Que no te falten estos 4 elementos claves en tu presupuesto de evento
5,00/5¿La clave del éxito al montar un evento? Tener un presupuesto claro, detallado y ajustado a la realidad de tu empresa. Si esto lo combinas con una buena puesta en escena, un tema relevante para tu público objetivo y una excelente convocatoria, tendrás en tus manos un evento inolvidable y con tremendos resultados.
A lo largo de este escrito, te compartimos una pequeña guía que te va a servir para entender mejor el tema del presupuesto para eventos.
¿Por qué es importante contar con un presupuesto de evento?
Al momento de planificar un evento debes tener en cuenta dos elementos fundamentales: los objetivos o metas a lograr y el presupuesto.
El presupuesto es una forma de prevenir, controlar y organizar los gastos en los que va a incurrir tu equipo de trabajo.
Este segundo punto viene dado por el capital que dispones, además es el que te va a permitir entender cuáles son los recursos (materiales, humanos, financieros, etc.) que vas a necesitar a lo largo de la producción y ejecución.
Puedes verlo como una forma de prevenir, controlar y organizar los gastos en los que va a incurrir tu equipo de trabajo. Y te sirve como herramienta para maximizar los ingresos que se generan a partir del evento en cuestión.
Antes de elaborar tu presupuesto, define qué tipo de evento vas a organizar
Antes de empezar el proceso de establecer el presupuesto de tu evento, debes tener claro cuál es el tipo de evento que quieres organizar. Para ello te resultará muy útil hacerte dos preguntas:
- ¿Cuál es el objetivo del evento? ¿Qué quiero lograr?
- ¿Quién es el público de esta experiencia?
Una vez tengas las respuestas, te va a resultar mucho más sencillo entender cuál es tipo de evento. Recuerda que jamás va a ser lo mismo organizar un webinar, una rueda de prensa o una celebración. Cada uno de estos eventos tiene una serie de detalles que cubrir (lugar, catering, personal, asistentes, etc,) y, por supuesto, los costes asociados varían.
Entre los eventos más comunes en el ámbito corporativo destacan:
- Presentaciones de productos o servicios
- Ruedas de prensa
- Aniversarios o celebraciones corporativas
- Eventos de fidelización de clientes
- Ferias o exposiciones
- Juntas de accionistas
- Eventos de recaudación de fondos o apoyo a causas sociales
- Congresos o encuentros
- Conferencias en vivo o a través de webinars
Teniendo claro este punto, puedes pasar al siguiente: elaborar el presupuesto de tu evento.
Cómo elaborar un presupuesto para un evento
Teniendo en mente cuál es el fin último de tu evento, debes entonces pasar a definir cuáles son esas acciones que deben ocurrir para su correcto desarrollo. No olvides establecer los tiempos de ejecución para cada una.
Acto seguido, te recomendamos empezar a visualizar el evento e ir anotando en una lista todas las tareas, elementos, o detalles que quisieras estuvieran presentes dentro de la organización.
Una buena idea es considerar este paso como una carta a San Nicolás. Sólo cuando sepas los verdaderos costes de cada una de esos artículos, es cuando vas a poder recortar gastos y ajustarte al capital disponible.
4 factores que no deben faltar en el presupuesto de un evento
Si bien todoslos gastos de un evento no se pueden pronosticar, y hay otros que pueden variar a medida que se vayan ejecutando, es importante que trates de abarcar lo máximo posible. Recuerda que el presupuesto va a ser tu gran aliado para entender si el evento va a traer ganancias, pérdidas, o si más bien va a lograr el equilibrio entre gastos e ingresos.
Para que tu presupuesto de evento sea realmente útil, los siguientes factores no pueden faltar:
Costos fijos
Por lo general, la planificación de un evento trae consigo una serie de gastos comunes que se dan sin importar el tipo de evento o la cantidad de asistentes.
Antes de la pandemia del COVID-19, algunos de los gastos comunes más frecuentes eran el presupuesto deplan de marketing, los viáticos para el personal que va a apoyar ese día, el alquiler de espacio, los equipos audiovisuales, el personal que va a montar y desmontar todo, sistemas de ventas de entrada o inscripción.
Ahora el mundo ha cambiado, de acuerdo a una de las más recientes encuestas publicadas por PCMA, los eventos en persona se han ido reduciendo y se ha optado por los eventos digitales. No obstante, esta puesta en escena igual tiene una serie de aspectos y gastos en los que se debe incurrir.
Costos variables
Se refiere a esos gastos en los que debes incurrir y que van a variar según la cantidad de asistentes a tu evento. Por ejemplo, el costo del catering de tu evento va a variar si los asistentes son 50, 100 o 500. Lo mismo ocurre con los materiales que vas a repartir entre el público, sean regalos, diplomas, folletos o cualquier otro artículo.
De allí que debas siempre calcular cuántas personas estimas se registren y hacer todos los esfuerzos para alcanzar ese número.
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Imprevistos
No importa el tipo de evento que estés organizando, siempre van a surgir imprevistos. Es por ello que desde Sortlist siempre recomendamos que al montar un presupuesto para un cliente se tenga en cuenta un monto adicional para poder cubrir cualquier gasto adicional que pudiera surgir.
Un buen rango a tener en cuenta es entre el 10% y el 15% del total de egresos reflejados en el presupuesto.
Fuentes de ingresos
Por fuentes de ingresos nos referimos al hecho de que un evento perciba dinero. Este puede venir gracias a patrocinadores, por el cobro de entradas o inscripciones, gracias a la venta de espacios publicitarios, por el pago de espacios para los expositores.
Así como con los egresos, en el principio, es imposible prevenir todos y cada uno de los ingresos que va a tener tu evento. Pero siempre es buena idea irlos mapeando en el presupuesto. Sólo así vas a tener una idea más certera de si este proyecto va a generar pérdidas o no, y de cuáles son las necesidades que existen y cómo se van a costear.
Presupuesto de evento: Ejemplo
Ya para cerrar, queremos darte un ejemplo de un presupuesto para un evento. Recuerda, este debe adaptarse a las necesidades reales de lo que estás organizando, al monto disponible, e incluir las diferentes cotizaciones que has recibido de los proveedores (lo ideal es solicitar al menos 3 por cada rubro).
Puedes armar tu presupuesto en herramientas como Google Sheets o Excel. Procura que ocupe una sola hoja, indicar en el encabezado el nombre del evento y la fecha de realización, la cantidad de invitados estimado.
En caso de que en tu empresa se hayan hecho eventos similares en oportunidades anteriores, entonces te recomendamos comparar los precios para cada una de las actividades que estás realizando, y revisar la lista de proveedores con los que has trabajo.
Para cerrar
La clave para armar un presupuesto apegado a la realidad está en tener claro cuál es el objetivo de tu evento, quién es tu audiencia, quiénes son tus proveedores y cuáles son todas las actividades que quieres realizar. No olvides estimar un monto para imprevistos e incluir siempre los gastos fijos, variantes y las fuentes de ingresos.
Si necesitas ayuda con expertos organizando eventos avísanos y te ponemos en contacto con nuestros expertos.
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