Evitar malentendidos: 6 consejos esenciales para comunicarse con un proveedor de servicios
5,00/5Comunicarse con un proveedor de servicios eficazmente es la clave del éxito detrás de cada una de las relaciones fructíferas que se han dado entre las diferentes empresas y sus socios comerciales.
Prácticas como facilitar información relevante, adoptar un enfoque colaborativo, utilizar hojas de evaluación colaborativas y ofrecer comentarios constructivos, fomentan no sólo la transparencia, sino el entendimiento y el respeto entre ambas partes.
Siguiendo estos 6 consejos que aquí compartimos empresas como la tuya pueden crear un entorno de trabajo propicio para construir una relación laboral sólida con tus diferentes proveedores de servicios.
Exploremos estas estrategias para comunicarse con un proveedor de servicios que van a garantizar el éxito de tu próxima colaboración.
Facilita información relevante
A la hora de colaborar o traspasar todo un proyecto a un proveedor de servicios, puede resultar difícil identificar toda la información que hay que transmitir. ¿Qué tipo de información es necesaria y cuál es excesiva?
Dependiendo del tipo de proyecto del que se encargue el proveedor de servicios y de las expectativas que tenga tu empresa, es posible que debas proporcionarles datos adicionales a los que originalmente habías pensado.
Aquí es donde te recomendamos seguir el enfoque B.E.A.D. (por sus siglas en inglés: Background, Expectations, Access, Data.)
Antecedentes o Background
Nadie conoce tu empresa tan bien como tú. Pero, para que el proveedor de servicios pueda llevar a cabo un proyecto con éxito, tiene que poder ponerse en tu lugar y comprender «quién eres tú».
Facilítales un breve resumen de tu empresa de 150 palabras que les permita responder esa pregunta. Incluye información sobre dónde empezó tu negocio, dónde está ahora y dónde quieres estar en el futuro.
Expectativas
Esta es posiblemente la información más importante que vas a tener que comunicarle a tu proveedor de servicios. De hecho, queremos hacer tanto hincapié en este punto que hemos creado toda una sección sólo para él.
Si quiere saber más ve de inmediato a la sección «Define claramente tus expectativas».
Acceso
Una información que se olvida con facilidad, pero que es crucial compartir con los proveedores de servicios, es el acceso. Identifica si hay redes o plataformas específicas a las que el proveedor va a tener que acceder para llevar a cabo el proyecto.
Para garantizar la confidencialidad, facilita al proveedor de servicios sus propios códigos de acceso a estas redes. Cuando sea posible, considera la opción de ofrecer acceso restringido sólo a la información o a las áreas en las que necesiten trabajar.
Las plataformas como Dashlane son una excelente forma de proporcionar acceso restringido a una organización externa. Esta plataforma de gestión de contraseñas permite a las empresas y a las personas compartir datos de acceso con terceros sin que éstos vean realmente la información confidencial. El administrador de la cuenta de Dashlane de tu empresa puede simplemente enviar las contraseñas a un correo electrónico proporcionado por el proveedor de servicios, y tú siempre vas a poder controlar a qué sitios pueden acceder.
Esta herramienta también puede resultar útil en momentos de urgencia. Supongamos que no estás en tu oficina y alguien piratea alguna de tus cuentas en redes sociales. Tú no sabes cómo manejar la situación, pero tu proveedor de servicios sí. Al usar Dashlane, puedes otorgarles acceso temporal a la cuenta comprometida sin revelar la contraseña real. Esto no sólo les permite tomar medidas rápidas para proteger tu cuenta, sino que también garantiza que puedan resolver el problema sin tener visibilidad total de tus credenciales.
Datos
Además de facilitar el acceso, ten en cuenta los datos necesarios para el proyecto. Comunica el tipo de datos necesarios, su formato y cualquier fuente de información específica que el proveedor de servicios tenga que conocer.
Asegúrate de proporcionar sólo la información necesaria, es decir, limítate a las cifras y datos relevantes para el proyecto en cuestión.
Define claramente tus expectativas
En esta fase, es esencial que tus expectativas estén claramente definidas para que el proveedor de servicios comprenda, desde el principio, los resultados deseados y pueda trabajar en su consecución.
Dentro de tus expectativas, vas a tener que detallar ciertos puntos clave:
- Resumen del proyecto
- Presupuesto
- Calendario
- Público objetivo
- Objetivos
- Indicadores clave de desempeño – KPIs
- Impacto empresarial
Es posible que tengas que la manera de presentar estos puntos varíe en función del tipo de proyecto que estés llevando a cabo con cada uno de tus proveedores. Para ayudarte, hemos creado una hoja que puedes utilizar y rellenar fácilmente con la información de tu negocio.
Para acceder a ella, sólo debes copiar y empezar a rellenar esta plantilla gratuita de «Comunicarse con el proveedor de servicios – Expectativas».
Resumen del proyecto
Para establecer el contexto y ayudar al proveedor de servicios a comprender la importancia del proyecto, empieza por ofrecerles un breve resumen del proyecto, los objetivos y la relevancia que tiene para tu empresa.
Busca siempre responder a la pregunta: ¿Cuál es la frase clave que explica el proyecto?
Por ejemplo: «Somos una cafetería independiente en el centro de Madrid y queremos aumentar nuestra presencia en las redes sociales para promocionar nuestro negocio entre un público más joven y aumentar el número de clientes».
Presupuesto
Para evitar costes imprevistos al final del proyecto, asegúrate de incluir el presupuesto total del proyecto. Pero no te limites, trata de especificar cuánto quieres destinar a cada objetivo para que el proveedor de servicios pueda planificar y asignar los recursos necesarios.
Calendario
Comunicar un calendario claro al proveedor de servicios es esencial para asegurarte de que entiende cuándo esperas que el proyecto esté terminado. También es importante comunicar cuáles son esos plazos internos para cada uno de los objetivos específicos a lo largo del proyecto que te gustaría que se cumplieran.
Público objetivo
Un dato clave que a menudo se pasa por alto es el público objetivo. Este va a orientar el proyecto y sus objetivos. Trata de ser lo más detallado posible a la hora de comunicar quién es el target de tu empresa al proveedor de servicios. Incluye detalles como datos demográficos, comportamientos, preferencias y puntos débiles.
Objetivos
Aunque tengas una meta global para el proyecto, es importante desglosarla en distintos objetivos, cada uno de ellos representado por metas específicas. Estos objetivos deben estar claramente definidos, cada uno con su propio conjunto de resultados que deseas alcanzar.
Tus objetivos pueden adoptar la forma de metas como «aumentar el tráfico del sitio web» o «aumentar la participación en las redes sociales».
KPIs
La mejor forma de medir el rendimiento es a través de indicadores clave de desempeño (KPI). Al definir estas métricas, puedes comunicar claramente al proveedor de servicios cómo vas a medir el éxito del proyecto.
Tus indicadores también van a tener que mostrar las cifras actuales frente a los objetivos que debe cumplir el proveedor de servicios.
Los indicadores clave de desempeño siempre deben ser cuantificables, estar sujetos a plazos y ajustarse a los objetivos de la empresa.
Impacto empresarial
Por último, es importante que comuniques al proveedor de servicios cuál es el impacto empresarial que se pretende lograr con cada objetivo. En otras palabras, busca siempre responder a la pregunta: «¿Qué logrará este objetivo a nivel empresarial?».
Exponer claramente los resultados y beneficios esperados de cada objetivo le va a permitir a tus proveedores de servicios comprender la importancia global de sus esfuerzos y cómo contribuyen al éxito general de tu empresa.
Aunque tú tengas una serie de expectativas para el proyecto, las líneas maestras definitivas del mismo tendrán que crearse a partir de una conversación de colaboración con el proveedor de servicios. En cuanto a elementos como el presupuesto y el calendario, puede que ellos tengan una mejor visión de lo que es factible y realista para los objetivos que deseas alcanzar.
Date a sí mismo, y al proveedor de servicios, tiempo suficiente para planificar todos estos detalles antes de empezar el proyecto en sí.
Utiliza una ficha de evaluación compartida
Una hoja de evaluación compartida puede ayudar en la colaboración entre empresas y proveedores de servicios. No sólo proporciona un enfoque estructurado y normalizado para evaluar el progreso, el rendimiento y los resultados del proyecto. Sino que también promueve la transparencia y la responsabilidad mutua al garantizar que los criterios de evaluación se ajustan a los objetivos generales del proyecto.
Al brindar canales de comunicación claros para todas las evaluaciones, ambas partes pueden debatir constructivamente los avances y resultados, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos. La hoja de evaluación compartida 20/60/20 también ayuda a comparar los resultados con los indicadores clave de desempeño (KPI) predefinidos, proporcionando información valiosa sobre el progreso y el rendimiento de los objetivos y del proyecto en general.
Mediante el uso de esta herramienta, las empresas y los proveedores de servicios pueden generar confianza y evitar malentendidos durante el proyecto o al final del mismo.
Puedes leer más sobre cómo evaluar o dar feedback a un proveedor de servicios, o aquí tienes acceso directo a la hoja gratuita del método 20/60/20 para que la completes.
Adopta un enfoque colaborativo
La colaboración es esencial en cualquier comunicación con los proveedores de servicios.
Aunque tengas unas expectativas claras para el proyecto, es importante reconocer que el esbozo final del proyecto debe ser el resultado de la colaboración entre ambas partes.
Por un lado, te va a aportar valiosos conocimientos, experiencia y una nueva perspectiva que puede contribuir al éxito del proyecto. Por el otro, te va a ayudar con algunas expectativas de las que puedes no estar seguro, tal y como es el caso del presupuesto.
Crea un diálogo abierto y fomenta la participación activa del proveedor de servicios. Planifica reuniones periódicas, sesiones de intercambio de ideas y revisiones del progreso para establecer una comunicación continua y un entendimiento mutuo.
Este enfoque de colaboración no sólo puede fortalecer la relación entre tu empresa y el proveedor de servicios, sino también aumentar las posibilidades de que el proyecto tenga éxito y ambas partes queden satisfechas con el resultado.
Comunícate con regularidad
La comunicación regular es un componente clave al momento de trabajar eficazmente con un proveedor de servicios. Es el que te va a fomentar la transparencia, a generar confianza y a fortalecer las relaciones de trabajo. Es el que le permite a la empresa mantenerse informada del progreso del proyecto, realizar ajustes a tiempo y abordar los problemas antes de que se les escapen de las manos.
Por ello es fundamental que establezcas canales de comunicación claros y coherentes. Que programes controles periódicos, actualizaciones de los progresos y revisiones de los hitos. Pero sobre todo, que aproveches estos momentos para abordar cualquier preocupación, pero también para celebrar los éxitos.
Puedes utilizar diversas herramientas de comunicación: videoconferencias, correo electrónico, llamadas telefónicas o mensajes de texto. Por supuesto, las reuniones cara a cara también son una opción, aunque cada vez son menos habituales.
No obstante, asegúrate de dejar claro, desde el principio, cuáles son tus métodos de contacto preferidos y los de ellos. Algunos proveedores de servicios pueden ser más receptivos con ciertas herramientas que con otras, o simplemente no utilizar canales determinados.
Haz comentarios constructivos
Tanto la empresa como el proveedor de servicios deben estar dispuestos a intercambiar opiniones constructivas, no sólo al final de la colaboración, sino también a lo largo de todo el proyecto. La retroalimentación difiere de la hoja de evaluación en que es un lugar designado para que reflexionen juntos sobre la evaluación y compartan sus opiniones sobre distintos puntos.
Disponer de varios puntos de retroalimentación a lo largo del proyecto puede evitar que los malentendidos o frustraciones se conviertan en una bola de nieve en la que alguien quede descontento con los resultados del proyecto.
Conclusión
En conclusión, la comunicación y la colaboración efectiva son las piedras angulares del éxito de una asociación para un proyecto. Al esbozar la visión general del proyecto, el presupuesto, el calendario, el público objetivo, los objetivos, los indicadores clave de desempeño y el impacto empresarial, se proporciona un marco completo para que el proveedor de servicios alinee sus esfuerzos con los objetivos de tu empresa.
El cuadro de mando conjunto, en particular la metodología 20/60/20, sirve de hoja de ruta para evaluar los progresos y los resultados de referencia. Mientras que los circuitos de retroalimentación constructiva a lo largo del proyecto evitan malentendidos y aumentan la satisfacción general.
Crea un entorno que permita que el proyecto salga adelante estableciendo canales de comunicación claros, fomentando la participación activa y utilizando diversas herramientas de comunicación.
