5 pasos para encontrar al mejor organizador de eventos en España
Ùltima actualización en 22 enero 2024 a las 12:55 pm
5,00/5Montar un evento es complejo. Son momentos de mucho estrés y responsabilidad, donde se debe cuidar hasta el mínimo detalle para garantizar la mejor calidad y experiencia para los asistentes. De allí, que nuestra recomendación sea dejarlo en manos del mejor organizador de eventos de toda España.
Nos referimos a esas agencias y profesionales que se han dedicado por años a hacer realidad exposiciones, cursos, conferencias, funciones, y mucho más. Que entienden y dominan el arte de la negociación con proveedores, de la planificación y del manejo de la presión. Así como hay quienes son conocidos por las bodas y fiestas, hay otros que están especializados en eventos para una industria en particular. Por ejemplo, si buscas empresas de catering, también puedes encontrarlas en regiones específicas y puedes evaluar entre empresas de catering en Valencia recomendadas, en Madrid, Barcelona o la ciudad en la que se vaya a organizar el evento.
Sigue leyendo y descubre cuáles son los pasos que debes seguir para empezar a trabajar con los mejores organizadores de eventos del país.
¿Qué es un organizador de eventos?
Un organizador de eventos, sea una persona o una agencia, es aquel que se dedica a negociar, coordinar y promover eventos de diferentes tipos. Entre los que se incluyen:
- Reuniones corporativas
- Conferencias
- Eventos de recaudación de fondos
- Lanzamiento de productos
- Eventos virtuales
- Fiestas
- Cumpleaños
- Viajes
- Etc.
Su trabajo va muy de la mano con aquellos que los contratan. A fin de cuentas, deben entender con detalle las expectativas que tienen y las metas que buscan cumplir al organizar este tipo de actividades.
De hecho, sus responsabilidades van más allá de estar pendiente de proveedores o de brindar la mejor experiencia a los asistentes. Involucra tareas que posiblemente ni siquiera habías considerado. La selección de la locación, hasta la decoración, iluminación, sonido e invitaciones son parte de las funciones que este personal va a ejercer.
Principales responsabilidades de un organizador de eventos
El organizador de eventos está involucrado en cada uno de los detalles de organización y puesta en escena de la actividad que quieres realizar.
Sus tareas se agrupan en 8 puntos:
- Entender las expectativas y objetivos del cliente. Este es el punto de partida para lograr el éxito, la agencia que contrates debe sentarse contigo y recolectar la mayor cantidad de información que le permita entender qué estás buscando montar.
- Desarrollar un concepto creativo y diseño para el evento. Esto incluye la selección de una paleta de colores, decoración, estética que vaya alineada con la visión de tu marca y los objetivos a lograr.
- Crear y gestionar un presupuesto ajustado a la realidad del cliente. Parte de la información que el organizador de eventos debe tener es el presupuesto total con el que cuenta y asegurarse de trabajar ajustado a esos números.
- Identificar posibles locaciones, presentarlas al cliente y coordinar la contratación del lugar. En este punto debes asegurarte que los organizadores tomen en cuenta los equipos audiovisuales necesarios, soporte técnico, sillas y mesas, y cualquier otro detalle.
- Gestionar la contratación y negociación de diferentes proveedores. Dependiendo del tipo de evento, la organizadora debe asegurarse de que todos los productos y servicios lleguen a tiempo y cumplan con los estándares de calidad que has solicitado.
- Gestionar el calendario y proyecto. Parte de su rol es asegurarse de que las tareas se cumplan a tiempo, así como la organización de ensayos, montaje, desmontaje, etc. Las actividades y metas a cumplir van a depender del tipo de evento que estés organizando.
- Supervisar la ejecución el día del evento. Aquí se incluye todo lo relacionado con proveedores, posibles problemas, logística, y puesta en escena. Es su responsabilidad garantizar que todo salga como estaba planeado.
- Hacer una evaluación post-evento. Su trabajo no termina el día de la ejecución sino cuando se haya hecho una revisión de los comentarios de los asistentes, se identifiquen áreas de mejora, se pague a todos los proveedores, y te entreguen un reporte completo.
¿Sencillo? En lo absoluto. Por eso, siempre recomendamos que se deje en manos de expertos todo lo relacionado con la organización de eventos.
¿Qué hace que un organizador de eventos sea efectivo y especial?
Existen ciertos rasgos que hacen que un organizador de eventos sea más efectivo que los otros. Por un lado, deben tener habilidades excepcionales de organización y planificación. Además, deben saber adaptarse al cambio y responder a las solicitudes de sus clientes, por muy absurdas que puedan ser.
Un buen organizador de eventos sabe:
- Escuchar y entender las necesidades de sus clientes.
- Buscar soluciones y opciones varias para presentarle a sus clientes.
- Estar disponible los 365 días del año, las 24 horas del día y los 7 días de la semana.
- Mantener la calma y ser positivo ante las adversidades.
- Gestionar relaciones y negociar con proveedores y participantes.
- Organizar eventos de cualquier tipo. Desde bodas hasta conferencias y viajes.
- Elaborar y gestionar presupuestos.
- Gestionar relaciones con autoridades públicas.
- Supervisar equipos de trabajo.
- Ser creativo y brindar nuevas ideas.
- Ser un buen líder.
Organizadores de eventos hay muchos. Una búsqueda rápida en Google nos arroja más de 9 millones de resultados. Pero, ¿cómo elegir al mejor?
5 pasos para contratar a los mejores organizadores de eventos
A continuación te explicamos los pasos que debes seguir si quieres trabajar de la mano de los mejores organizadores de eventos de toda España.
Paso 1: Determina el objetivo a lograr
Antes de siquiera empezar a pensar en quién contratar, debes tomarte el tiempo y pensar, analizar y escribir un esbozo del evento. Allí debes incluir el objetivo a lograr, el presupuesto total, el target a quién va dirigido, y algunas ideas que seguramente se te van ocurriendo en este proceso.
La idea es que tengas cierta información en blanco y negro para que puedas tener una conversación más cercana a la realidad con las diferentes agencias de organización de eventos con las que te vas a reunir.
Paso 2: Busca especialistas en el tipo de evento que quieres realizar
Hay miles de opciones de organización de eventos en España. Pero, no todos se especializan en el mismo tipo de eventos. Así como hay quienes son conocidos por las bodas y fiestas, hay otros que están especializados en eventos para una industria en particular.
Dependiendo de lo que quieras hacer, es importante que trabajes con profesionales especializados en ese campo. Eso te brinda acceso a una base de datos más ajustada a tus intereses, así como a un equipo que entiendo mejor el nivel de producción que deben montar.
Paso 3: Indaga sobre habilidades clave
Ser un organizador de eventos implica ser especialista en varias áreas. Pero, al momento de evaluar diferentes opciones para contratar, debes enfocarte en investigar si tienen habilidades en las áreas en las que más ayuda necesitas. Por ejemplo, no todos los clientes necesitan ayuda profesional en la búsqueda de la locación pues ya cuentan con una. Pero, si necesitan expertos en la negociación con proveedores.
Las habilidades que debes buscar van a depender netamente de lo que tu equipo tenga para ofrecer y las áreas en las que necesite apoyo.
Paso 4: Pide recomendaciones
Habla con personas que conozcas, y en cuya opinión confíes, y pídeles recomendaciones de organizadores de eventos. Pregúntales por su experiencia, en qué los ayudaron, cómo fue el trato, cómo estuvo el manejo de presupuesto y la ejecución, así como los logros que tuvieron. Mientras mayor detalles te puedan ofrecer sobre la relación mejores oportunidades tienes de conseguir al organizador ideal.
A veces, el boca a boca es el mejor canal para dar en el clavo en el proceso de selección de tus aliados. Además, te recomendamos revisar nuestra lista de 100 mejores agencias de organización de eventos de España, allí encontrarás una serie de aliados potenciales que cuentan con la experiencia necesaria para lograr el éxito.
Paso 5: Reúnete con los posibles candidatos
Agenda una reunión de briefing con cada uno de los posibles organizadores de eventos que estás considerando. Ofréceles un poco de detalle de lo que quieres lograr y enfócate en conocer más sobre su experiencia trabajando en el tipo de actividad que quieres hacer.
Una vez hayas terminado las reuniones iniciales, busca reducir tu lista a los mejores 3 candidatos. Con ellos, debes dedicarte a entender mejor sus planes de contingencia, estrategias de manejo de presupuesto, principales aliados comerciales, etc. Además de pedirles su propuesta económica.
Ya con esta información puedes tomar una decisión y contratar a tu aliado en la organización de eventos.
Resumiendo
Como puedes ver, montar un evento no es tarea fácil. Es algo complejo que involucra una serie de tareas y detalles que deben cuidarse. De allí que la mejor opción, y con frecuencia la más rentable, sea contratar a un experto en el sector. Estas agencias cuentan con personal calificado, años de trayectoria, aliados comerciales y diferentes planes de contingencia para cualquier imprevisto que pueda ocurrir.
Está en tus manos elegir la correcta, pero siguiendo estos 5 pasos eliminas cualquier oportunidad de error:
- Determina el objetivo a lograr
- Busca especialistas en el sector
- Indaga sobre habilidades clave
- Pide recomendaciones
- Reúnete con los posibles candidatos
Con esto, estás listo para empezar la búsqueda del tu próximo organizador de eventos.
