Los 4 mejores ERP gratis

Este artículo te permite conocer, comparar y evaluar cuatro sistemas de Planificación de Recursos Empresariales gratis, ERP por sus siglas en inglés, para determinar cuál es una mejor opción para tu negocio.

La selección fue hecha tomando en cuenta que todos estos ERP ofrecen una versión gratis lo suficientemente completa para impactar de forma positiva la gestión de operaciones internas de tu empresa u organización.

En este artículo

¿Qué es un ERP?

Antes de comparar los diferentes ERP gratis del mercado, consideramos pertinente hacer un breve repaso sobre qué es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) y los diferentes beneficios que ofrece para tu organización.

Las soluciones ERP están diseñadas para automatizar y gestionar gran parte de las actividades operativas de tu empresa, tales como gestión de recursos humanos, gestión financiera, compras, cadena de suministro y de producción, logística, comercio electrónico, atención al cliente y mercadeo.

Al implementarlas, vas a conectar a las diferentes áreas de tu organización en una sola plataforma, permitiendo así un mejor rendimiento de tus empleados, y mayor eficiencia en la gestión de proyectos.

¿Cuándo es buen tiempo para implementar un software ERP gratis?

Básicamente cualquier empresa (desde pymes, hasta grandes corporaciones) y de cualquier industria va a poder sacar provecho de los beneficios de un sistema ERP.

Sin embargo, es probable que si estás leyendo este artículo, es porque te estás cuestionando si tu organización realmente necesita :

• Esta inversión
• ¿Cómo hacerla?
• ¿Cuáles son sus ventajas?

Para ayudarte a responder estas preguntas, a continuación mencionamos algunos síntomas que se pudieran estar dando y que son una muestra clara de la necesidad de mejorar las comunicaciones de tu equipo, los procesos internos y la rendición de cuentas.

Los procesos internos de tu equipo no son efectivos

¿Sientes que pasas horas buscando información entre diferentes hojas de cálculo o aplicaciones? ¿Temes que información valiosa un día se pierda? ¿Estás constantemente cambiando entre una aplicación y otra?

Si tus respuestas fueron positivas, es posible que estés enfrentando ante un problema de procesos y comunicación, que se traduce en un bajo rendimiento de tu equipo y, a la larga, en tus ganancias.

Ante un problema como este, los programas ERP se encargarían de centralizar y combinar la información de todos tus equipos de trabajo en una sola plataforma.

Eliminando así los riesgos que implica introducir data en diferentes plataformas. Reduciendo las probabilidades de perder información en el proceso y disminuyendo el tiempo que dedica cada persona a conseguirla.

Importante inversión en la integración de diferentes sistemas

Tener sistemas diferentes para cada una de las áreas de tu negocio puede resultar en altos costos fijos mensuales. Así como de entrenamiento para las personas involucradas.

Esto solo se traduce en el riesgo mencionado antes: información alojada en diferentes plataformas y con altos riesgos de pérdida.

En este caso, un ERP al ser una plataforma única que involucra a todo el equipo de trabajo:

• Reduce los costos de entrenamiento, de adaptación y de mantenimiento
• Elimina el proceso y riesgo de migrar información de un lado a otro

Tu equipo no logra satisfacer las demandas de tus clientes

Las fallas internas jamás deben perjudicar la relación con tus clientes.

Si estás en un momento en que se ponen en evidencia problemas en tus sistemas de gestión financiera, en el inventario, en la gestión de la cadena de producción, en la cadena de suministro, o en cualquier otro departamento, es muy probable que tus clientes se vean afectados.

De allí la necesidad de empezar a poner orden.

Esto lo puedes lograr a través de un sistema ERP, pues te va a permitir recolectar datos de cada uno de los departamentos activos de tu negocio, consolidarla en una única plataforma, tener reportes en tiempo real y así conocer las áreas de oportunidad para tomar las acciones necesarias y mejorar el trabajo de tus empleados.

Recuerda que más allá de instalar un ERP, es fundamental entrenar a tu equipo. La clave para el éxito está en el buen uso del programa.

Los sistemas contratados no resultan efectivos.

Así como a medida que tú vas creciendo y te cambian los gustos y los intereses, en las empresas pasa lo mismo. Sus necesidades van evolucionando y la manera de satisfacerlas deben adecuarse.

Por ejemplo, si hace un tiempo tu negocio de distribución de alimentos cubría un par de barrios de Madrid, es posible que una hoja de Excel fuera suficiente para la gestión de inventario y el control de las ventas. Ahora, una vez que has logrado incrementar las zonas a las que despachas y tienes clientes por toda la Comunidad de Madrid, el mismo sistema de registro manual no va a seguir siendo efectivo.

Con la digitalización, el trabajo remoto, y los cambios propios de tu negocio, es fundamental entender que los sistemas que funcionaban hace un tiempo, es posible que ya no sean los más adecuados ni efectivos.

Si este es tu caso, ten la seguridad de que la mayor parte de los Sistemas de Planificación Empresarial brindan la oportunidad de ser ajustados según las necesidades del momento y te ofrecen una variedad de herramientas o aplicaciones para tener mayor control de lo que sucede en cada departamento.

Necesitas simplificar y automatizar procesos

Los avances tecnológicos nos han creado una nueva necesidad: automatizar y simplificar procesos. No podemos seguir manteniendo tareas manuales que pueden ser sustituidas por una computadora. No es rentable para ningún negocio.

Parte de los principales beneficios que ofrece tener un ERP es automatizar y simplificar las tareas de cada una de las personas y departamentos registrados.

Por ejemplo, hay funciones que permiten la automatización de procesos de ventas al crear secuencias de seguimiento vía electrónica, agendar reuniones, recordatorios y reportes.

Otras, automatizan tareas del departamento de recursos humanos facilitando así el seguimiento a gestiones administrativas, nómina y calendario. Y así con cada departamento involucrado.

Para cerrar esta sección, podemos decir que si bien existen cualidades y funciones diferentes para cada uno de los ERP, todos han sido creados con el mismo objetivo en mente, ayudar a las empresas a incrementar su productividad, ahorrar en costos, e incrementar sus ganancias.

¿Cómo seleccionar el mejor ERP?

Si ya tomaste la decisión de implementar un software ERP en tu negocio ¡felicitaciones! Estás un paso más cerca del éxito. Ahora solo queda evaluar las diferentes propuestas que existen en el mercado, escoger la que mejor se adecúa a tus necesidades, para luego comenzar el proceso de inducción del equipo.

No es una decisión sencilla, ya que el ERP que selecciones va a tener un impacto en todos los departamentos de tu organización.

¿Qué hacer para escoger tu Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)?

Al momento de evaluar las múltiples empresas que han desarrollado sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) es importante tomar en consideración algunas premisas propias.

Recuerda que aquel que selecciones debe ser compatible con tu negocio, tus procesos y con los programas y aplicaciones que has venido usando.

Es por esta razón que queremos compartirte un pequeño listado de preguntas que debes discutir con el representante de ventas o de atención al cliente.

1. ¿Es compatible con tus objetivos de negocio?
2. ¿Ofrece integraciones con los sistemas o aplicaciones que tienes en funcionamiento? Menciona las más importantes (gestión financiera, recursos humanos, CRM, mercadeo, etc.)
3. ¿Tienen un equipo de atención al cliente o soporte en tu país? ¿O te asignan un equipo remoto que puedes contactar cada vez que sea necesario?
4. ¿Ofrecen entrenamiento (onboarding) para tu equipo?
5. ¿Con qué frecuencia publican actualizaciones del sistema y nuevas funciones?

Una última recomendación es siempre buscar referencias de personas que hayan trabajado con las plataformas que estás considerando.

Escucha sus experiencias, indaga sobre las ventajas y desventajas, pregunta por sus opiniones respecto ese y otros programas ERP y pídeles consejos que te permitan tomar una decisión acertada. Procura darle contexto sobre las necesidades de tu equipo.

A continuación veremos los 4 ERP que recomendamos y que son gratis.

Los mejores ERP gratis en 2024

Si has llegado hasta este punto en el artículo es porque posiblemente estás convencido de que tu empresa necesita implementar un sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Y ¿qué mejor forma que empezar con software ERP gratis?

Lo primero que debes tener en cuenta es que cualquier versión gratuita va a tener desventajas en sus funciones principales.

Sin embargo, al empezar con un ERP de software libre evitas grandes costos asociados a su implementación. A la vez que incrementas la productividad y rentabilidad de tu equipo.

Recuerda, siempre que sea necesario, tienes la posibilidad de migrar a un plan mensual.

Tomando en cuenta sus principales funciones y módulos, idiomas en los que están disponible, integraciones que ofrecen, limitantes que pudieran tener y, para ofrecerte un análisis completo decidimos incluir, costos iniciales de sus diferentes versiones.

1- ERPNext

Un ERP de código abierto con funciones diseñada para apoyar la gestión de recursos humanos, ventas, comercio electrónico, relaciones con los clientes (CRM), gestión de proyectos, inventario, contabilidad y más.

Está disponible en más de 70 idiomas incluyendo inglés, español, alemán y francés, y ofrece integraciones con aplicaciones tales como PayPal, Dropbox, Slack, Google Drive, Stripe, y Shopify.

La versión gratis es para que uno aloje el sistema en sus propias instalaciones. Sin embargo no ofrece actualizaciones de seguridad, monitoreo de servidores, garantía del producto, apoyo de su equipo de profesionales, ni está contemplada una inducción para tus empleados.

Creemos conveniente resaltar que en su canal de YouTube hay una serie de tutoriales muy útiles para entender el sistema, verlo en funcionamiento y analizar si se ajusta a las necesidades de tu negocio.

ERPNext cuenta con dos planes adicionales que van desde los $10 hasta los $25 al mes por usuario.

¿Qué dicen los usuarios de ERPNext?

Revisando el portal G2, especialistas en calificaciones de sistemas y servicios, pudimos notar que los usuarios describen a ERPNext como: simple, consistente, en constante innovación, que sigue buenas prácticas internacionales, completamente en línea, siempre dispuestos a ayudar y seguro.

2- Odoo ERP

Un sistema de Planificación de Recursos Empresariales de código abierto, integrado por una serie de aplicaciones o módulos diseñados para abarcar las funciones de CRM. Gestionar las relaciones con los clientes, comercio electrónico, contabilidad, facturación, manejo de inventario, gestión de proyectos, finanzas, compras, mercadeo y otras.

Odoo está disponible en más de 40 idiomas que incluyen inglés, español, catalán, y vasco. Además, ofrece integraciones con aplicaciones como: WooCommerce, Shopify, Amazon, eBay, Magento, Microsoft Office 365, Google Drive y Dashboard Ninja.

Cuentan con dos grandes versiones del sistema: Community (totalmente gratis) y Enterprise (el precio inicial es de $8 por usuario al mes, va incrementando según la cantidad de aplicaciones que se agreguen).

Community tiene una serie de limitantes para sus usuarios. No incluye apoyo del equipo de soporte, ni actualizaciones del sistema, tampoco servicios de hosting, ni ofrece acceso desde las aplicaciones para móviles. Además de ciertas diferencias en las funciones de contabilidad, nómina, productividad y mercadeo.

¿Qué dicen los usuarios de Odoo ERP?

En el portal G2, quienes han trabajado con Odoo, se refieren a la plataforma como fácil de entender y de usar, intuitiva, que simplifica los diferentes procesos, versátil, y de gran ayuda para ahorrar tiempo.

3- Dolibarr

Dolibarr ERP y CRM es un software completamente modular para la gestión empresarial. Dicho de otra forma, tú, como cliente, tienes la opción de escoger cuáles de las diferentes funciones quieres activar.

Todo el sistema se ejecuta desde un servidor web, permitiendote acceder desde cualquier lugar del mundo, con conexión a Internet.

Entre las diferentes funciones que brinda, destacan: gestión de clientes, productos y servicios, finanzas, gestión comercial, gestión de proyectos, CRM, recursos humanos, y otras.

Está disponible en más de 25 idiomas, incluyendo el inglés, español, catalán y portugués. Y cuenta con integraciones disponibles con Paypal, Stripe, Google services, Magento, WooCommerce y otros.

Ofrece una versión gratuita y varios planes mensuales (a partir de 9 dólares por usuario y mes). Incluyen ventajas como el almacenamiento en la nube, el número de llamadas mensuales, las formas de acceder al equipo de asistencia y la posibilidad de añadir extensiones o código fuente.

¿Qué dicen los usuarios de Dolibarr?

En el portal G2, los usuarios de Dolibarr tienden a expresar comentarios muy positivos sobre lo sencillo del proceso de implementación y aprendizaje, así como la versatilidad de la plataforma, y lo completa que resulta principalmente para pequeñas y medianas empresas.

4- iDempiere

Así como las opciones anteriores, iDempiere es un ERP de software libre que ofrece a sus clientes una solución adaptable a sus necesidades que incluye entre sus principales funciones, un sistema CRM, gestión de la cadena de suministro y planificación de recursos empresariales.

iDempiere está disponible en más de 10 idiomas, incluyendo inglés, español y portugués. Poseen integraciones con Asterik, OpenBravo y Google Maps.

A simple vista es un sistema ERP que pareciera sencillo de usar. Pero siguiendo los comentarios de diferentes portales y usuarios, podemos decir que resulta necesario tener un equipo dedicado a su configuración y soporte.

No existe información pública sobre el costo de los diferentes planes más allá de la versión gratis.

¿Qué dicen los usuarios de iDempiere?

Si bien en el portal G2 iDempiere no cuenta con tantas recomendaciones como los otros ERP de software libre, los pocos que sí han compartido su experiencia lo describen como un sistema de gran utilidad.

Principalmente para medianas y grandes empresas, que respeta al 100% el código abierto y que permite a sus usuarios acceder a todas las funciones creadas por la comunidad.

Sin embargo, muchos de ellos suelen criticar lo complejo del proceso de configuración inicial.

Conclusión

Analizando estos cuatro ERP gratis, podemos decir que todos tienen un mismo objetivo: simplificar procesos internos de las empresas.Sin embargo, la decisión de cuál usar va a depender de las necesidades tanto de tu negocio como de tu equipo de trabajo.

Nuestra recomendación es comenzar a trabajar con alguna licencia gratis, que te permita entender bien el funcionamiento del ERP y los diferentes beneficios que ofrece. Una vez estés familiarizado con la plataforma, y si tienes necesidades adicionales, podrías considerar migrar a uno de los planes pago.

Después de explorar las diversas siempre puedes contar con las agencias de desarrollo de software en España, queda claro que la calidad y la experiencia son aspectos fundamentales a considerar.

Asegúrate de elegir una agencia que no solo ofrezca servicios de desarrollo de software, sino también un enfoque personalizado y orientado al cliente. ¡No esperes más para llevar tu proyecto al siguiente nivel!