran productos, donde se distribuye información y donde los representantes interactúan directamente con los participantes.
4. Eventos corporativos: son reuniones, patrocinadas por una empresa, dirigidas a empleados, socios comerciales, clientes o prospectos. Estos eventos pueden tener diversos propósitos, como el team building, lanzamientos de productos, conferencias y celebraciones.
‘Pop-ups‘
Una ubicación exclusiva ajustada al bolsillo
Tienda ‘pop-up’ para FRED en Saint Tropez – Presupuesto: 38.000 €:
- Alquiler del local – 10.000 €
- Catering premium – 8.000 €
- Personal para el evento – 5.000 €
- Branding y publicidad – 5.000 €
- Cena co-patrocinada – 10.000 €
Es difícil pasar frente a una tienda ‘pop-up’ y no detenerse a mirar.
Los ‘pop-ups’ ofrecen una oportunidad única para que las marcas creen una presencia tangible para sus productos y servicios. Por lo general, su naturaleza efímera y fuera de lo común es lo que atrae a las personas: un diseño único que no es permanente simplemente invita a ser visto y ser vivido.
La ejecución de NICECOM de su tienda ‘pop-up’ para FRED en Saint Tropez es un buen ejemplo de cómo organizar una tienda ‘pop-up’ de alta gama.
El proyecto muestra que, más allá de la planificación y logística meticulosas, es igualmente importante elevar el nivel de diseño creativo, especialmente para crear una experiencia memorable que resuene con los exigentes usuarios del sector del lujo.
El evento fue diseñado para crear una fuerte visibilidad para FRED a través de colaboraciones estratégicas, incluidos productos co-patrocinados como abanicos de mano y una cena especial con el reconocido chef Michel Sarran. No solo aumentó las ventas de la marca, sino que también impulsó el tráfico a la boutique de la marca en St. Tropez, mejorando tanto la exposición de la marca como los ingresos.
Dado que esta colaboración tenía un presupuesto estimado de 38.000 €, evaluar los costos involucrados en su organización se puede desglosar en varios factores:
- Su ubicación exclusiva (Saint Tropez).
- Diseño y construcción personalizados de la tienda ‘pop-up’.
- Logística y materiales de alta gama.
- Coordinación de experiencias VIP, como la cena co-patrocinada con el chef influencer.
El Asesor de Presupuestos AI de Sortlist nos dice por qué este proyecto costó 38.000 €. Los precios de cada elemento considerado para el presupuesto final son:
Se pueden encontrar más detalles sobre este desglose de presupuesto aquí.
Una isla dentro de una gran marca
H&M “Isla Hennes” – Presupuesto: 65.000 €:
- Materiales promocionales – 20.000 €
- Cabina de fotos – 10.000 €
- Espejo táctil para selfies – 15.000 €
- Embajadores de marca – 20.000 €
El proyecto “Isla Hennes” de H&M es un excelente ejemplo de organización innovadora de eventos por parte de Good Kids.
Al igual que el ‘pop-up’ en Saint Tropez, este proyecto combina moda y marketing experiencial para crear un evento inmersivo con temática de isla que destaca la identidad de marca de H&M.
H&M Canadá buscó promocionar su colección Primavera/Verano 2023, llamada «Isla Hennes», y a la vez reforzar el compromiso de H&M con la sostenibilidad y los valores ecológicos. El objetivo era dar vida a la esencia de la colección inspirada en islas y atraer a los clientes de una manera que fuera más allá del comercio minorista tradicional.
¿El resultado? Casi 20.000 impresiones y 1.000 interacciones. La decoración de Isla Hennes se reutilizó en toda la tienda, llevando aún más lejos el compromiso de la marca con la sostenibilidad mientras mejoraba la experiencia de compra en general con comentarios positivos.
El éxito del evento radica en su planificación y ejecución meticulosas; con un presupuesto de 65.000 €, la naturaleza del proyecto implicaba una inversión significativa en decoración temática, elementos interactivos y marketing para crear una experiencia única. Los costos se asignaron a diseño creativo, producción, personal y promociones.
Cuando llevamos este proyecto al Asesor de Presupuestos de Sortlist, quedó claro que el precio se encuentra en el extremo superior del espectro, incluyendo cosas como materiales promocionales premium con diseños personalizados, una cabina de fotos con fotógrafo profesional y al menos 6 embajadores de marca. Normalmente, un evento de alto nivel como este incluiría estos costos:
Podemos ver en la descripción del proyecto de H&M que su inversión fue mayor debido a la implementación de otras estrategias, como un espejo táctil premium para selfies y una combinación extensa de plantas botánicas secas, frescas y de seda para emular la “ubicación” de la isla.
Desde la conceptualización hasta la participación de la audiencia, este trabajo destaca la experiencia de la agencia y el poder de los ‘pop-ups’ para atraer a los usuarios, y muestra cómo la organización estratégica de eventos puede elevar la percepción de la marca y conectar con los consumidores en un nivel más profundo.
Se pueden encontrar más detalles sobre este desglose de presupuesto aquí.
Eventos corporativos
Team-building sin escatimar en gastos
Hegelmann Summerfest – Presupuesto: 97.000 €:
- Lugar del evento – 20.000 €
- Catering – 35.000 €
- Música en vivo y DJ – 11.000 €
- Bar – 15.000 €
- Decoraciones e iluminación – 5.000 €
- Transporte – 6.000 €
- Valor de premios y rifas – 5.000 €
El Hegelmann Summerfest 2022 fue un evento corporativo a gran escala organizado por Grail Events para los empleados del Grupo Hegelmann en Lituania.
Diseñado para aproximadamente 700 asistentes, este evento combinó varios elementos como servicios de catering, música en vivo, un DJ, un bar, elementos decorativos, transporte y premios, todo en un solo día.
Al analizar los datos de Sortlist, vemos que el presupuesto para este evento fue de 97.000 €. Y al utilizar el Asesor de Presupuestos, podemos entender por qué:
Este presupuesto coloca al Summerfest del Grupo Hegelmann en el rango medio de presupuestos para este tipo de eventos.
Más detalles sobre este desglose de presupuesto se pueden encontrar aquí.
Un lanzamiento de criptomoneda hecho contra el reloj
Lanzamiento de criptomoneda – Presupuesto: 50.500 €:
- Alquiler del hotel – 20.000 €
- Catering – 7.500 €
- Configuración audiovisual y demo en vivo – 12.500 €
- Invitaciones y branding – 3.000 €
- Cobertura mediática – 7.500 €
Para el lanzamiento de la plataforma de intercambio de criptomonedas de la empresa H-Cash, ZB, en los Emiratos Árabes, Markable organizó un evento corporativo de alto nivel en el prestigioso hotel Bvlgari.
Descubre cuánto costaría tu proyecto con un informe de presupuesto personalizado.
Fue un evento de alto perfil que involucró múltiples componentes clave como la gestión de invitados, branding, configuración audiovisual y una amplia cobertura mediática, todo ejecutado en un plazo ajustado de solo 6 días.
El lanzamiento tuvo un presupuesto de 50.500 € que se desglosa en los siguientes elementos:
La distribución del presupuesto refleja un equilibrio cuidadoso entre las necesidades logísticas y el aspecto experiencial del evento (la demo en vivo).
Más detalles sobre este desglose de presupuesto se pueden encontrar aquí.
Presencia en eventos
Un stand inmersivo de pura creatividad
Crocs en ComplexCon – Presupuesto: 190.000 €:
- Instalaciones interactivas de realidad virtual – 90.000 €
- Construcción básica y montaje – 30.000 €
- Personal – 20.000 €
- Impresión física – 10.000 €
- Pantallas digitales y contenido – 15.000 €
- Merchandising de marca – 15.000 €
- Logística y transporte – 10.000 €
Ferias comerciales, conferencias, festivales de música… ¿Qué tienen en común? Las marcas.
Cada vez que una marca monta un stand en uno de estos eventos, están extendiendo su presencia y permaneciendo en la mente de los clientes. Esto es lo que llamamos presencia en eventos.
El stand diseñado por DOODLES para Crocs en ComplexCon en Long Beach, EE. UU., muestra una presencia estratégica en eventos que combina marketing innovador y experiencias inmersivas para los asistentes.
DOODLES y Crocs buscaron promover su línea de productos colaborativos en ComplexCon creando un stand que capturara la atención del público joven adulto y se destacara. La marca quería vender la idea de una fusión creativa entre el estilo artístico de DOODLES y la identidad única de Crocs, atrayendo a un público que valora tanto la innovación como la autoexpresión.
Este enfoque resultó en una mayor visibilidad de la marca, un fuerte compromiso por parte de los asistentes y contribuyó al éxito general de la colaboración al generar entusiasmo y demanda en ComplexCon.
Con un presupuesto total de 190.000 €, las asignaciones financieras se planificaron para cubrir varios aspectos esenciales del stand, asegurando tanto funcionalidad como estilo. Aquí tienes un desglose detallado de cómo se asignó el presupuesto:
Al integrar instalaciones interactivas y elementos de diseño inmersivo, el proyecto buscó amplificar la presencia de marca de Crocs y captar la atención de los asistentes de manera dinámica e inolvidable.
Más detalles sobre este desglose de presupuesto se pueden encontrar aquí.
Alrededor del mundo con un presupuesto de ejecución óptima
Feria comercial B2B de Lufthansa – Presupuesto: 10.000 €:
- Diseño y construcción del stand – 4.000 €
- Montaje y desmontaje – 2.000 €
- Personal – 2.000 €
- Materiales de marketing – 1.500 €
- Viaje, alojamiento y comidas – 500 €
Cuando estás en un evento, ¿cómo logras que los prospectos visiten tu stand? Todos tienen artículos promocionales de marca, así que SWC y Lufthansa optaron por un premio serio (y un FOMO serio), enviando un código único a los prospectos antes del evento. Luego podían visitar el stand e intentar abrir una caja fuerte para intentar ganar vuelos gratuitos de ida y vuelta en clase ejecutiva de Europa a Nueva York.
Esta táctica no solo atrajo a un número significativo de visitantes, sino que también suscitó interés considerable en la marca, mejorando la presencia y la eficacia de Lufthansa en el evento.
Con un presupuesto total de 10.000 €, la asignación se puede desglosar en los siguientes elementos:
El premio de los vuelos en clase ejecutiva, y los boletos a la vista en la caja fuerte, estaban tan cerca de los espectadores que casi podían tocarlos. Y esto hizo que el stand de Lufthansa fuera una de las marcas más comentadas en la feria comercial.
Más detalles sobre este desglose de presupuesto se pueden encontrar aquí.
Eventos culturales
Un festival de música optimizado en tiempo y dinero
Festival Beauville – Presupuesto: 24.500 €:
- Alquiler del local – 5.000 €
- Sonido e iluminación premium – 11.000 €
- Puestos de comida y bebida – 3.500 €
- Marketing/branding – 5.000 €
Organizar eventos en el sector del entretenimiento es complicado: la asistencia es lo más importante, la programación debe estar meticulosamente planificada y, especialmente en eventos grandes, la coordinación de varios elementos no debe fallar. El festival Beauville en Bélgica, organizado por la agencia Ollie, marcó todas estas casillas, y lo hizo con un presupuesto ajustado.
El festival garantizó una ejecución impecable dirigida específicamente a los participantes. Y la escala del proyecto demostró que los eventos en la industria del entretenimiento tienden a ser proyectos complejos y multifacéticos que requieren una coordinación cuidadosa de aspectos como la gestión de artistas, la interacción con el público y la logística en el local elegido.
Con un presupuesto de 24.500 €, la evaluación del costo de organizar el festival Beauville incluye factores como:
- Lugar e infraestructura: no se trata solo de alquilar y preparar el terreno del festival; en el caso de Beauville, también se aseguraron escenarios, carpas y sistemas de sonido.
- Honorarios de los artistas y gestión de talentos: esto incluye la contratación de artistas, incluyendo viajes, alojamiento y otros requisitos.
- Marketing y promoción.
- Logística y operaciones.
- Interacción con el público: instalaciones interactivas y actividades para mejorar la experiencia del festival.
El Asesor de Presupuestos de Sortlist muestra los costos involucrados en la organización de un festival como Beauville:
Más detalles sobre este desglose de presupuesto se pueden encontrar aquí.
Una fiesta, una villa, un solo presupuesto
Festival Nurai – Presupuesto: 77.000 €:
- Sonido e iluminación premium – 15.000 €
- DJs regionales – 10.000 €
- Montaje avanzado del escenario – 10.000 €
- Seguridad – 6.000 €
- Servicios de alimentos y bebidas – 10.000 €
- Transporte – 5.000 €
- Alojamiento para los artistas – 10.000 €
- Marketing y promoción – 8.000 €
- Misceláneos – 3.000 €
El festival Nurai se desarrolla en el lujoso escenario de la isla Zaya Nurai, lo que significa que se destaca como un evento exclusivo y de lujo. Curiosamente, fue menos costoso de lo que se podría imaginar.
Organizado por La Table Events, el festival fue un evento ambicioso de dos días con fiestas en la piscina, sets al atardecer y algunos de los nombres más importantes de la música house, todo culminando en una gran fiesta VIP en una villa.
Con un presupuesto de 77.000 €, la planificación financiera detrás de este festival fue tan meticulosa como creativa. Aquí se desglosan los costos para un evento como este, según el Asesor de Presupuestos de Sortlist:
El Asesor de Presupuestos estima que el costo de este evento se situó en el rango medio de eventos de este tipo, después de considerar el precio de todos los elementos que el cliente necesitaba.
Más detalles sobre este desglose de presupuesto se pueden encontrar aquí.
Entonces… ¿deberías externalizar tu evento o hacerlo internamente?
Esperamos que estos proyectos te den una idea más clara de cuánto presupuestar para tu próximo evento, según el tipo de evento que quieras organizar.
A estas alturas, no debería sorprenderte que organizar eventos con éxito no es fácil: hay muchos elementos logísticos que coordinar, proveedores que filtrar y marketing que hacer para garantizar la asistencia.
Cuando el cliente es nuevo y es la primera vez que trabajamos con ellos, su mayor preocupación es tener la seguridad de que va a salir todo bien.
También, muchas veces el otro mayor obstáculo suele ser el precio. Suelen tener ya un presupuesto aprobado, y salirse de ahí es muy difícil. Nuestra contestación suele ser la misma: va a salir bien, pues siempre buscamos la solución para que quede perfecto dentro de las limitaciones.
Ana Castro, directora de operaciones de Babalúa
Por eso, muchas empresas contratan una agencia o proveedor experto que se encargue de estos detalles; ayudan a ahorrar tiempo y dinero en negociaciones. Pero incluso eso puede no ser la mejor opción para todos.
Aquí te explicamos cómo saber si deberías externalizar tus eventos o realizarlos con tus equipos internos.
¿Quién debería externalizar eventos?
- Empresas que carecen de experiencia: los organizadores de eventos profesionales tienen experiencia y conocimiento sobre todos los aspectos de la planificación de eventos, como la logística y los acuerdos con proveedores.
- Empresas con presupuestos ajustados: a largo plazo, externalizar puede ser más rentable que hacerlo internamente debido a mejores relaciones con los proveedores, compras al por mayor y ahorro de tiempo. Una agencia asegura que las empresas sean menos propensas a exceder el presupuesto.
- Empresas sin un equipo dedicado a eventos: externalizar alivia el estrés en los equipos internos, permitiéndoles enfocarse en sus tareas principales.
- Empresas sin acceso a herramientas o tecnología avanzada: los proveedores de eventos a menudo tienen acceso a software y herramientas de gestión de eventos actualizadas para garantizar una experiencia fluida para los asistentes o invitados.
¿Quién debería realizar eventos de manera interna?
- Empresas con un equipo dedicado a eventos: esto significa que tu equipo tiene la experiencia en la ejecución completa de un evento.
- Empresas que desean control total: gestionar un evento internamente da a las empresas control total sobre cada aspecto del evento, desde el presupuesto hasta la dirección creativa, siempre y cuando tengan el conocimiento y la experiencia.
- Empresas que no quieren depender de socios externos: los equipos internos pueden tener una mejor comprensión de la cultura y objetivos de la empresa.
Aunque tanto la organización de eventos interna como la externalizada tienen sus méritos, considera los beneficios a largo plazo y el retorno de la inversión de cada una para la gestión de tus eventos. A medida que los eventos se vuelven más grandes o complejos, la experiencia, el ahorro de costos y la reducción del estrés que conlleva la externalización pueden superar los beneficios de la gestión interna.
Las tres principales razones por las que una agencia convendría más para organizar un evento son el tiempo, la gestión y el ahorro. El mundo de los eventos puede parecer fácil, pero no lo es. Si no es tu actividad principal, gestionar un evento puede llegar a ser caótico, especialmente cuando no se sabe por dónde empezar.
Ana Castro, directora de operaciones de Babalúa
Conclusión
Aunque tanto la organización de eventos interna como la externalizada tienen sus méritos, considera los beneficios a largo plazo y el retorno de inversión de cada una para la gestión de tus eventos. A medida que los eventos se vuelven más grandes o complejos, la experiencia, el ahorro de costos y la reducción del estrés que conlleva la externalización pueden superar los beneficios de la gestión interna.
Los datos de Sortlist destacan los costos variables asociados con diferentes tipos de eventos. En estos escenarios complejos, el proveedor adecuado puede ayudarte a optimizar tus gastos aprovechando el conocimiento experto y accediendo a mejores acuerdos con los proveedores, lo que se traduce en un alto retorno de la inversión.
Al elegir trabajar con profesionales, puedes asegurarte de que tu evento se ejecute sin problemas, se mantenga dentro de tu presupuesto y logre el impacto deseado sin sobrecargar a tu equipo interno. La tranquilidad y la garantía de calidad que ofrece la externalización pueden marcar la diferencia, especialmente a medida que tu evento crece en escala y complejidad.
¿Listo para hacer que tu próximo evento sea un éxito? Visita Sortlist para explorar agencias especializadas en organización de eventos desde Barcelona, Madrid y en cualquier parte de España que pueden ayudarte a ofrecer una experiencia excepcional sin complicaciones. Deja que los expertos se encarguen de los detalles mientras tú te concentras en lo que realmente importa: conectar con tu audiencia y alcanzar tus objetivos comerciales.