Imaginate en esta situación: acabas de ser reclutado por la empresa de tus sueños, tu contrato está firmado, casi han finalizado las semanas de preaviso con tu antigua empresa y estás ansioso por reunirte tus nuevos compañeros de trabajo.

Pero, de repente, llega la noticia y el escenario cambia: la compañía a la que te vas a unir decide establecer teletrabajo para todos sus empleados por un período indefinido.

Índice de contenido

¿Cómo reaccionar?

Ya sea como empleado o como empleador, esta situación es lamentablemente inevitable en este período con la epidemia del COVID-19, y las incorporaciones virtuales o en remoto son una realidad.

Como empresario, como mánager o como responsable de recursos humanos, este escenario te impide recibir y dar la bienvenida a tu nuevo empleado en su primer día de trabajo. No puedes hacerle un tour por la oficina, ni presentarle a sus nuevos compañeros de equipo, ni explicarle cómo funciona la máquina de café.

¿Cómo resolver este problema y cómo dar la bienvenida a un nuevo empleado a su equipo sin que puedan verse en persona?

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Digitalizar el aterrizaje del empleado

Puede parecer evidente, pero puedes intentar digitalizar su proceso de incorporación tanto como sea posible.

Por ejemplo, en lugar de presentar a tu nuevo fichaje a los miembros de su equipo en la oficina, puedes organizar una videoconferencia (ya sea en Google Hangout, Zoom, Teams, Slack o Discord) que permitirá a cada empleado presentarse y explicar su papel dentro de la empresa a su nuevo compañero.

Esta llamada no solo fortalecerá los lazos entre colegas, dado que todos trabajan desde casa y muestran parte de su vida privada, sino que también permitirá que el nuevo miembro del equipo no se sienta aislado o perdido dentro de la empresa a la que acaba de llegar.

Además de digitalizar las presentaciones de todos, ¿por qué no organizar un almuerzo virtual, donde cada miembro coma desde casa mientras chatea con sus compañeros, a través de una de las herramientas de videoconferencia que mencionamos antes? Esto crearía un entorno un poco menos formal y podría ayudar a crear un sentido de inclusión para un nuevo compañero de equipo.

Más allá de esto, debido al hecho de que actualmente estamos en confinamiento, compartir una comida durante la cual estamos conversando con otras personas puede ayudar a superar la soledad que cualquiera de ellos pueda sentir y, por lo tanto, fortalecer la cohesión dentro del equipo.

Enviar un paquete de bienvenida por correo

Cuando alguien se une a una empresa y llega a la oficina para su primer día de trabajo, es bastante común descubrir un paquete de bienvenida que nos espera en nuestro puesto de trabajo. ¿Quién no tiene al menos 1 o 2  camisetas con el logo de su empresa?.

En una situación de encierro y teletrabajo, ¿por qué no enviar este paquete de bienvenida por correo al nuevo empleado? De una forma más, creamos un sentimiento de inclusión y podría hacerle sentirse bienvenido en la empresa. Además, ¿a quién no le gusta recibir un paquete por correo con un regalo?

Adaptar o crear un programa de incorporación en remoto

Es probable que alguien en tu empresa haya sido designado como responsable de dar la bienvenida al nuevo miembro del equipo, ya sea un mentor, un superior o un compañero.

En general, cualquier incorporación consiste en un aprendizaje individual junto con un training o formación interna por parte de la empresa. Dado que este training interno puede volverse complicado en este período especial, es importante asegurarse de que el nuevo miembro del equipo aún pueda tener acceso a toda la información que necesite para desempeñar adecuadamente su función.

Por supuesto, entre todas las prioridades del momento actual, probablemente no esté escribir un documento de incorporación extremadamente detallado, pero debes asegurarte de que contenga la información más importante sobre el papel que debe desempeñar en su nuevo puesto, así como los valores de la empresa, una presentación de la cultura corporativa, además de los datos de contacto de las personas de referencia con las que el nuevo trabajador puede contactar si es necesario.

Comenzar cada reunión con una breve conversación

Es posible que te hayas encontrado en esta situación, no hay nada peor que estar en una videoconferencia donde no conoces a ninguno de los participantes. Probablemente estarías callado durante toda la reunión para evitar hacer preguntas o sugerencias que puedan parecer tontas.

Para resolver este problema, ¿por qué no empezar con una breve introducción de 5 minutos a la reunión? Algo que no trate específicamente del trabajo permitiría que tu nuevo compañero de equipo se sienta incluido.

Las charlas triviales son algo que ocurre regularmente en la vida cotidiana, pero en la comunicación online puede resultar algo raro debido a la distancia entre los participantes. Por eso es necesario configurar un proceso para provocar estas conversaciones que sirvan para romper el hielo.

Por ejemplo, se puede inducir al equipo a la participación con preguntas directas, ya sean profesionales con algo directo del tipo “¿En qué estáis trabajando ahora?” o personales como “¿Qué estáis viendo en Netflix últimamente?

Aumentar la cantidad de reuniones “one to one”

En una situación en la que todos trabajan desde casa, puede volverse complicado obtener todas las respuestas a las dudas que uno puede tener. Y, por supuesto, como recién llegado a una empresa, es normal tener muchas preguntas que necesitan respuesta. En condiciones normales, para resolverlas bastaría con girarse hacia un compañero o cruzar la oficina y preguntar directamente. Hoy, esta solución no es una opción, ni es posible llamar a un compañero de equipo cada vez que surge una duda.

En este contexto, es muy fácil quedarse atascado, sin saber cómo encontrar la respuesta a la pregunta que estamos haciendo. Al aumentar la frecuencia de los “one to one” entre empleados y mánagers, o lo que es lo mismo, provocar más reuniones programadas entre las dos partes. Esto le da al nuevo miembro del equipo la oportunidad de resolver todas sus dudas de una vez en cada reunión.

Conclusión

Esta epidemia de COVID-19 es un momento complicado para todos, pero es necesario adaptar los sistemas de trabajo para seguir siendo lo más eficientes que sea posible. Por supuesto, la incorporación virtual no se podrá comparar con una incorporación convencional, pero ¿es razón para no hacer todo lo posible? Si los valores y la cultura de empresa son realmente sólidos y están bien impregnados dentro de sus equipos, también deberían poder experimentarse y transmitirse virtualmente.

Ahora solo queda organizar un “afterwork” virtual. Después de todo, ¿por qué no aprovechar estos tiempos difíciles para probar nuevas formas de trabajar y compartir momentos con el equipo?

Y en tu empresa, ¿habéis puesto en marcha mecanismos para facilitar las incorporaciones en remoto?