Cuando formas parte del equipo de ventas de una empresa, siempre llega el momento de revisar los KPIs de ventas.

Pero ¿qué son? ¿Cuáles usar? ¿Cómo definirlos y medirlos? ¿Cada cuánto se deben revisar?

A lo largo de este artículo te respondemos estas preguntas y más que pudieras tener, especialmente si eres nuevo en el área.

Índice de contenido

¿Qué es un KPI de ventas?

Lo primero que debemos revisar es el concepto de KPI de ventas. El Key Performance Indicator (KPI por sus siglas en inglés) no es más que una métrica que se usa para medir qué tan efectivas están siendo tus estrategias de ventas.

Qué son los KPIs de ventas

Dicho de otra forma, son los indicadores que van a servir como referencia para evaluar la gestión del departamento y sus avances respecto a los objetivos del negocio.

Por lo general, tanto el departamento de ventas, como la alta gerencia, revisa estos indicadores para entender cómo se está moviendo el embudo de ventas y cómo se pueden optimizar los procesos para alcanzar mejores resultados.

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Los 8 principales KPIs de ventas

Existe una gran variedad de KPIs de ventas. Desde Sortlist consideramos que el exceso de información puede ser abrumador, por lo que queremos animarte a identificar cuáles son aquellos datos que te permiten entender si las acciones que estás llevando a cabo están siendo efectivas o no.

Para ayudarte en este proceso, a continuación compartimos los 8 KPIs de ventas que sirven de base para cualquier equipo de ventas.

1- Leads generados

Uno de los primeros KPI en los que debes trabajar es el número de leads, o clientes potenciales, de tu empresa. El objetivo de tener este dato es para poder conocer cuántas personas están mostrando interés por tus productos o servicios y con cuántas están logrando cerrar las ventas. Para convertir sus leads en clientes, lea este artículo sobre el lead nurturing.

Para entender quiénes son tus leads, debes revisar quiénes se han suscrito a tu boletín y/o al blog, quiénes se han registrado para eventos de tu empresa, quiénes han descargado material de tu sitio web, quiénes tienes registrados en tu CRM o en una base de datos (incluyendo el correo electrónico).

Básicamente cualquier que haya mostrado interés a través de alguna de las acciones de marketing que hayas desarrollado.

El cálculo de los leads generados se hace revisando cuántos se registraron durante un período determinado. Por ejemplo, si quieres evaluar los leads generados durante el período de las vacaciones de verano, solo debes sumar la cantidad de registros nuevos que se dieron durante los meses correspondientes.

Este KPI de ventas responde a la pregunta ¿Cuántas personas están interesadas en mis productos o servicios?

2- Sales Qualified Leads (SQL)

Por Sales Qualified Leads nos referimos a aquellos clientes potenciales generados por el departamento de marketing y que han pasado por varias las diferentes etapas del embudo de ventas hasta el punto de recibir una cotización o propuesta económica.

Conocer este dato te va a permitir entender mejor con cuántos potenciales has trabajo, a cuántos se les he enviado una propuesta y cuántos de ellos han tomado la decisión de avanzar a la siguiente etapa y concretar la compra.

Para obtener este KPI solo debes revisar cuántos de los prospectos generados por el equipo de mercadeo han recibido una cotización o propuesta económica.

Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos asumir que durante el verano se generaron 1000 prospectos, de los cuales 50 han solicitado una cotización. Tus SQLs del verano de 2021 serían esas 50 personas.

Este indicador responde a la pregunta ¿Cuántos leads han recibido cotizaciones o presupuestos?

3- Tasa de conversión

Este indicador te va a ayudar a entender qué tan efectivo está siendo el desempeño de tu equipo y de tus procesos de ventas. Además, si tu proceso de ventas está formado por varias etapas, este número te va a permitir ver con claridad en qué punto logras retener, y en cuál pierdes, la mayor cantidad de clientes.

kpis de ventas

La tasa de conversión se calcula dividiendo la cantidad de ventas concretadas entre el total de prospectos generados. El resultado se debe multiplicar por 100 para convertirlo en porcentaje.

Tasa de conversión: (ventas concretadas/total de prospectos generados) x 100

Si seguimos con el caso anterior y asumimos que se lograron cerrar 20 ventas, entonces la tasa de conversión sería (20/1000)x100, lo que da un total de 2%, una tasa considerada buena.

Este KPI responde a la pregunta ¿Qué tan estable es mi tasa de conversión?

4- Ingresos totales

Uno de los indicadores más fáciles de obtener pues basta con revisar el total de los ingresos facturados en un período determinado.

Conocer este número tiene múltiples funciones. Primero sirve como motivación para tu equipo, pues les permite ver cuánto han logrado generar. Además, es una forma sencilla de ver qué tan cerca, o lejos, están de la meta de ingresos (semanal, mensual, trimestral o anual) de la empresa.

Este indicador responde a la pregunta ¿Cuántos leads calificados resultan en ventas?

5- Ingresos por productos

Este dato te va a ayudar a identificar cuáles son tus productos más exitosos y tomar decisiones estratégicas para impulsar aún más tus ventas y restas esfuerzos a otras líneas que no están generando ingresos suficientes.

Para conocer cuáles son los ingresos por productos, basta con revisar los ingresos totales y de dónde se han generado.

Además, desde Sortlist te queremos animar a hacer el ejercicio de revisar la tasa de conversión para los productos considerados como más exitosos.

Este KPI de ventas responde a la pregunta ¿Cuáles son los productos o servicios que generan más ingresos?

6- Ticket promedio

Viene siendo uno de los principales KPIs de ventas de cualquier equipo de ventas pues está ligado con la facturación. El ticket promedio se refiere al valor promedio de las compras que cada cliente hace a tu empresa.

Para calcularlo existen dos formas. La primera es tomando la facturación bruta de tu empresa en un período determinado y dividirla entre el total de las ventas de ese mismo período. La segunda es dividiendo el total de las ventas logradas en un período determinado entre el número de clientes que hicieron esas compras.

Si seguimos con el ejemplo de las ventas logradas en verano (20) y asumiendo que los ingresos fueron de €1500 en total. El ticket promedio para ese negocio sería €75 (1500/20).

Este indicador responde a la pregunta ¿Cuánto es el ingreso promedio por cliente?

7- Ciclo de venta

Este KPI sirve para ayudarte a entender cuánto tiempo demora, en promedio, un lead en convertirse en cliente. Es decir, todo lo que tarda para ir de ser un simple visitante en tu sitio web a formar parte de la base de clientes o usuarios de tu empresa

Este dato llega a ser sumamente valioso pues te va a servir de base para definir estrategias y acciones orientadas a reducir los tiempos del ciclo de ventas y así lograr incrementar la cantidad de clientes en un menor lapso de tiempo.

Para sacar este indicador debes sumar el número de días que transcurren desde el primer contacto hasta la conversión del cliente de todas las operaciones que hayas realizado en un período de tiempo determinado. Acto seguido, debes dividir el total de días para todas las ventas combinadas entre el número total de operaciones. El resultado es el número de días promedio para completar el ciclo de ventas.

Ciclo de venta: total de días que transcurren desde día 1 hasta venta de todas las operaciones/número total de operaciones

Este KPI responde a la pregunta ¿Cuánto tiempo tardan los prospectos en convertirse en clientes?

8- Costo de Adquisición de Clientes (CAC)

El CAC o costo de adquisición de clientes busca calcular cuánto es la inversión realizada por tu empresa para lograr que un visitante se convierta en cliente.

Para calcularlo debes conocer cuáles, y de cuánto, han sido los gastos que se han hecho, tanto por el equipo de mercadeo como por el de ventas, para cerrar estas ventas.

Así como los clientes logrados en el período de tiempo establecido para el análisis que estás realizando. Una vez tengas ambos datos, debes dividir la inversión total entre el número de nuevos clientes.

El resultado arrojado será el estimado de costo de adquisición de cada nuevo usuario o comprador.

CAC: inversión total en mercadeo y ventas / clientes logrados

Este KPI sirve como referencia además para darte cuenta de cuáles estrategias están logrando levantar una mayor cantidad de prospectos calificados, y si el gasto que se está haciendo para lograr cada nuevo cliente es mayor o menor del ingreso que este representa.

Este indicador responde a la pregunta ¿Cuánto cuesta cada cliente?

Como puedes darte cuenta, revisar y analizar los KPI correctos te sirven de termómetro para medir los resultados que está logrando el equipo de ventas y si están alcanzado las metas establecidas por el director comercial.

Procura siempre alinear los indicadores con el equipo de marketing, recuerda que ambas direcciones trabajan de la mano para lograr un objetivo común: incrementar los ingresos de tu negocio.

La importancia de los KPIs de ventas

Calcular y revisar los indicadores de ventas son una excelente oportunidad para entender cómo se está desarrollando el departamento, quiénes están logrando los mejores resultados, y cuáles son las áreas de oportunidad que existen. Los KPI son la base para la toma de decisiones acertadas e informadas.

De allí que desde Sortlist te invitemos a hacer revisiones frecuentes con todos los miembros del equipo.

Algunas de las principales razones por las que consideramos oportuno hacer estas revisiones, sin importar el modelo de negocio que tengas andando son:

1- Ayudan a determinar cuáles son las fortalezas y debilidades del departamento

Como puedes ver en los 8 indicadores principales que compartimos, muchos de ellos están diseñados para guiarte en el proceso para descubrir cuáles son los puntos débiles de tus procesos de ventas, o cuáles son los canales que te generan las oportunidades de ventas más costosas, o incluso a definir cuáles son los momentos del embudo de ventas donde pierdes más prospectos.

Conocer y entender esta información te va a ayudar a afinar las acciones que requieran de tu atención, a reformar procesos para hacer que las personas se muevan más rápido por todos los puntos del embudo de ventas e incluso a redefinir cuáles son los productos en los que se va a invertir más tiempo y recursos.

2- Permiten gerenciar de forma objetiva

Los KPI son la clave para hacer una evaluación objetiva tanto del proceso de ventas, como de las personas involucradas. Más allá de asumir cuál de tus ejecutivos de ventas está siendo efectivo, los KPI van a dejar en evidencia quiénes son los que han logrado la cuota más alta de resultados para alcanzar los objetivos del equipo.

De igual forma, sirven para comprender quiénes son los que necesitan un impulso para mejorar rendimiento y productividad.

3- Son la base para entender qué tan cerca estás de alcanzar los objetivos de ventas

Los KPIs de ventas van a ser la evidencia para determinar si la empresa está logrando, o no, los objetivos de ventas.

Saber cuánto se está invirtiendo, cuál es el retorno de esa inversión, cuánto está costando cerrar cada cliente nuevo y cuántos han sido los ingresos logrados en un tiempo específico van a ser clave para que tanto la directiva, como el equipo, entienda si se están logrando los objetivos planteados o, si por el contrario, se deben replantear las estrategias de prospección y de cierre de nuevos consumidores.

Conclusión

Vivimos en un mundo que está en constante cambio. Los consumidores se enfrentan todos los días a nuevas tecnologías que han ido alterando los procesos de compra y venta.

Para entender cómo esto, y las diferentes tendencias del mercado, afectan a tu negocio es necesario contar con datos certeros y en tiempo real.

El monitoreo constante de los KPI de ventas va a ser la clave para la toma de decisiones oportuna e informada y que responda a las necesidades de tus consumidores.

Todo departamento de ventas, sin importar el tamaño, industria o locación de la empresa, debe revisar regularmente los KPI que hayan seleccionado para analizar el rendimiento tanto del departamento, como de los procesos y del logro de los objetivos planteados.