[Guía completa] Cómo auditar proveedores de servicio

«En tiempos de turbulencia, el mayor peligro no es la turbulencia en sí, sino actuar con la lógica de ayer». Son palabras de Peter Drucker, y hoy parecen más pertinentes que nunca, especialmente si las aplicamos en el ámbito empresarial. A lo largo de esta guía, te explicamos cómo auditar proveedores para asegurarte de que estás trabajando con empresas alineadas con tus objetivos estratégicos.

Vivimos tiempos definidos por el cambio. Estamos en un punto en el que vemos que los avances tecnológicos, la dinámica del mercado y los objetivos empresariales están sujetos a ello. Los proveedores de servicios no son la excepción.

Tú, como empresa, necesitas adaptarte a las nuevas tecnologías y a los mercados cambiantes. Pero, tus proveedores de servicios están en la obligación de seguir este ritmo. Por tanto, además de verificar que tu estrategia de negocios esté adaptada al cambio, debes asegurarte de que tus proveedores estén la misma línea.

Dicho de otra forma, en estos tiempos, quedarte atrás no es una opción. Para evitar esta situación, necesitas aprender a auditar proveedores. En esta guía, queremos ayudarte a dar el primer paso hacia una auditoría efectiva. Así, estarás seguro de que cuentas con los mejores socios comerciales, esos que te aseguran el cumplimiento y la calidad del servicio, y que te ayudarán a mantenerte a la cabeza del sector.

En este artículo

¿Por qué auditar proveedores?

Antes de explicar cómo auditar proveedores de servicios, consideramos pertinente repasar las diferentes razones por las que debes aprovechar el verano para hacerlo.

Importancia de las auditorías de proveedores

Siempre es bueno recordar que las empresas no suelen tener en cuenta a proveedores que se han quedado atrás.

Realizar auditorías estratégicas de proveedores es vital para mantener una ventaja competitiva y asegurarte de que tus proveedores de servicios cumplen las normas necesarias para garantizar el éxito de tu empresa.

El verano es el momento ideal para hacerlo.

Las auditorías recurrentes permiten verificar que los proveedores cumplen sus promesas, respetan las obligaciones contractuales y se ajustan a los objetivos estratégicos del negocio.

Además, pueden revelar ineficiencias, descubrir nuevas oportunidades de mejora y garantizar que los proveedores están al día de las normas e innovaciones del sector.

Esto significa que puedes seguir siendo competitivo y asegurarte de que tus proveedores se mantienen alineados con la evolución de las necesidades del negocio y los diferentes avances tecnológicos.

Recientemente encuestamos a 200 CEOs y propietarios de negocios y encontramos que 7 de cada 10 auditan a sus proveedores durante el verano. Y la razón más común para hacerlo fue asegurar que se adapten a su estrategia actual (56%).

De este modo se aseguran de mantener un alto nivel de calidad y adaptabilidad a los cambios del mercado, ofreciendo siempre un servicio excelente a sus clientes.

Recuerda que el objetivo principal de una auditoría es garantizar que tus proveedores de servicios se ajustan a los objetivos estratégicos de tu empresa.

Las auditorías ayudan a optimizar el rendimiento de los proveedores, a identificar áreas de mejora y a descubrir nuevas oportunidades de asociación que pueden mejorar la prestación de servicios y la eficiencia operativa.

Momento ideal

Los periodos de inactividad, como el verano, pueden ser especialmente convenientes para realizar auditorías de proveedores.

Naturalmente, tu empresa puede experimentar una cierta desaceleración durante los meses de verano. Los clientes están de vacaciones. Los ejecutivos se toman días libres. Esto significa que este descenso estacional de la actividad te deja con ancho de banda para centrarte en los procesos internos sin la presión de los picos de demanda operativa.

Y lo que es más importante, el verano, para muchas empresas, suele coincidir con el periodo de planificación del cierre del año fiscal. Este momento es perfecto para evaluar los resultados pasados y establecer puntos de referencia para el siguiente.

Tus stakeholders también están más disponibles durante este periodo. Al tener menos proyectos de alta prioridad en cartera, es más probable que la alta dirección y otros responsables críticos estén disponibles para participar activamente en este proceso de auditoría.

¿Cómo prepararte para hacer una auditoría de proveedores?

Fija objetivos

Una vez reunida toda la documentación pertinente, debes definir objetivos y expectativas claros para esta auditoría.

Tienes diferentes opciones que van desde garantizar la alineación estratégica con los proveedores, hasta evaluar las métricas de rendimiento e identificar áreas de mejora o nuevas oportunidades.

Trabajar con objetivos claros te servirá de guía durante todo el proceso de auditoría y garantizará que te mantengas centrado y seas eficaz.

Caso de ACME

Consideremos el caso de ACME, una empresa de consultoría financiera. ACME ha estado trabajando con una empresa de eventos durante el último año para ayudarle a organizar eventos corporativos con paneles de expertos y sesiones de preguntas y respuestas.

Ahora, en verano, han decidido auditar a su proveedor de eventos para comparar el rendimiento y los costes con lo que ofrece el resto del mercado.

Para ACME, la evaluación de la empresa de eventos podría ser un objetivo de la auditoría. Lo hemos desglosado utilizando el marco SMART:

Así, la forma final que adoptaría este objetivo sería: «Completar un informe detallado sobre el rendimiento y la rentabilidad de la empresa de eventos para los últimos 10 eventos realizados en el último año, centrándose en la asistencia, las puntuaciones de los participantes y el cumplimiento del presupuesto, en un plazo de dos semanas».

Otros objetivos que ACME podría tener

• Proporcionar una puntuación sobre las capacidades logísticas y de gestión de proyectos de la empresa de eventos mediante la revisión de los detalles de planificación y ejecución de al menos 5 eventos importantes, centrándose en los plazos, la asignación de recursos y la resolución de problemas, en el plazo de un mes.
• Realizar un análisis coste-beneficio de los servicios prestados por la empresa de eventos comparando los costes y beneficios de al menos 5 eventos importantes, con recomendaciones prácticas en el plazo de un mes.
• Proporcionar una puntuación del compromiso y la satisfacción de los asistentes a los últimos 5 grandes eventos, analizando los comentarios de al menos 300 asistentes, en el plazo de 3 semanas.

Puedes utilizar esta plantilla de ProjectManager como marco para redactar tus propios objetivos de auditoría.

Recolecta datos

Después, debes analizar los datos cuantitativos y cualitativos que te permitan tener una visión global del rendimiento del proveedor.

Examina el rendimiento financiero, el retorno de la inversión, los resultados específicos de cada proyecto y los comentarios cualitativos de los equipos internos. Herramientas como los paneles de rendimiento y el software de análisis de datos pueden ser fundamentales en este proceso.

Para tu marca, las áreas clave que debes analizar incluyen métricas financieras como la rentabilidad y el ROI; métricas operativas, como el tiempo de actividad del servicio y los tiempos de respuesta; y la opinión cualitativa del personal y los clientes.

Realiza entrevistas internas

La última parte, en la que se pregunta al personal sobre su opinión, es crucial, ya que te permite conocer la perspectiva de los equipos internos que interactúan con el proveedor.

Las experiencias de primera mano de tus equipos son fundamentales para evaluar con precisión el rendimiento del proveedor.

Existen diferentes métodos para recabar opiniones internas. Algunos de los más recomendados son las encuestas al personal, los grupos de discusión y las entrevistas individuales con personal clave.

Algunos ejemplos de preguntas que le puedes hacer a tu equipo son las siguientes:

Involucra a los stakeholders

Una vez que hayas fijado los objetivos de la auditoría, debes empezar a implicar a los principales stakeholders en el proceso de auditoría. Esto te ayudará a garantizar una evaluación completa y exhaustiva.

Sus opiniones y comentarios son muy valiosos para lograr una imagen completa del rendimiento y la alineación de los proveedores. Puedes conseguir su participación a través de:

• Reuniones y talleres recurrentes
• Encuestas y formularios de opinión
• Inclusión en el proceso de planificación de auditorías

Como guía, puedes utilizar la matriz RACI para definir las funciones del equipo en cuatro categorías: responsable, encargado, consultado e informado. Es decir, estos son los cuatro papeles que pueden desempeñar los stakeholders en cualquier momento de la evaluación.

Estas categorías indican si los stakeholders son responsables de una acción, si deben rendir cuentas, si deben ser consultados al respecto o si simplemente deben ser informados de la acción, hito o decisión.

La matriz RACI presupone que necesitas la opinión de un equipo específico sobre el rendimiento de tus proveedores para poder auditarlos adecuadamente. Para ello, debes determinar quién es el responsable de llevar a cabo la auditoría, quién es responsable de los resultados, a quién hay que consultar para obtener información y a quién hay que informar de los progresos y las conclusiones.

Descarga la plantilla de la matriz RACI de SlideModel aquí.

¿Cómo hacer una auditoría a proveedores?

Criterios de evaluación

A la hora de evaluar a un proveedor de servicios, es fundamental que tengas en cuenta diversos factores que contribuyen al éxito de la colaboración.

Es habitual que te centres en métricas duras, como el crecimiento de los ingresos y la captación de clientes. Pero, también es importante que tengas en cuenta los factores externos y la calidad de la relación entre ambas partes.

Lograr un equilibrio entre estas tres categorías de métricas —duras, medias y blandas— te permite comprender de forma exhaustiva el rendimiento del proveedor de servicios y poner de relieve las áreas de mejora.

Para ello, recomendamos utilizar el método 20/60/20 de evaluación de proveedores de servicios.

Método 20/60/20 de evaluación de proveedores

Al diseñar la evaluación, es fundamental evitar dar el mismo peso a cada métrica. El trabajo del proveedor de servicios está sujeto a distintos grados de impacto de factores que escapan a su control. Asignar un 20 % de peso a las métricas duras, un 60 % a las métricas medias y un 20 % a las métricas blandas garantiza que la evaluación prioriza las métricas que reflejan los principales esfuerzos y contribuciones del proveedor.

Tenemos un artículo completo dedicado a este método de evaluación. Aunque en esta guía revisamos un poco el concepto y su aplicación. En pocas palabras, este enfoque ayuda a que la evaluación refleje con precisión el rendimiento del proveedor de servicios basándose en las métricas más relevantes para su función.

Métricas duras (20%)

Las métricas duras son indicadores cuantificables que proporcionan información valiosa sobre el rendimiento de un proveedor de servicios en el contexto empresarial más amplio.

Las métricas duras incluyen factores medibles que reflejan el progreso y el rendimiento general de una empresa, como por ejemplo:

• Retorno global dela inversión (ROI)
• Volumen de ventas
• Crecimiento de las ventas
• Cuota de mercado/marca
• Eficiencia de costes

Al evaluar a un proveedor de servicios, es aconsejable que limites la ponderación de las métricas duras al 20 %. Así tendrás en cuenta factores incontrolables, como las fluctuaciones económicas, la evolución de los mercados y otros proyectos organizativos que escapan al control del proveedor.

Métricas medias (60%)

Las métricas medias (o métricas robustas) constituyen la columna vertebral de la evaluación.

Estas métricas son específicas del proyecto emprendido por el proveedor de servicios y pueden ser de tipo financiero, como por ejemplo:

• Cumplimiento del presupuesto
• Gestión eficaz de los costes
• Retorno de la inversión (ROI) de campañas específicas con respecto a referencias del sector

También pueden ser métricas de marketing como:

• PPC
• Ranking en las SERP
• Eficacia de las campañas

Además, debes evaluar cómo ha gestionado el proveedor otros factores externos. En lugar de hacerlo en función de las fluctuaciones, céntrate en la gestión de los cambios externos, como la situación económica o la volatilidad del mercado.

Métricas blandas (20%)

Hasta ahora hemos visto que las métricas duras y medias se centran en los resultados tangibles. Ahora vamos a revisar las métricas blandas, es decir, los aspectos cualitativos de la asociación.

Estas métricas se refieren a la calidad de la relación entre tu empresa y el proveedor de servicios, e incluyen elementos como la comunicación eficaz, la capacidad de respuesta, la transparencia y la confianza.

Valorar las métricas blandas te ayuda a evaluar la satisfacción general, la experiencia de trabajo y el potencial a largo plazo de la asociación, al reflejar los elementos intangibles que contribuyen a una relación productiva.

Cómo evaluar métricas blandas, medias y duras

Una vez hayas identificado los aspectos que vas a evaluar, es el momento de determinar los criterios específicos para estos puntos. Puede ser todo un reto, pero te ayudamos.

Para las métricas duras y medias, debes empezar con la evaluación comparativa utilizando el Balanced Scorecarde. A continuación, utiliza los cuadros de mando para calcular los resultados globales.

El método del Balanced Scorecard

El enfoque del Balanced Scorecard es especialmente útil, ya que te permite fijar objetivos estratégicos y supervisar el rendimiento desde cuatro perspectivas: finanzas, clientes, procesos internos y aprendizaje y crecimiento.

Estas perspectivas funcionan de forma independiente, pero están interconectadas. Por ejemplo, el rendimiento de la inversión depende de la satisfacción del cliente, que a su vez depende de unos procesos internos eficientes. Los procesos eficientes dependen de factores como el capital humano, el capital organizativo y el capital de información.

Sin embargo, tienes que adaptar el Balanced Scorecard específicamente al proyecto emprendido por un proveedor de servicios.

Por ejemplo, si colaboras con una agencia de redes sociales para desarrollar campañas de redes sociales para tu empresa, el Balanced Scorecard tendrá que reflejar diferentes métricas y objetivos alineados con esta colaboración específica.

¿Cómo puedes aplicar el Balanced Scorecard a la auditoría de proveedor?

Cuando trabajas con un proveedor de servicios, es fundamental tener en cuenta las perspectivas «antes» y «después». Inicialmente, tu organización tiene una línea de base de resultados existentes y, durante o después del proyecto con el proveedor de servicios, esperas ver resultados nuevos o diferentes que puedan compararse con los iniciales.

Para desarrollar la metodología del Balanced Scorecar para evaluar el trabajo del proveedor, necesitas incluir información sobre:

• La visión de lo que quieres conseguir con el proyecto
• La estrategia que va a seguir el proyecto
• El objetivo y los resultados actuales en materia de finanzas, clientes, procesos internos y aprendizaje y crecimiento.

Siguiendo con el ejemplo de la colaboración con una agencia de redes sociales, este enfoque ayuda a garantizar que el proyecto se ajuste a los objetivos generales y permite comparar claramente los resultados antes y después de la contratación.

No te olvides: el Balanced Scorecard supone que algunos elementos de la empresa trabajan juntos mientras que otros pueden solaparse, como en el siguiente ejemplo:

Evalúa las habilidades blandas de un proveedor

La evaluación de las métricas blandas suele ser la más difícil de realizar, ya que implica aspectos cualitativos más que cuantitativos. Para evaluar eficazmente estas métricas, incluye los siguientes criterios y preguntas en un balanced scorecard, puntuando cada elemento en una escala del 1 al 5, donde 1 significa «en absoluto» y 5 «supera las expectativas.»

• Capacidad de comunicación
  • ¿El proveedor de servicios transmite y comparte información e ideas a clientes, colegas y stakeholders?
  • ¿Hasta qué punto se comunica en situaciones difíciles?
• Trabajo en equipo y colaboración
  • ¿El proveedor de servicios contribuye a las metas y objetivos generales del equipo?
  • ¿Participa activamente en los debates del equipo y ofrece ideas constructivas?
• Adaptabilidad y flexibilidad
  • ¿El proveedor de servicios se adapta a los cambios en los requisitos del proyecto o a retos inesperados?
  • ¿Cómo gestiona las peticiones inesperadas o de última hora?
• Resolución de problemas y toma de decisiones
  • ¿El proveedor de servicios es competente a la hora de identificar y analizar problemas para encontrar soluciones eficaces?
  • ¿Toma decisiones oportunas y con conocimiento de causa?
• Gestión del tiempo y organización
  • ¿Es capaz de priorizar tareas y cumplir plazos?
  • ¿Puede gestionar múltiples responsabilidades sin comprometer la calidad del trabajo?
• Profesionalidad y ética
  • ¿El proveedor de servicios demuestra profesionalidad y comportamiento ético?
  • ¿Hasta qué punto mantiene la confidencialidad y maneja la información delicada?
• Inteligencia emocional
  • ¿Sabe manejar situaciones de estrés o de gran presión manteniendo la compostura?

Comparación de mercados

La comparación de mercados es una etapa crucial en el proceso de auditoría de proveedores, independientemente del tipo de proveedor. Este proceso implica evaluar a tus proveedores actuales en comparación con las referencias del sector y con otros proveedores de servicios. Así, podrás asegurarte de que estás recibiendo los mejores servicios y el mejor valor posible.

Debes tomar en cuenta que el proceso para hacerlo por uno mismo, especialmente si no tienes experiencia, puede ser largo y engorroso.

Aquí tienes más detalles sobre los pasos que debes dar para hacerlo con eficacia:

Paso 1: Define objetivo y requisitos

• Identifica tus necesidades: empieza por definir claramente qué servicios necesitas de un proveedor experto. Esto incluye el alcance, la escala y las características específicas del servicio.
• Establece objetivos: determina lo que pretendes conseguir con la colaboración. Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, pertinentes y estar sujetos a plazos (SMART).

Paso 2: Estudio de mercado inicial

• Identifica posibles proveedores de servicios: elabora una lista de posibles proveedores de servicios. Puedes hacerlo mediante búsquedas en Internet, publicaciones del sector y redes profesionales.
• Recopila información preliminar: reúne información básica sobre cada proveedor. Incluye una descripción de su gama de servicios, su reputación en el mercado, sus años de experiencia y cualquier premio o reconocimiento que hayan recibido.

Paso 3: Perfil detallado del proveedor

• Revisa los antecedentes y estabilidad de la empresa: investiga su historia, estabilidad financiera, propiedad y equipo directivo. Una empresa estable tiene menos probabilidades de interrumpir tus operaciones por problemas internos.
• Verifica la cartera de servicios y experiencia: evalúa la amplitud y la profundidad de la cartera de servicios del proveedor. Examina casos de estudio, libros blancos y cualquier experiencia documentada en el campo.
• Analiza las capacidades tecnológicas: evalúa la tecnología y las herramientas que utilizan los proveedores. Asegúrate de que están actualizados y son capaces de satisfacer tus requisitos técnicos.
• Verifica el cumplimiento de regulacion y certificaciones: comprueba que el proveedor cumple las normas y certificaciones pertinentes del sector, como la ISO, el RGPD o las normativas específicas de tu sector.

Paso 4: Referencias de clientes y casos prácticos

• Busca testimonios y reseñas de clientes: busca testimonios de clientes en el sitio web del proveedor y en sitios de reseñas independientes. Presta atención a los temas recurrentes, tanto positivos como negativos.
• Solicita casos de estudio centrándote en los que sean similares a tu caso de uso. Evalúa los casos de éxito y cómo se alinean con tus objetivos.
• Ponte en contacto con referencias: pide referencias al proveedor y pónte en contacto con ellos. Prepara un cuestionario detallado para preguntarles por su experiencia, los retos a los que se han enfrentado y los resultados obtenidos.

Paso 5: Análisis competitivo

• Compara con la competencia: analiza la oferta de los proveedores con la de sus principales competidores. Examina los precios, los niveles de servicio, la atención al cliente y las características adicionales o los servicios de valor añadido.
• Realiza un análisis DAFO: realiza un análisis DAFO de cada proveedor para identificar las propuestas de valor únicas y sus riesgos potenciales.

Paso 6: Evaluación financiera y de riesgos

• Analiza los costes y beneficios: realiza un análisis exhaustivo de costes y beneficios. Incluye todos los costes potenciales, como la implantación, la formación, el soporte continuo y cualquier coste oculto.
• Evalúa los riesgos: evalúa los riesgos potenciales, incluyendo los financieros, los operativos y los relacionados con la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.

Paso 7: Acuerdos de nivel de servicio (SLA) y contratos

• Revisa los acuerdos de nivel de servicio: examina detalladamente los acuerdos de tiempo de actividad, los tiempos de respuesta del servicio de asistencia y las penalizaciones por incumplimiento.
• Comprueba las condiciones contractuales: examina a fondo las condiciones contractuales. Asegúrate de que no haya cláusulas desfavorables y de que los términos se ajustan a tus expectativas y a la normativa legal.

Paso 8: Toma de decisiones

• Busca la aprobación de los stakeholders: presenta las conclusiones a las partes interesadas. Asegúrate de que todas las partes implicadas participen en el proceso de toma de decisiones para tener diversas perspectivas y conseguir su aceptación.

Paso 9: Negociaciones finales e incorporación

• Negocia las condiciones: cierra las negociaciones finales con el proveedor seleccionado. Intenta conseguir condiciones favorables, asegurándote de que haya flexibilidad y salvaguardas.
• Define un plan de incorporación exhaustivo. Debes incluir plazos, asignación de recursos, programas de formación y un plan de comunicación claro.

Tu empresa puede recurrir a diversas herramientas y plataformas de evaluación comparativa para recabar este tipo de datos sobre las normas del mercado. Una de ellas es Sortlist, que ofrece información sobre:

• Tarifas actuales del mercado: los proveedores de Sortlist te ofrecen presupuestos para los servicios que puedas necesitar, lo que te permite tener una visión completa de las tarifas del mercado.
• Puntos de referencia del rendimiento: también puedes comparar las reseñas y los servicios del sector de diferentes proveedores.
• Tendencias tecnológicas: puedes ver qué proveedores de Sortlist ya están a la vanguardia de la innovación tecnológica y adoptando nuevas tecnologías, como la IA y el big data.

Puedes utilizar los datos de Sortlist para tomar decisiones fundamentadas sobre tus proveedores actuales y los posibles proveedores futuros.

Otros criterios de evaluación

Otros criterios que puedes utilizar para evaluar a tus proveedores de servicios son:

• Adecuación estratégica: evalúa en qué medida el proveedor se ajusta a los objetivos empresariales a largo plazo y se adapta a los cambios de orientación estratégica.
• Innovación y adaptabilidad: analiza la capacidad del proveedor para innovar y adaptarse a los cambios del mercado y a las tecnologías emergentes.

¿Cómo presentar los resultados de la auditoría?

Presentación de los resultados

Estructura las conclusiones de la auditoría en un formato claro y procesable. Un informe bien organizado ayuda a los stakeholders a entender los resultados y las medidas necesarias.

Un informe de auditoría típico podría incluir:

• Resumen ejecutivo
• Conclusiones detalladas con datos de apoyo
• Puntos fuertes y débiles del proveedor
• Recomendaciones de mejora
• Plan de acción con plazos

Puedes utilizar esta plantilla de SmartSheet para ilustrar los grados de satisfacción (de muy satisfecho a muy insatisfecho) para cada uno de los distintos factores (puntos clave) evaluados.

Feedback: buenas prácticas

Tus proveedores también son humanos, por lo que la comunicación de opiniones debe basarse en la comprensión mutua y el espíritu de colaboración.

En otras palabras, intenta dar tu opinión de forma constructiva y práctica. Destaca los puntos fuertes y las áreas de mejora, asegurándote de que los proveedores comprendan los pasos necesarios para mejorar su rendimiento. La retroalimentación constructiva fomenta un entorno de colaboración para la mejora continua.

Para entregar los resultados de la auditoría a tus proveedores, es importante hacerlo de forma ordenada y profesional. Para ello, debes programar una reunión dedicada exclusivamente a ese fin.

Esto fomenta la comunicación abierta y la colaboración, y garantiza que ambas partes estén alineadas en los próximos pasos y planes de mejora.

Entre los puntos clave de la reunión figuran los siguientes

• Visión general del proceso y los objetivos de la auditoría
• Resumen de las principales conclusiones
• Ámbitos específicos de mejora
• Elaboración conjunta de un plan de acción

Tomar medidas en relación con la auditoría

Desarrolla un plan de acción

Has completado la auditoría. La has realizado con éxito y has entregado los resultados a tus socios comerciales.

Pero una evaluación que no incluya los siguientes pasos no sirve de nada.

Toda la preparación y el trabajo que has realizado para el proceso de auditoría deben dar lugar ahora a un plan de acción para abordar las deficiencias y oportunidades identificadas.

Para ello, debes asignar responsabilidades y establecer plazos de ejecución. Un plan de acción garantiza que los resultados de la auditoría se traduzcan en mejoras tangibles.

En función de los resultados de la auditoría, podrás definir tus próximas acciones, que normalmente serían las siguientes: mejorar el rendimiento del proveedor actual, mejorar la comunicación y la colaboración y, si fuera necesario, cambiar totalmente de proveedor.

Mejora el rendimiento de los proveedores

En el próximo trimestre, es posible que quieras centrarte en colaborar con tus proveedores para mejorar la calidad de su trabajo para tu empresa. Esto se puede hacer de diversas maneras:

• Formación y desarrollo
  • Ofrece programas de formación específicos para que el proveedor mejore las habilidades o los conocimientos que le faltan. Estos pueden ser talleres, cursos en línea o sesiones de formación in situ.
  • Revisa y actualiza periódicamente los materiales de formación para mantenerlos en consonancia con las normas y mejores prácticas actuales del sector.
• Control del rendimiento
  • Implementa un sistema de supervisión claro para monitorear el progreso del proveedor con respecto a los parámetros acordados. Esto puede incluir revisiones regulares del rendimiento, informes mensuales de progreso y comprobaciones periódicas.
  • Utiliza balanced scorecard y herramientas de análisis para obtener información en tiempo real sobre el rendimiento del proveedor.

Mejora la comunicación y la colaboración

Es posible que tu proveedor esté realizando un trabajo de calidad excepcional, pero que haya lagunas en los flujos de comunicación o malentendidos entre las personas implicadas en un proyecto determinado. En este caso, quizá quieras evaluar cómo mejorar exactamente esos aspectos con tu proveedor.

• Establezca reuniones periódicas
  • Programa reuniones periódicas para debatir los proyectos en curso, abordar los problemas y asegurarse de que ambas partes están alineadas. Pueden ser semanales o quincenales, en función de las necesidades del proyecto.
  • Aprovecha estas reuniones para fomentar una comunicación abierta, generar confianza y abordar cualquier problema a tiempo.

• Utiliza herramientas de colaboración
  • Utiliza herramientas colaborativas de gestión de proyectos, como Asana, Trello o Slack, para agilizar la comunicación y la gestión de tareas. Estas herramientas pueden ayudar a garantizar que todo el mundo está en la misma página y que las tareas se controlan y completan de manera eficiente.
  • Implementa una carpeta o repositorio de documentos compartidos para centralizar toda la documentación relacionada con el proyecto y facilitar a ambas partes el acceso y la actualización de la información.

Cambia de proveedor

En última instancia, quieres que tu empresa tenga éxito y, a veces, eso significa que, tras evaluar a tus proveedores actuales, descubres que puede ser más rentable y mejor a largo plazo cambiar a otros más especializados en tu sector o en los conocimientos que necesitas. Puede que hayas llegado al momento de necesitar nuevos proveedores.

En la próxima sección, analizaremos con más detalle las ventajas de buscar nuevos proveedores para tu empresa, pero de momento, estas medidas pueden ayudarte:

• Inicia la búsqueda de nuevos proveedores
  • Utiliza plataformas como Sortlist para identificar nuevos proveedores potenciales que se ajusten a tus necesidades específicas y a tu presupuesto. Esta herramienta te garantiza que actúa con la diligencia debida, al ofrecerte opciones verificadas rápidamente.
  • Realiza una comparación exhaustiva del mercado para evaluar a los posibles nuevos proveedores en función de su historial, los comentarios de los clientes, el presupuesto y la alineación con sus objetivos estratégicos.
• Planifica la transición
  • Elabora un plan de transición detallado para garantizar un traspaso fluido del antiguo proveedor al nuevo. Debes incluir plazos, contactos clave y tareas específicas que deben llevarse a cabo durante el periodo de transición.
  • Comunícate claramente tanto con el proveedor saliente como con el entrante para gestionar las expectativas y garantizar la continuidad.

Esta plantilla de plan de acción de DocTemplates te garantiza la aplicación de los cambios necesarios en función de los resultados de la auditoría.

Búsca nuevos proveedores

Encontrar nuevos proveedores de servicios puede ser una tarea desalentadora. El proceso de identificación, evaluación e incorporación de nuevos proveedores requiere mucho tiempo y recursos.

Esta complejidad suele disuadir a las empresas de realizar auditorías, por miedo a las posibles molestias e interrupciones.

Si tienes que buscar nuevos proveedores, puedes encontrarte con algunos de estos retos:

• Verificación de la calidad: cada proveedor afirma ser el mejor, pero sin un historial, ¿cómo puedes estar seguro? Normalmente, esto implica comprobar las referencias, los proyectos anteriores y las opiniones de los clientes, tareas que consumen mucho tiempo y aumentan la carga de trabajo.
• Problemas de comunicación: los constantes correos electrónicos, el riesgo de ser «fantasma» y una comunicación ineficaz pueden echar por tierra tus esfuerzos. Los proveedores que no conoces o que encuentras en Google no siempre están preparados para las reuniones, lo que supone una pérdida de tiempo.
• Falta de orientación: muchos clientes se sienten perdidos sin una guía que les ayude a comparar proveedores con eficacia. Necesitas puntos de referencia y confianza para tomar decisiones con conocimiento de causa.
• Falta de tiempo: el trabajo asociado a la diligencia debida (gestión de hojas de cálculo, seguimiento de conversaciones, validación de propuestas con las partes interesadas internas y asistencia a reuniones improductivas) impide que te centres en las actividades principales de la empresa.

Pero, por suerte, si uno de los puntos de acción de tu plan de auditoría es buscar nuevos proveedores, utilizar herramientas como Sortlist puede simplificar este proceso considerablemente.

Busca un nuevo prooveedor con Sortlist

Sortlist ofrece un mercado de 100 000 proveedores de servicios verificados, desde agencias creativas hasta expertos en TI. Mediante una combinación de IA y experiencia humana, te pone en contacto con los mejores proveedores, adaptados a las necesidades y el presupuesto de tu empresa, en 48 horas.

Los pasos para buscar nuevos proveedores con Sortlist incluyen:

1. Publicar un proyecto que necesitas realizar
2. Sincronizar con tu asesor dedicado, para aclarar tus necesidades y cualquier pregunta
3. Obtener presupuestos directamente de proveedores cualificados en tu bandeja de entrada de Sortlist
4. Evaluar a los posibles proveedores
5. Reunirte con los proveedores y seleccionar el más adecuado.

Todo esto bajo la guía de tu propio asesor.

Conclusión

Las auditorías periódicas de proveedores son esenciales para mantener un alto nivel y seguir siendo competitivos.

Toma medidas durante los periodos de inactividad, como el verano, para mejorar la red de proveedores y seguir siendo competitivo. Está demostrado que las auditorías activas mejoran el rendimiento y la alineación estratégica.

Y no olvides que Sortlist está ahí para guiarte en la búsqueda de proveedores que se ajusten a tu sector, presupuesto y conocimientos necesarios. Sortlist puede ayudarte a racionalizar un proceso de auditoría y evaluación comparativa eficaz para garantizar que tus proveedores siempre sean los más adecuados para garantizar el éxito a largo plazo de tu empresa.

Si sigues esta guía, podrás auditar eficazmente a tus proveedores de servicios y asegurarte de que se mantienen en sintonía con los objetivos de tu empresa, para que puedas centrarse en lo que mejor sabes hacer: tu negocio.