Comunicación interna: problemas y soluciones
Ùltima actualización en 31 octubre 2023 a las 09:44 am
5,00/5La comunicación, ¿en qué situación no es importante? Una buena comunicación interna es esencial y es un reto para las organizaciones.
El departamento de comunicación se enfrenta a menudo a interesantes retos para optimizar el compromiso de los empleados.
En este artículo explicamos :
- Qué es la comunicación interna,
- Cómo se puede mejorar
- Y cuáles serán los efectos finales.
¿Qué es la comunicación interna?
Cuando hablamos de comunicación interna, nos referimos a toda la comunicación que tiene lugar dentro de la empresa.
Esto puede variar desde la comunicación entre la dirección y los empleados, y desde el correo electrónico y las reuniones de trabajo hasta las notas colgadas en la cantina.
Lo que no todos saben es que la comunicación interna puede reforzar la comunicación externa. A veces se dice que si no hay una buena comunicación interna, ¿cómo puede una organización expresarse al exterior?
¿Cuáles son los objetivos de la comunicación interna?
Los objetivos de la comunicación interna pueden ser:
- Aumentar la satisfacción de los empleados y mantener a todos informados de la evolución de la empresa.
- Todo el equipo de la organización está detrás de los mismos puntos. Los nuevos puntos de atención se transmiten bien tanto desde arriba (dirección) como desde abajo (departamentos).
- La comunicación es muy fuerte a nivel interno y no hará más que aumentar a nivel externo.
- El trabajo se realiza de forma eficiente y la comunicación se gestiona correctamente dentro de la empresa.
La comunicación interna es importante para el buen funcionamiento de una organización
Si la comunicación interna falla, los empleados sentirán que las cosas van mal dentro de la empresa. El fracaso puede provocar el descontento de los empleados, que abandonarán antes la empresa o se tomarán menos en serio el trabajo. El curso de la comunicación interna garantiza que los mensajes importantes puedan ser comunicados a toda la empresa.
Para lograr una comunicación adecuada es necesario un enfoque dentro de la empresa. Cuanto más grande sea la empresa, más atención habrá que prestar a las posibilidades de comunicación.
Por ejemplo, la intranet o las actualizaciones semanales por correo electrónico. Además, debe quedar claro dentro de una organización quién es responsable de qué comunicaciones y cómo se pueden vincular las actividades.
¿Qué entendemos por mala comunicación interna?
Estos son algunos de los puntos que pueden resultar de una mala comunicación interna y causar insatisfacción:
- Los empleados entran en conflicto entre sí y no se produce una comunicación clara.
- Los empleados no cooperan con los sistemas de comunicación y el mensaje correcto no se difunde a través de los canales.
- No hay retroalimentación de la planta de producción a la dirección. Por lo tanto, hay una falta de comunicación de los empleados con la dirección y no están al día en ciertos asuntos.
- Durante las reuniones, no se toman notas ni se comunican los puntos de atención. Así, la información permanece en un solo lugar y no se distribuye.
- No está claro dónde deben comunicarse las notas generales o el mensaje se queda en un solo lugar.
- No se filtra la comunicación. Como resultado, cualquiera dentro de la empresa puede enviar mensajes y no está claro qué mensajes son realmente importantes o no.
- La comunicación ya se ha difundido a través de medios externos, mientras que los empleados aún no la conocen internamente.
¿Cómo se puede mejorar la comunicación interna?
En los puntos siguientes, damos puntos para una mejor comunicación interna.
Lo que funciona mejor es diferente para cada organización, pero para cada empresa estos principios son información relevante para trabajar en detalle.
Establezca un plan de comunicación adecuado
Dentro de una organización, un departamento de comunicación puede ayudar o puede ser necesario nombrar a una persona para establecer los planes adecuados. Para empezar, hay que anotar todas las comunicaciones actuales e indicar dónde deben producirse los cambios.
¿Qué productos se utilizan actualmente y se emplean correctamente? En el plan hay que tener en cuenta todos los aspectos y abordar los errores actuales en el proceso de comunicación.
Se necesita un plan de acción para ello, con nuevos conocimientos para mejorar la comunicación interna. Antes de empezar con soluciones creativas a nivel interno, también es importante preguntar qué piensan los empleados de la comunicación y cuál es su opinión.
¿Cómo se combinan la comunicación interna y el compromiso de los empleados?
Para que la comunicación interna resulte atractiva para todos, es importante que haya recompensas para los equipos y que éstos entiendan también por qué es tan importante la información actualizada. La comunicación descendente significa que la dirección se comunica de arriba abajo con los demás empleados.
Si una empresa sigue funcionando sólo de esta manera, los empleados no se sentirán escuchados. Por tanto, la comunicación ascendente (de los empleados a la dirección) es también muy importante para la participación de todos los empleados.
Establecer normas para una comunicación interna eficaz
Es importante establecer cómo debe realizarse la comunicación interna. Esto facilita que los nuevos empleados entiendan cuáles serán las normas exactas de comunicación. Cuando las reglas son claras, los empleados que no cooperan también pueden ser llamados a cuentas por falta de comunicación.
Mantener la comunicación con cada empleado
Es importante evaluar la opinión de los empleados. De este modo, se puede mejorar la comunicación interna y cuando un empleado siente la necesidad de decir algo, se le da la oportunidad de hacerlo. Por eso, pedir opiniones es muy importante en este proceso.
El director da el ejemplo
Si el directivo no se comunica de acuerdo con las normas, los demás empleados tampoco sentirán la necesidad. Aproveche las oportunidades que le ofrece la empresa y, como directivo, dé ejemplo y comparta una visión clara del flujo de comunicación. Tal vez la formación necesaria ayude.
Comparte los aspectos negativos, los éxitos y los mensajes agradables
Si la comunicación interna consiste únicamente en mensajes negativos y anuncios empresariales, el flujo constante en la comunicación se vuelve bastante pesado.
Por lo tanto, comparta los éxitos de los departamentos, ponga a un empleado en el centro de atención, comparta los cumpleaños y anuncie las cifras positivas.
Una buena comunicación interna garantiza que el empleado también pueda esperar los informes y que la alternancia entre lo formal y lo informal sea equilibrada.
Dividir la organización en grupos de comunicación
Se pueden crear grupos para garantizar que la comunicación sea específica y que los empleados no sean notificados innecesariamente.
Por lo tanto, en el plan de comunicación se pueden nombrar varios flujos de comunicación. Esto evita una sobrecarga innecesaria de información por empleado.
Utilizar las herramientas eficaces adecuadas
Las herramientas adecuadas son necesarias y hacen que la comunicación interna sea más realista. Por ejemplo, podría funcionar tener anuncios generales realizados por la aplicación de comunicación interna o la intranet.
En el caso de los propios departamentos, podría funcionar mejor crear un grupo en WhatsApp (los teléfonos móviles forman entonces parte del plan de comunicación) y permitir también la retroalimentación de los empleados.
Aquí no sólo es importante el lugar de trabajo digital, sino también las notas entre compañeros o de la reunión. Tenga claro qué comunicación debe difundirse por qué medio.
Además, la necesidad de una nueva herramienta debe ser clara. De lo contrario, los empleados no tendrán ganas de utilizarlo. Piensa en pedir la baja.
Un ejemplo de ello es que, desde hace años, muchas empresas lo hacen por correo electrónico o incluso verbalmente a la persona que se encarga de la planificación de las vacaciones. Si esto sucede repentinamente por medio de una herramienta, es importante que la comunicación se lleve a cabo de una sola manera y que todo el mundo también se cambie al nuevo método.
¿Cómo pueden los distintos departamentos seguir comunicándose y asumiendo responsabilidades?
Cuando un plan de comunicación es claro y todo el mundo sabe quién es responsable de cada parte, el énfasis se pone en la ejecución coherente de las tareas.
Los departamentos deben ser capaces de ayudarse mutuamente con la asignatura y debe mantenerse la motivación.
Por lo tanto, hay que planificar los momentos en los que se puede utilizar la comunicación interna y garantizar la transparencia. El empleado debe ver la comunicación interna como un desarrollo personal que motiva su propia visión clara.
No todos los medios funcionan siempre con eficacia
A veces los planes parecen una buena idea sobre el papel y cuando se ponen en práctica no parecen funcionar. Puede ser necesario un ajuste en las ideas. La forma en que se utiliza en una empresa, puede no ser eficaz en otra.
Un medio funciona perfectamente para la comunicación interna de una gran empresa, pero no parece funcionar para una organización pequeña.
La investigación previa es importante y a veces los cambios tienen que ser discutidos por departamento de antemano para ver si esto podría funcionar también para ese departamento.
Todo el mundo debe estar informado
Por cambio, puede ser eficaz impartir una formación por miembro de un departamento (o de todo el equipo) para optimizar la difusión del nuevo método de trabajo entre los grupos internos.
Para mejorar la comunicación interna, es necesario que todo el mundo se suba al carro y que nadie se quede atrás.
¿Hay alguna tendencia y evolución en la comunicación interna?
La necesidad de comunicación interna ha crecido a medida que el número de empleados que trabajan desde casa ha aumentado considerablemente y se ha hecho más difícil llegar a todo el equipo.
Las organizaciones están poniendo a disposición nuevas funciones y la mejora de la mensajería interna es más importante que nunca.
Un papel más importante para el profesional de la comunicación
La evolución que vemos es el aumento de los anuncios internos por medio de la herramienta digital y el mensaje se comunica menos en las antiguas formas conocidas.
En consecuencia, las tareas del departamento de comunicación son:
- Optimizar las agendas,
- Organizar rondas de comentarios,
- Planificar la reunión virtual,
- Organizar vídeos de gestión,
- Anunciar decisiones importantes
- Ayudar a los empleados remotos.
Aumenta el cansancio de las videollamadas
Con el aumento de las reuniones en línea, los empleados se están cansando de las videollamadasamadas.
La comunicación empresarial creativa es importante, y no todos los mensajes pueden mencionarse en línea (o en el correo electrónico).
Las soluciones parecen ser SharePoint y narrowcasting, y el empleado puede entonces leer la información más a menudo.
Comunicación creativa en forma de relato
A medida que disminuye la comunicación cara a cara, aumenta la demanda de canales creativos. Se necesitan productos que transmitan el mensaje de forma divertida, preferiblemente con imágenes (en movimiento).
La narración se comparte a menudo a través de vídeos, presentaciones o blogs internos. El sentimiento de unión sigue siendo importante y no puede faltar en las organizaciones y su comunicación interna.
Planificar una sesión de escucha con el objetivo de mejorar la comunicación interna
Hay menos conversaciones en el taller y, por tanto, es más difícil obtener la opinión de los empleados.
Una buena idea son las sesiones de escucha en línea, en las que se puede hacer una encuesta para ver cómo están las opiniones.
Incluso después de los grandes cambios, las opiniones en el taller pueden seguir siendo escuchadas y la comunicación interna continúa.
La formación en línea y el e-learning aumentan
Para proporcionar a los empleados una información correcta, puede optar por una forma más agradable de informarles.
La educación y la formación son más interesantes y el aprendizaje electrónico puede hacer que se entiendan datos interesantes.
Haciendo preguntas, se puede ver qué información no ha llegado bien al equipo y qué nivel de conocimiento es todavía insuficiente. Esto permite una comunicación específica con la información necesaria.
Pensar junto con el entorno y los acontecimientos recientes
Lo que hemos aprendido en el campo de las herramientas de comunicación interna es que a veces se puede dejar de lado una herramienta y otra tiene que ocupar su lugar.
Un ajuste del plan actual, un nuevo medio o una actualización de los planes siguen formando parte del plan de comunicación y son un reto constante para los empleados responsables.
En cualquier caso, el cambio a los medios digitales parece ser la evolución más persistente. Si seguimos prescindiendo de los anuncios a través de las notas de la cantina, parece más prudente y sostenible a largo plazo.
