Guía para conseguir patrocinadores para tu próximo evento
5,00/5Todo organizador de eventos entiende la importancia del financiamiento. Más allá de ser el punto de quiebre entre un buen retorno de la inversión y una pésima decisión corporativa, es la clave para lograr una puesta en escena de la mejor calidad y que ayude a promocionar tu marca entre un público determinado, pero puede ser abrumador, por eso siempre existe la opción de contar con la experiencia de profesionales en la organización de eventos.
Es aquí donde entran en juego los patrocinadores, esas marcas que te ayudan a asegurar los recursos necesarios para poder crear una experiencia única y memorable para todos.
Pero, conseguir patrocinadores no es tarea sencilla. Requiere de mucha investigación, planificación, estrategia y cuidados. A lo largo de esta guía te contamos todo lo que necesitas saber para hacer que tu próximo evento sea de la más alta calidad.
¿Qué hacen los patrocinadores?
Los patrocinadores de eventos no son más que otras empresas que están dispuestas a ayudar con el financiamiento, o recursos, a cambio de algo de regreso. Ese algo suele variar entre acceso a la lista de participantes, oportunidades de dar una conferencia, entradas a un precio reducido y exposición de marca que puede venir en diferentes formas dependiendo del tipo de evento.
Para que tu marca logre un buen apoyo financiero por parte de patrocinadores, es fundamental que logres demostrar cuál va a ser el retorno de su inversión. De allí que sea importante abordar los beneficios que representa para cualquier empresa ser un patrocinador de eventos.
Principales beneficios para el patrocinador de eventos
Como bien es sabido el patrocinio de eventos es una oportunidad de exponer una marca a un grupo de personas altamente interesados en un tema determinado. Pero, sus beneficios no terminan allí. Revisemos algunos de los más importantes:
- Permite que la marca conecte a un nivel mucho más personal con sus clientes potenciales. El patrocinio, más allá de darte acceso a un grupo importante de participantes, te brinda información relevante sobre sus gustos e intereses.
- Es una oportunidad de mercadeo eficiente a nivel de costos. Escoger el evento correcto para patrocinar debe darte un retorno de la inversión de 2:1 o hasta de 3:1.
- Permite integrar el mensaje de tu marca con el tema y contenido del evento. De hecho, este tipo de oportunidades de marketing son las que logran una armonía perfecta entre mensaje y canal.
- Es una manera de añadir los datos de contacto de nuevos clientes potenciales a tu base de datos.
- Incrementa la exposición de tu marca en medios de comunicación sin costo adicional.
- Expone tu marca a grandes líderes corporativos que pueden tener intereses similares a los de tu negocio.
Toma la decisión correcta
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Encuentra tu agencia ideal¿Qué motiva a las empresas a realizar patrocinios?
Todo lo antes descrito es motivo suficiente para que las empresas sientan la curiosidad, y estén dispuestas a considerar, la posibilidad de ser patrocinadores. Pero, debes saber venderles esta oportunidad.
Por ejemplo, antes de tener un primer acercamiento debes sentarte a analizar cuáles son las metas o intereses principales de cada una de las empresas que tienes en tu lista de patrocinadores potenciales. Revisa, si son negocios en pro del medio ambiente, o si apoyan temas de sostenibilidad. Si suelen participar en eventos deportivos, de moda, o de qué temas en particular. Esta información te va a ayudar a entender qué tan probable es que accedan a una conversación sobre un posible patrocinio.
En cada acercamiento asegúrate de tratarlos como un posible socio importante en la organización del evento. A fin de cuentas, el trabajo en equipo hace más sencillo y probable el alcance de las metas. Tómate el tiempo de entender quién es su público objetivo y si se alinea con el perfil de los asistentes al evento.
Pero, lo más importante es que siempre tengas un discurso orientado a destacar los beneficios que representa para ellos el patrocinio de tu evento. Ten a mano las respuestas a preguntas sobre el tipo de evento, el tema a tratar, si van a contar con el apoyo de personalidades y quiénes son, el perfil de los asistentes, el número estimado de participantes, los paquetes de patrocinio y su costo.
Beneficios de contar con patrocinadores en tu evento
Dicho esto, es importante revisar por qué tu negocio debería considerar trabajar con posibles patrocinadores en tu próximo evento. Como ya hemos dicho, los patrocinadores son una vía de recaudación de fondos para asegurar que tengas cómo cubrir los costes asociados a la planificación y ejecución de tu evento. Pero eso no es todo.
Contar con la colaboración de empresas reconocidas por tu público objetivo ayuda a generar mayor credibilidad. Sino, piensa por un momento que estás invitado a participar en dos eventos. El primero cuenta con el respaldo de El Corte Inglés y de Zara. El segundo no tiene patrocinadores y es organizado por alguna empresa de tu localidad. ¿A cuál acudirías? Seguramente te sentirías más cómodo comprando entradas para la primera actividad. A fin de cuentas está financiado por dos de las empresas más grandes del país.
Adicionalmente, los patrocinadores ayudan a aumentar el alcance y visibilidad de tu evento. Su base de clientes posiblemente sienta la curiosidad de conocer más de qué se trata y, si es de su interés, registrarse y asistir.
Por último, un patrocinador puede apoyar con algunos de sus productos o servicios para garantizar que cada persona que participe viva la mejor experiencia posible. Imagina que estás organizando una recaudación de fondos para una organización sin fines de lucro. Uno de tus patrocinadores es Coca Cola y su apoyo consiste en un aporte monetario y en las bebidas para la actividad.
Por un lado, estarías recibiendo fondos, por el otro reducen la cantidad de dinero que debes invertir en bebidas, pues ellos asumen ese gasto.
Dicho esto queda que te preguntes ¿quiénes van a ser los patrocinadores de tu próximo evento? Si necesitas ayuda en la organización de las actividades y en la búsqueda de patrocinadores, puedes ponerte en contacto con nuestras agencias aliadas en el sector. Todas tienen las habilidades necesarias para hacer de tu próxima idea una realidad.
Tipos de patrocinios
Cuando hablamos de patrocinio la mayoría de las personas tiende a pensar en apoyo en dinero. Pero, hoy en día existen diferentes maneras en las que una empresa puede colaborar con tu evento. Veamos las más comunes:
- Dinero: las empresas aportan dinero a cambio de exposición y visibilidad de su marca.
- Producto o servicio: los patrocinadores, dependiendo de su foco de negocio, apoyan con bienes que pueden ir desde comida, bebidas, locación, transporte, hasta premios, pantallas, sonido, iluminación, etc.
- Cobertura en medios: hay quienes prefieren apoyar en la promoción del evento y ofrecen espacios gratuitos de publicidad en su sitio web y redes sociales. Otros, como es el caso de los influencers, realizan la cobertura y reportaje el día de la puesta en escena.
La forma en que se ofrece el patrocinio va a depender de varios factores: el coste de tus planes, el nivel de exposición que le ofrece a las marcas, la industria en la que se encuentra cada empresa, los productos que tienen en su catálogo, etc.
Nuestra principal recomendación es que siempre que tengas una reunión con un posible patrocinador, asistas con la disposición de escuchar qué pueden ofrecerte, negociar y lograr un acuerdo en el que ambas partes salgan beneficiadas. Recuerda que esto es un proceso y siempre vas a necesitar apoyo en diferentes áreas.
Pasos para conseguir patrocinadores para tu próximo evento
A continuación te contamos cuáles pasos debes seguir para conseguir patrocinadores para tu próximo evento.
- Investiga quiénes pueden patrocinar tu evento: empieza este proceso revisando quiénes son tus principales aliados y quién es su público objetivo. Analiza qué otras empresas y sectores podrían estar interesados y cómo puedes establecer una conexión con ellos. Busca el nombre y dato de contacto de la persona correcta para tomar este tipo de decisiones.
- Cuenta la historia de tu organización: parte clave de este proceso es que logres contar una historia que mueva la fibra emocional de tus posibles patrocinadores y que conecte con ellos a nivel de valores.
- Define los incentivos para los patrocinadores: este punto es de los más importantes. Aquí debes dedicarte a dejar muy claro qué beneficios trae el patrocinio para las empresas. Trata de incluir ejemplos de cómo luciría su marca en el material de marketing, en vídeos, redes sociales, material POP, etc.
- Busca datos que refuercen tu mensaje: datos sobre tu audiencia, evento, experiencias pasadas, metas y demás puede ayudarte a convencer a las terceras partes de invertir y financiar tu evento.
- Conoce a tu patrocinador potencial: tómate el tiempo de conocer a las empresas que tienes en la lista de patrocinadores potenciales. Enfócate en sus valores, misión, visión, obstáculos, público objetivo. Todos estos datos te van a ayudar a conectar con ellos en un nivel profundo y cercano.
- Conecta y agenda reuniones: ahora que ya tienes toda la información, tienes 2 nuevas tareas. Por un lado, debes terminar de armar una presentación bien robusta y convincente. Por el otro, debes agendar reuniones o llamadas con todos los contactos que aparecen en tu lista. A medida que te vas reuniendo con cada uno de los profesionales tu discurso y tu manera de acercarte va a mejorar. Recuerda, la clave está en escuchar lo que ellos tienen como contraoferta.
Recomendaciones finales
El proceso de conseguir patrocinadores no es sencillo. De allí que nuestra recomendación sea siempre comenzar por aquellas organizaciones que tengan:
- Harta experiencia patrocinando eventos similares al que tú quieres organizar.
- Una cantidad interesante de seguidores tanto en redes sociales como en su sitio web.
- Un grupo específico de apoyo: mujeres, niños, madres, dueños de mascotas, animales, medio ambiente, etc.
- Una gran cantidad de empleados.
- Una marca reconocida y respetada por las personas.
- Una misión fuerte y emotiva.
Aquellos negocios que encajan en este perfil tienden a ser más propensos a aceptar ser patrocinadores y brindar colaboración en el desarrollo y montaje de un evento. Ahora, si sientes que este tema puede ser muy abrumador, siempre tienes la opción de recurrir a expertos en organización de eventos. De seguro ellos pueden ayudarte a organizar los materiales, cartas y planes de patrocinio.
