3 maneras de agregar experiencias inmersivas a tu evento

¿Alguna vez has asistido a un evento que te haya dejado huella? Uno que te haya dejado una sonrisa en la cara o que te haya hecho reflexionar. Uno que recuerdes, aunque haya pasado algún tiempo. Esa es justamente la misión de todo organizador de eventos. Lograr eventos inolvidables que queden grabados en la memoria de todos los que participaron. Sin embargo, esto es cada vez más difícil. Ya no basta con alquilar un espacio y contar con buenos oradores. El público espera más, busca un evento que lo sorprenda a todos los niveles. En otras palabras, esperan vivir experiencias inmersivas en cada evento. 

De eso precisamente trata este artículo. A lo largo de estas líneas, te explicamos cómo agregar experiencias inmersivas a tu evento, cuándo es el mejor momento para hacerlo y te mostramos algunos ejemplos que han marcado un hito. 

¡Comencemos! 

En este artículo

Qué es experiencia inmersiva y cómo se viven en los eventos

Cuando hablamos de experiencias inmersivas, nos referimos a ese viaje sensorial en el que transportamos a los asistentes o participantes de nuestro evento para sumergirlos en una multitud de estímulos y sensaciones y hacer que se sientan en otro lugar. De este modo, conseguimos que cada uno participe de forma activa en la historia y experiencia que les ofrecemos. 

Este tipo de eventos difiere en gran medida de los tradicionales, en los que el asistente es un ente pasivo que solo recibe información. En cambio, en las experiencias inmersivas, cada persona es un participante activo que puede interactuar con el entorno y con cada uno de los elementos que lo conforman.

Como es lógico, ésto solo ha sido posible gracias a los avances tecnológicos de los últimos años. La llegada y popularización de la realidad virtual (VR), la realidad aumentada (AR) y otras muchas tecnologías permiten al organizador de eventos ofrecer experiencias que combinan el mundo físico con el virtual. 

¿Por qué trabajar con eventos con experiencias inmersivas?

Este tipo de experiencias reporta beneficios tanto a los asistentes como a las marcas o empresas organizadoras. Por eso, cada vez es más habitual que se celebren este tipo de eventos en ciudades de todo el mundo. Entre los beneficios más relevantes, destacan los siguientes:

1. Incrementan las interacciones: al permitir que cada uno de los asistentes sea un participante activo involucrado en cada una de las actividades del evento, no solo incrementas las interacciones, sino también el recuerdo e impacto en cada uno de ellos.
2. Mejora la retención: estés organizando el lanzamiento de un producto o una conferencia sobre un tema relevante de tu industria, al incluir el factor inmersivo, facilitarás que cada uno de los participantes asimile mejor toda la información. Trabajar con un enfoque multisensorial es perfecto para estimular la memoria y fomentar una comprensión más profunda.
3. Crea vínculos emocionales: las experiencias que involucran una gran cantidad de estímulos sensoriales permiten que el asistente establezca una conexión emocional con tu marca y/o mensaje. Esta conexión se irá fortaleciendo y transformando en lealtad hacia tu marca con el tiempo.
4. Marca la diferencia con la competencia: los eventos inmersivos no abundan, por lo que, si tu marca opta por organizar uno, dará un paso adelante para diferenciarse y destacar sobre la competencia. 

¿Qué han hecho tus principales competidores por este estilo? Vale la pena que revises con cuidado para inspirarte y poder hacer un evento que sobresalga y capte miradas. 

¿Cuándo se puede realizar una experiencia inmersiva?

Son muchas las circunstancias en las que puedes añadir la experiencia inmersiva a tu evento. Desde cenas, obras de teatro, musicales, charlas y conferencias hasta eventos de marketing y lanzamientos de productos. El tipo de evento no es un limitante. 

Por ejemplo, si quieres organizar una cena con los principales stakeholders de tu marca para recordar la historia y el crecimiento de esta. Puedes ofrecer una experiencia inmersiva utilizando la decoración para transportar a los invitados a un momento o lugar concreto: el año en que se fundó la empresa. 

Lo mismo ocurre con el lanzamiento de un producto o cualquier evento de marketing. El uso de tecnologías avanzadas abre un mundo de posibilidades para estimular a cada uno de los participantes de múltiples formas.

Son muchas las formas en que las marcas han optado por incluir experiencias inmersivas en su actividad.

• Ford, por ejemplo, utiliza simulaciones de realidad virtual en los entrenamientos de su línea de ensamblaje para reducir la duración del programa e incrementar la retención.
• Ikea utiliza la realidad aumentada para que sus clientes puedan visualizar los muebles en sus casas antes de comprarlos, lo que ha permitido aumentar las ventas y reducir el número de devoluciones. 
• Coca-Cola, por su parte, ofrece a los viajeros una experiencia reconfortante en el Aeropuerto Internacional O’Hare de Chicago con una activación que crea un oasis de descanso en un lugar tan ajetreado como es un aeropuerto internacional.

¿Qué otros ejemplos conoces? Más adelante revisaremos algunos de los más recientes para que saques ideas y empieces a organizar tus propias experiencias inmersivas.

Elementos clave de una experiencia inmersiva

Desarrollar con éxito una experiencia inmersiva implica una serie de elementos responsables de lograr que cada participante se sumerja por completo en ella. 

Entre los elementos clave destacan: la implicación sensorial (con múltiples sentidos como la vista, el oído, el tacto o el olfato), una narración convincente, la interactividad, la participación del usuario, la creación de un entorno detallado y creíble con múltiples capas de elementos visuales y sensoriales, el realismo y la autenticidad, la personalización y una sólida estructura narrativa.

Además, el elemento principal es el uso de tecnologías como la realidad virtual o aumentada. Es lo que te permite poner todo esto en práctica. Por tanto, más allá de cuidar cada uno de los elementos que mencionamos, debes analizar y definir las tecnologías apropiadas (VR, AR o realidad mixta) para lograrlo.

¿Cómo hacer una experiencia inmersiva? – 7 pasos para ofrecer una experiencia inmersiva única

Revisemos entonces cuáles son los pasos que debes dar para empezar a incluir experiencias inmersivas en tus próximos eventos. Recuerda que siempre puedes apoyarte en cualquiera de las agencias de organización de eventos que aparecen en nuestro directorio; todas cuentan con los conocimientos y herramientas necesarios para ayudarte a causar un impacto duradero.

Paso 1: define tu objetivo y público objetivo

Como en cualquier campaña de marketing, el primer paso es establecer con precisión cuál es el objetivo que se quiere lograr. Recuerda que con este tipo de eventos puedes cumplir diferentes objetivos, desde el lanzamiento de un producto hasta la formación de empleados. Desde Sortlist, te recomendamos definir el objetivo utilizando el método SMART: específico, medible, alcanzable, relevante y temporal. 

A continuación, debes determinar a quién va a estar dirigido el evento. Ten en cuenta sus características demográficas, sus intereses y metas, los obstáculos a los que se enfrentan y su comportamiento. 

Tanto la meta como el público objetivo van a ser determinantes para los siguientes pasos.

Paso 2: redacta una historia convincente

Toda experiencia inmersiva exitosa comienza con una historia que guía a los participantes a través del viaje sensorial. Para ello, te recomendamos que te sientes con tu equipo y analices qué historia quieres contar. Además, debes pensar en cómo va a conectar con los sentimientos y emociones del público asistente. Recuerda que debes mover la fibra emocional, hacerlos vibrar; solo así quedarás fijado en la memoria de cada uno. 

Paso 3: selecciona el tema del evento y los elementos que vas a usar

Cuando ya tienes clara la historia que vas a contar, te resultará más sencillo determinar el tema del evento. Las opciones son prácticamente ilimitadas. Por ejemplo, puedes hacer como Coca-Cola en el aeropuerto de O’Hare y ofrecer un viaje al pasado. También puedes optar por temas sencillos, futurísticos o imaginarios. Los ejemplos que compartimos más abajo son perfectos para entender la magnitud de las posibilidades que tienes.  

Una vez hayas decidido el tema, es importante que empieces a crear una lista con todos los elementos que vas a necesitar. Piensa en:

1. Imágenes que te permitan crear un ambiente cautivador.
2. Sonidos que ayuden a mejorar la experiencia inmersiva y transporten a los asistentes a otro mundo.
3. Aromas que puedan influir en el estado de ánimo del público y crear un ambiente mucho más realista.
4. Experiencias táctiles para que todos puedan interactuar y experimentar el evento.
5. Comidas y bebidas que complementen el tema.

Paso 4: aprovecha la tecnología

Como hemos mencionado en varios puntos de este artículo, la tecnología es tu gran aliada. Dedica tiempo suficiente a revisar qué opción te conviene más. No tomes una decisión a la ligera: considera los costes asociados, las implicaciones, los requisitos y el impacto que tiene cada opción en el público de tu evento. 

Paso 5: incluye un toque humano

Por mucho que la tecnología haya avanzado, aún no es capaz de reemplazar el calor humano. Busca formas de integrar ambos mundos en tu evento y lograrás crear un ambiente cautivador y único. 

Por ejemplo, puedes lograrlo incluyendo diferentes personas y facilitadores que guíen la atención de los participantes. Además, puedes sumar a tu equipo a artistas locales que ayuden a crear conexiones genuinas con los participantes a través de sus actuaciones. Pero lo más importante es asegurarte de tener un hilo conductor presente a lo largo de todo el evento. Ese hilo es el que te va a permitir contar una historia que conecte con la fibra emocional y perdure en la memoria. 

Recuerda que se trata de una experiencia inmersiva creada por y para personas, de modo que el factor humano debe estar siempre presente. Hacerlo, permite sentar las bases para establecer conexiones genuinas con cada uno de los participantes. 

Paso 6: piensa en la logística y la comodidad de los participantes

Como en todo evento, es fundamental que te asegures de que la logística para los participantes sea lo más cómoda y sencilla posible. Es decir, que disfruten al máximo y que no haya ningún contratiempo desde el momento en que se registran hasta que se vayan.

Para ello, debes considerar la ubicación, los accesos, el estacionamiento, el sistema de registro o compra de entradas, la comida y la bebida, el sonido, los baños, etc. 

En este punto es posiblemente donde más apoyo necesitarás de una agencia especializada en la organización de eventos. 

Paso 7: mide el éxito de tu evento

Una vez transcurrido el evento, tu trabajo no termina. Una parte fundamental de este proceso es medir los resultados. Para ello tienes muchas opciones: las más recomendadas son realizar encuestas entre los participantes, recopilar comentarios, monitorizar las redes sociales y medir el sentimiento de cada mención a tu marca y evento. Esta información es fundamental para determinar si el evento fue un éxito y en qué áreas de oportunidad tienes que trabajar de cara al futuro.

3 maneras para transformar tu evento en una experiencia inolvidable

Existen muchas opciones con las que puedes transformar tu próximo evento en una experiencia inmersiva. Pensamos que te vendría de gran ayuda conocer tres de las formas más sencillas y comunes para hacerlo. Con un poco de creatividad, puedes darle un vuelco original a tu idea y hacer que sea algo memorable.

1. Utiliza temáticas memorables que permitan a los asistentes sumergirse en un mundo completamente nuevo. Piensa en cenas y galas en torno a un tema concreto, conferencias sumergidas en un mundo de aventuras o lanzamientos de productos en espacios de ciencia ficción. Jamás subestimes el poder de las experiencias sensoriales. 
2. Incluye música, luces, aromas, incluso bebidas o comidasalusivas al tema del evento. Añadir estas capas de sensaciones y emociones ayuda a crear experiencias únicas e irrepetibles. Por ejemplo, si tu evento tiene como tema la ciencia ficción, debes asegurarte de que todo (desde las luces hasta el sonido) sea acorde con el tema y ayude a crear el ambiente adecuado. 
3. Fomenta la participación activa de cada uno de los asistentes. Busca formas creativas para que se involucren: que prueben el producto nuevo, que disfruten en cabinas de fotografía, que utilicen cascos de realidad virtual o que respondan encuestas en tiempo real. Este esfuerzo se traduce en una mayor memorabilidad del evento, así como en el punto de partida para estrechar lazos y establecer relaciones de confianza. 

Dicho de otra forma, una experiencia inmersiva debe: 

• Ser sensorial y emocionalmente atractiva.
• Ser participativa y memorable.
• Estar ubicada en una locación distintiva. 
• Estar guiada por una historia y elementos concretos. 
• Incluir un elemento de transformación. 

Ejemplos de experiencias inmersivas: marketing en realidad aumentada y virtual

Ahora bien, como mencionamos anteriormente, es momento de revisar algunos ejemplos de experiencias inmersivas proporcionadas por marcas españolas y de otros países.

Netflix: una experiencia inmersiva para los fanáticos de Stranger Things

En Nueva York, los seguidores de Stranger Things tuvieron la oportunidad de vivir la experiencia de salvar a uno de los personajes principales de la serie. Al entrar, se sumergen en un viaje sensorial a un mundo de misterio sobrenatural. 

Cada uno de los elementos allí dispuestos hace que los participantes sientan que están en el lado oscuro del laboratorio de Hawkins, donde deberán desbloquear sus poderes secretos para enfrentarse a los terrores que les acechan y ayudar a salvar la ciudad. 

Las personas podían explorar cada elemento del mundo de Stranger Things. Desde probar el helado de caramelo de Scoops Ahoy y superar la puntuación más alta de MADMAX en el Palace Arcade hasta evitar encuentros con los Demogorgons en el Upside Down. Para los fanáticos, es un sueño hecho realidad. Para Netflix, es una oportunidad de oro para conectar con sus suscriptores y engancharlos a la historia. 

Disney: una experiencia inmersiva para todos los públicos

En diferentes ciudades de Estados Unidos, el gigante de los dibujos animados activó experiencias inmersivas que transportaban a padres e hijos a través de un viaje por los escenarios de sus películas de mayor éxito.

En Immersive Disney Animation, las personas podían sumergirse en el fondo del mar con la Sirenita, cantar con Elsa, conocer la casa de Maribel e incluso volar en una alfombra mágica con Aladdín. Además, tenían la oportunidad de conocer el mundo que hay detrás de las cámaras y entender cómo se hacen las películas de animación. 

Todos los participantes, independientemente de su edad, sentían emociones tan fuertes que, por un momento, todos volvían a ser niños. 

Monopoly: una experiencia inmersiva llena de retos

Hasbro, en su afán por sorprender a sus clientes, lanzó en Londres una experiencia inmersiva sin igual: Monopoly Lifesized – el juego del Monopoly a tamaño real. Al entrar, los asistentes se convierten en fichas que se mueven a lo largo de las diferentes casillas del tablero. Todo ello con el objetivo de comprar propiedades, evitar caer en la cárcel y acumular fortunas. 

El lugar está decorado hasta el más mínimo detalle. Los nombres de las casillas son idénticos a los del tablero original, los colores, los dibujos… todo está hecho para que cada persona se traslade al mundo del Monopoly que tantas veces ha tenido en sus manos. 

Experiencias inmersivas en Madrid, España 

Madrid no se queda atrás y la oferta de este tipo de eventos aumenta cada vez más a lo largo y ancho de la ciudad. Por ejemplo:

1. Marvel: Universe of Super Heroes: es una exposición con más de 200 piezas originales que hacen que el visitante viaje a lo largo de los 85 años de historia del personaje. Podrán apreciar bocetos, accesorios, vestuario y representaciones a tamaño real.
2. Velásquez Tech Museum: consta de ocho salas llenas de hologramas, pantallas, música y lienzos en 4D, que conforman una experiencia única para disfrutar y apreciar las obras de este gran pintor español.
3. Enlightenment: un espectáculo luminoso que transforma la iglesia de la Comunidad Evangélica de Habla Alemana, ubicada en el Paseo de la Castellana, en un lienzo vivo donde la luz, el sonido y la narrativa se entrelazan para contar una historia que trasciende Las cuatro estaciones de Vivaldi.

Conclusión

Destacar en la actual y competitiva industria del entretenimiento y el marketing no es tarea sencilla. Por un lado, la competencia es feroz; por otro, supone el reto de adaptarse y aprovechar las nuevas tecnologías. El mundo de la organización de eventos no se queda atrás. Como hemos visto, para destacar es casi una necesidad poder ofrecer una experiencia inmersiva en la que el participante sienta que es trasladado a otro mundo o momento de la historia.

Pero el éxito de este tipo de eventos va mucho más allá de la simple utilización de nuevas tecnologías (AR, VR, realidad mixta, etc.). Depende de la capacidad del equipo para incorporar elementos sensoriales, narrativos y tecnológicos. Solo así se logra una participación activa y emocionalmente resonante en todos los asistentes. 

Como pudiste leer, son muchas las marcas (Coca-Cola, Netflix, Hasbro, etc) y ciudades (Nueva York, Londres, Madrid, etc.) que han optado por este tipo de integración. No en vano. Por un lado, mejora la retención de información y la interacción; por otro, fortalece la conexión emocional con la marca y le permite diferenciarse del resto.