Todo el mundo ha tenido dificultades para comunicarse claramente con los demás. La gente presta más atención al tono de voz y al lenguaje corporal que a las palabras que salen de la boca. Aunque esto puede ser útil, a veces puede jugar en contra.

La comunicación escrita también tiene un tono y una voz. Si eliges expresarte de una manera que deja a los lectores incómodos, puedes perderlos antes de que puedan comprender tu mensaje.

¿Cómo puede utilizar el tono de voz adecuado para representar a su empresa ante los clientes potenciales? Siga leyendo para conocer consejos prácticos que pueden transformar sus esfuerzos de marketing.

Índice de contenido

¿Qué es el tono de voz?

El tono de voz se refiere generalmente a la forma de hablar a alguien. En el ámbito del marketing, se refiere a la manera de representar la personalidad de su empresa. La forma de comunicarse causa una impresión duradera en los lectores.

Los individuos o las empresas transmiten una personalidad a través de la palabra escrita y hablada. Por ejemplo, su estilo único puede resultar

  • Agradable
  • Educado
  • Intrusivo
  • Presionante
  • Conciso
  • Verborreico

Veamos varios ejemplos de voz para ilustrar diferentes formas de decir lo mismo:

  • «¿Buscas un coche asequible? Mira estos nuevos modelos que acaban de llegar».
  • ‘Tenemos algunos vehículos nuevos disponibles. Pásate cuando puedas».
  • ‘Consigue tu coche nuevo aquí’.
  • ‘¡Marcas nacionales e internacionales de venta inmediata!’

Dependiendo de tu público y de lo que quieras conseguir, puede que tengas que elegir un estilo sobre los demás. El truco es que primero debe definir su grupo objetivo y sus objetivos de comunicación.

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Tres dimensiones del tono

Algunos autores enumeran hasta nueve tonos diferentes que se pueden utilizar al escribir. Sin embargo, se dividen en tres categorías principales. A continuación explicaremos cada una de ellas.

Formal o informal

Utilizar un tono formal suele significar que te ciñes a un punto de vista en tercera persona. Este estilo es apropiado para fines informativos o educativos. Los sitios web corporativos o sin ánimo de lucro también suelen elegir este enfoque más tradicional.

Un tono informal o casual implica escribir de forma más parecida a como se habla. Suele referirse al lector como usted y a su empresa como nosotros. Las contracciones son esenciales, e incluso puede ser apropiada alguna jerga.

El tono informal es personal y cercano. Se puede utilizar en las entradas del blog, en las redes sociales y en algunos mensajes de correo electrónico, dependiendo del público.

Serio y respetuoso frente a irreverente o cómico

Un tono también puede ser serio o irreverente, respetuoso o cómico. Su elección en este ámbito depende del público que elija, y la edad juega un papel fundamental.

Los más jóvenes aprecian las interacciones más lúdicas. Por el contrario, si usted se muestra demasiado irreverente, las personas mayores podrían no tomarse en serio su empresa. Hay que definir claramente el público al que se dirige para poder comunicarse con él de forma eficaz.

Tonos emocionales

Los tonos transmiten emociones y, en consecuencia, evocan respuestas sentimentales en el lector. Por ejemplo, puede aparecer como:

  • Alegre o triste
  • Optimista o pesimista
  • Amenazante o acogedor
  • Entusiasta o serio
  • Temeroso o esperanzado

Cómo afecta el tono de voz a la comunicación

El tono de su empresa afecta a las impresiones de la gente y a lo que sienten por usted. La mente humana interpreta la información en dos niveles diferentes.

La parte analítica le dice a un cliente precisamente lo que hace su empresa. La parte más creativa del cerebro de un consumidor saca conclusiones sobre cómo se sentiría al tratar con su empresa. Si un cliente potencial se lleva una impresión negativa, puede ignorar futuras comunicaciones suyas.

Es fundamental desarrollar un tono de voz coherente. La uniformidad en el lenguaje transmite a los clientes potenciales que su empresa es organizada y fiable. De este modo, aumentan las posibilidades de que hagan negocios con usted.

Además de definir un tono de voz, puede aplicar la psicología del color para añadir más valor a su marca.

Por qué es importante el tono de la marca

La importancia de su tono de voz personal en la comunicación es importante, pero la de su marca también lo es. El tono sirve como expresión de quién está detrás de una marca. Muestra su humanidad, su personalidad y sus valores, lo que permite a los compradores conectar. Los consumidores de hoy buscan autenticidad y franqueza en las empresas a las que compran.

Su tono de voz distingue a su empresa de las demás. Es conveniente que sea único para que los clientes lo reconozcan rápidamente. Una vez que el cliente se familiarice con la personalidad de su marca, se sentirá más cómodo y empezará a confiar en usted.

Las palabras cuidadosamente elegidas pueden influir y persuadir. Si haces que la gente se sienta bien, te asociará con emociones agradables aunque ya no recuerde las palabras que utilizaste. Las personas se forman impresiones inconscientes a partir de lo que escuchan o leen.

Si puedes comunicar energía y buen humor, puedes transmitir eficazmente la pasión por un tema. Hablar o escribir con confianza crea la impresión de que su contenido es valioso.

Cómo desarrollar las directrices del tono de voz de su empresa

Crear un tono para las comunicaciones de su marca puede ser una empresa enorme. Hay múltiples variables a tener en cuenta. Sin embargo, puede estar seguro de que el esfuerzo merece la pena.

Implique al equipo

Antes de empezar a decidir la voz de la marca, considere la posibilidad de organizar un grupo de miembros del personal para trabajar en el proyecto. Es más fácil conseguir que su equipo se comprometa con una nueva estrategia de contenidos cuando ayuda a crearla. Los responsables de la toma de decisiones de alto nivel deben participar en este proceso, para que puedan respaldar plenamente la aplicación de las nuevas directrices.

Los miembros del personal pueden participar en grupos de discusión para generar ideas. También puede pedirles que traigan ejemplos de textos existentes de las comunicaciones de la empresa y discutir los pros y los contras de cada uno.

Si prefiere que participen menos personas en esta empresa, es conveniente que al menos obtenga comentarios y opiniones en varios momentos del proceso de definición de la voz. De este modo, podrá asegurarse de que está desarrollando un tono adecuado para su empresa.

Defina sus valores

El tono de voz de su organización refleja sus valores y su enfoque de la vida y los negocios. No es algo que pueda tomarse a la ligera. Por el contrario, tiene que fluir desde la esencia de su marca.

Puedes desarrollar un tono coherente para el marketing de contenidos teniendo en cuenta cómo es y cómo suena tu empresa en la actualidad. Para lograrlo, tendrá que establecer los valores de su marca. Éstos determinarán el mensaje que quieres transmitir.

Intenta resumir tus valores con unas pocas palabras poderosas. Puede elegir adjetivos, por ejemplo, inteligente, organizado, honesto o amable.

Otras palabras o frases cortas también pueden representar bien la identidad de tu marca. Eche un vistazo a algunos ejemplos:

  • Servicio excepcional
  • Algo para todos
  • Responsabilidad
  • Los clientes primero
  • Todo lo que necesitas

Puedes extraer estos términos de tus correos electrónicos, textos web, publicaciones en redes sociales o artículos de blog. Incluso pueden estar en carteles o tablones de anuncios de su oficina. Los miembros del equipo pueden hacer una lluvia de ideas individualmente y combinar sus resultados para identificar los temas.

Considere la posibilidad de realizar el siguiente ejercicio con su personal: Déles 30 segundos para explicar por qué alguien haría negocios con su empresa. Esta actividad puede ayudar a identificar su punto de venta distintivo y también puede revelar los valores esenciales de la marca.

Realizar un análisis de la competencia puede proporcionar a su personal ejemplos útiles. Un estudio de los procesos internos también puede revelar valores y prioridades que pueden informar sobre el desarrollo de la voz.

Conocer al público

En la redacción de contenidos, es esencial saber quiénes son sus lectores. Quiere que todos ellos sean capaces de entender y conectar con el texto.

Los lectores suelen relacionarse mejor con los contenidos escritos de forma amigable. Escriba a su público como si le hablara a él. La sencillez y la autenticidad suelen dar excelentes resultados.

Intente evitar el uso de términos que el lector medio tendría que buscar en un diccionario. Para hacerse una idea del vocabulario que prefieren sus usuarios, analice las palabras que utilizan en la comunicación escrita.

Por ejemplo, puedes fijarte en los comentarios de las redes sociales o en las publicaciones de los blogs. Piensa en cómo suelen reaccionar los clientes ante un artículo u otra parte interactiva de tu sitio web.

Recopile las respuestas y analice su formalidad. Anote cualquier otro patrón que surja.

¿Quiere profundizar en la forma en que su público ve su marca? Puede pedir a los clientes que describan su empresa con frases cortas o palabras sueltas. A continuación, utilice esta información para hablarles de la misma manera que ya hablan de sus productos o servicios.

Es posible que sus textos de marketing de contenidos no sigan todas las reglas de las guías de estilo. Un tono informal es a menudo necesario para conectar con los lectores en su sitio web o páginas de medios sociales. Sin embargo, cuando el compromiso de los clientes se dispara, cosecharás los beneficios de adaptar tu lenguaje a las preferencias de los clientes.

Para complicar las cosas, el tono de voz no traspasa fronteras. Cada país y cada cultura tienen sus propias reglas y las empresas pueden a veces meterse en problemas no deseados por no asimilarse a las expectativas del público.

En resumen

Toda organización necesita un tono de voz distinto. Una personalidad corporativa única transmite los valores de su empresa y le permite generar la confianza del público.

Para desarrollar su tono de voz, primero debe considerar sus valores y su declaración de misión. A continuación, trabaje con su equipo para crear una personalidad que su público objetivo encuentre atractiva.

Si está listo para empezar pero necesita orientación, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Sortlist puede ponerle en contacto con una agencia cuyos estrategas de contenidos pueden proporcionarle el apoyo que necesita.