El comunicado de prensa es una forma sencilla de transmitir información importante a los periodistas, relacionada con las novedades de una empresa. Las empresas pueden utilizar los comunicados de prensa por diversas razones, que trataremos en este artículo.

Cubrimos todos los aspectos importantes del comunicado de prensa:

  • La definición de un comunicado de prensa.
  • Cómo estructurar un comunicado de prensa para transmitir un mensaje con eficacia.
  • Cómo promoverlo.
  • Qué indicadores utilizar para medir el impacto de un comunicado de prensa.

Índice de contenido

¿Qué es un comunicado de prensa?

Es un documento que una empresa envía a los periodistas para compartir información importante.

En general, esta información está relacionada con las noticias de la empresa.

Puede ser un :

  • Recaudación de fondos,
  • Evolución de la gestión,
  • Una gran innovación,
  • Fusión-adquisición,
  • Etc.

He aquí nuestra respuesta a la pregunta «¿Qué es un comunicado de prensa? » :

Un comunicado de prensa es un canal de comunicación que las empresas utilizan para transmitir información sobre sí mismas a los periodistas.

Por supuesto, el objetivo es que los periodistas recojan esta información y la publiquen en la prensa.

¿Para qué sirve un comunicado de prensa?

Como ya se ha explicado, el comunicado de prensa permite a las empresas transmitir información importante a los periodistas. ¿Pero para qué?

El objetivo de un comunicado de prensa es generar visibilidad.

Los periodistas son un objetivo clave para las empresas. Principalmente por el alcance que pueden tener sus contenidos. Cuando se publica un artículo y se destacan las noticias de una organización, su visibilidad y credibilidad aumentan.

Hay dos explicaciones:

  1. La visibilidad aumenta gracias al alcance y la audiencia de los medios de comunicación.
  2. La credibilidad se ve reforzada por la percepción que el público en general tiene de los medios de comunicación tradicionales. Una persona que se enfrente a un artículo de prensa sobre una empresa y otra que se enfrente a un anuncio de la misma empresa tendrán dos percepciones diferentes de la empresa.

En resumen, ¿cuál es el objetivo de un comunicado de prensa?

Permite a las empresas darse a conocer llegando a los periodistas y comunicando sobre sus productos, sus servicios, sus acciones de marketing o un evento concreto. Este documento también les permite diferenciarse de la competencia, establecer su imagen de marca y aumentar su notoriedad como empresa.

¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes?

Obviamente, esta herramienta no es una solución milagrosa. Como suele ocurrir, hay ventajas e inconvenientes que hay que tener en cuenta.

Ventajas

Es un formato reconocido por los periodistas, considerado como una fuente de información seria.

No te cuesta nada escribir si lo haces tú mismo. Sin embargo, puede ir acompañado de una agencia. Esto le costará dinero, pero ahorrará tiempo en la redacción y distribución de su documento.

Desventajas

Los periodistas suelen estar inundados de mensajes, correos electrónicos y llamadas telefónicas. El comunicado de prensa que envíe será uno de tantos. Es difícil diferenciarse y captar la atención de un periodista.

Por lo tanto, el envío de un comunicado de prensa no le garantiza la cobertura mediática. El riesgo es invertir tiempo en la redacción de un comunicado de prensa, sin estar seguro de obtener resultados.

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Cómo estructurar un comunicado de prensa

Para lograr su objetivo, un comunicado de prensa debe tener una buena estructura y contener toda la información que necesitan los periodistas con los que se va a contactar.

El objetivo es que estructures bien tu comunicado de prensa para facilitar el trabajo de los periodistas. Esto aumentará sus posibilidades de que su información aparezca en la prensa.

Estructuración del comunicado

Lo primero que debe hacer su comunicado de prensa es identificarse como tal. Esto significa que cuando los periodistas vean su comunicado, deben ser capaces de reconocerlo inmediatamente como un comunicado de prensa, pero también deben conocer la fuente.

Esto requiere dos elementos concretos:

  • Coloque el logotipo de su organización en la parte superior izquierda/derecha de su comunicado
  • Ponga las palabras «Comunicado de prensa» justo debajo de su logotipo

El título de un comunicado de prensa

A continuación, tendrá que crear un titular que sea pegadizo e informativo al mismo tiempo. Esto significa que cuando los periodistas lean el título de su comunicado de prensa, no sólo deben aprender algo, sino también querer saber más.

El título es especialmente importante, ya que a partir de él los periodistas decidirán si leen o no todo el comunicado.

En concreto, para redactar un título eficaz, hay que saber exactamente cuál será el mensaje principal del comunicado de prensa: ¿qué información se quiere transmitir?

Una vez que tenga esto claro, puede secuenciar su titular en tres elementos:

  1. La noticia que anuncia
  2. La consecuencia de esta noticia
  3. Su enlace con esta noticia

Por ejemplo: «La empresa x ha recaudado y millones de euros para hacer z«.

Este título nos permite saber qué empresa hace un anuncio, cuál es la novedad vinculada a él y cuál es el objetivo/consecuencia/impacto de esta novedad.

Ante un título de este tipo, el periodista no sólo aprende una nueva información, sino que también puede despertar su curiosidad:

  • ¿Quién es esta empresa que acaba de recaudar 2 millones de euros? ¿Cuál es su historia?
  • ¿Cuál es la misión de esta empresa?
  • ¿De quién proceden los 2 millones de euros?
  • Etc.

Así que, cuando escriba su título, intente responder a las tres preguntas siguientes:

  • ¿Quién?
  • ¿Qué?
  • ¿Qué pasa con eso?

Cuándo enviar

Antes de comenzar el cuerpo de su comunicado de prensa, recuerde indicar la fecha y el lugar donde lo escribió. Esto permitirá a los periodistas situar su información en el tiempo y, por tanto, conocer su coherencia con las noticias que pueden cubrir.

Añada elementos visuales

No olvide facilitar la lectura de sus contenidos añadiendo toques visuales, como infografías, imágenes, logotipos, diagramas, etc. Añade también 2-3 subtítulos para estructurar mejor tu información.

Cómo estructurar la información

Esta es una cuestión que tratamos en este artículo: ¿cómo estructurar la información y el contenido de su comunicado de prensa? Saber responder a esta pregunta es esencial. Para que su comunicado de prensa aparezca en la prensa, debe requerir el menor trabajo posible para los periodistas.

Lo ideal es que puedan simplemente copiar y pegar su comunicado en un artículo y distribuirlo.

Esto es lo que tratamos en este artículo para ayudarle a conseguir ese resultado.

Cómo se termina un comunicado de prensa

Hay dos elementos que deben incluirse al final de su comunicado de prensa:

  1. Presente su organización: presentar su organización en unas pocas líneas, para dar a los periodistas un poco de contexto y ayudarles a saber un poco más sobre usted. En caso de que difundan su comunicado de prensa, esta plantilla les permitirá presentarle mejor.
  2. Su información de contacto: es necesaria en caso de que los periodistas tengan preguntas y quieran ponerse en contacto con usted.

La estructura de un comunicado de prensa: en resumen

Estos son los diferentes elementos que deben incluirse en la estructura de su comunicado de prensa:

  • Indique claramente el logotipo de su organización
  • Indicar claramente que se trata de un comunicado de prensa
  • Un título pegadizo e informativo
  • Una fecha y un lugar
  • Contenido bien escrito
  • La organización en unas pocas líneas
  • Información de contacto

Cómo promocionar un comunicado de prensa

El comunicado de prensa es una de las herramientas de relaciones públicas más eficaces en términos de retorno de la inversión.

Sin embargo, los periodistas se ven inundados por cientos de propuestas de artículos cada día. Para que decidan escribir sobre su empresa, tiene que marcar la diferencia.

Hay varias formas de promocionar su comunicado de prensa.

Un título pegadizo

El título determina la primera impresión de su mensaje. Puede generar mucho interés o, por el contrario, puede apagar a los medios de comunicación y al público. Por lo tanto, es fundamental elegirlo con cuidado.

El título debe distinguir su comunicado de todos los demás ofrecidos a los periodistas, maximizando sus posibilidades de ser mencionado por la prensa.

Sólo el título puede ser suficiente para convencer al lector.

Un buen título debe ser corto, sencillo y fácil de leer. No te vayas por las ramas. Sea directo, completo y utilice verbos de acción.

Sintetizar la información

Hay muchas historias en los medios de comunicación cada día. En consecuencia, los periodistas sólo disponen de un tiempo limitado para dedicar a cada comunicado de prensa que reciben.

Por lo tanto, es importante que tus ideas generales sean fáciles de entender, para que el periodista pueda leer tu artículo de forma fluida y amena. Para ello, la información debe expresarse de forma concisa.

Debe responder directamente a las preguntas:

  • «¿Quién?»,
  • «¿Qué?
  • «¿Cuándo?
  • «¿Donde?
  • «¿Cómo? «,
  • «¿Por qué?

De este modo, el lector ya tendrá una idea de la relevancia de su noticia y de su impacto en el público.

Aprovechamiento de las redes sociales

Las redes sociales también permiten el desarrollo de las relaciones públicas, por lo que debes aprovecharlas. De hecho, una vez que su nota de prensa aparezca en un quiosco digital, debe ponerse en contacto con medios de comunicación famosos en las redes sociales, así como con personas influyentes, para pedirles que compartan el enlace a su artículo.

Con ello se pretende llamar la atención de más personas.

También puedes animar a las personas u organizaciones que compartan tu causa a utilizar hashtags para que tu mensaje se haga viral.

Dirigirse a los periodistas adecuados

Antes de enviar su comunicado de prensa, asegúrese de que la elección del periódico es lógica. El tema debe ser coherente o, al menos, estar relacionado con las historias que el periodista suele escribir para que los lectores entiendan directamente la relación.

Si, por ejemplo, el periodista escribe constantemente sobre tecnología y la empresa presenta un artículo sobre productos para mascotas, no tendría sentido y el comunicado no se vería fácilmente en la prensa.

Por otra parte, los medios de comunicación suelen buscar historias con elementos específicos, a saber:

  • Las informaciones más frescas y impactantes posibles a las que los periodistas elegidos darían prioridad.
  • Temas inéditos, hechos insólitos, encuestas exclusivas, sondeos o investigaciones originales.
  • Noticias que conmueven al público, informaciones que cautivan al lector y le despiertan fuertes emociones.

Incluir citas

Las citas añaden personalidad y humanidad a su comunicado de prensa. De hecho, pueden explicar las razones por las que una persona concreta se implica en la causa.

Las citas de los ejecutivos o cofundadores de la empresa suelen ser las más inspiradoras e impactantes para los lectores.

También deben ser coherentes con el tema, y no sólo de relleno para su artículo.

Incluya la información de su empresa y los datos de contacto

Al final de su comunicado de prensa, es aconsejable especificar algunos datos generales relacionados con su empresa. El artículo debe describir la historia de la organización, su sede, su posicionamiento, sus objetivos, los premios que ha ganado, los productos y los servicios que ofrece. Esta parte debe tener unas 120-150 palabras.

Tampoco debe omitir la información de contacto de su empresa. Esto permitirá a los medios de comunicación ponerse en contacto con usted si necesitan más información sobre su comunicado de prensa.

Además de incluir su dirección de correo electrónico y su número de teléfono, anuncie también su nombre y título o cargo en su información de contacto. De este modo, los periodistas sabrán con quién pueden ponerse en contacto.

Cómo medir el impacto de un comunicado de prensa

Después de redactar y distribuir un comunicado de prensa, es necesario medir el impacto que ha tenido.

¿Cómo saber si un comunicado ha llegado a los periodistas adecuados? ¿Y cómo puede estar seguro de que ha cumplido los objetivos que se ha marcado?

Sin esta medición, no podrá mejorar sus lanzamientos con el tiempo y beneficiarse de una mayor visibilidad.

Veamos los 6 indicadores que debe utilizar para medir el rendimiento de sus comunicados de prensa.

Cobertura

Este indicador se refiere a la cantidad de cobertura mediática que ha generado su comunicado de prensa. En concreto, ¿en cuántos medios de comunicación diferentes recibió su comunicado?

La cobertura incluye el número y el alcance de las historias en :

  • Imprime,
  • En línea,
  • En la televisión.

Pero también incluye:

  • El número de menciones de su marca,
  • La duración de los artículos que presentan su comunicado,
  • Recursos multimedia utilizados,
  • Los mensajes entregados.

Sin embargo, la cuestión principal es si apareció en los medios de comunicación a los que se dirigía. Para estar seguro, configura las alertas de Google para no perderte ninguna mención de tu marca.

Visibilidad

Este indicador se refiere a la medida en que la información relacionada con su comunicado fue compartida. ¿Quién lo compartió y qué público vio su mensaje? Por lo tanto, el propósito de este indicador es medir cuánto ha visto su mensaje su público objetivo, y en qué canales.

Pregúntese en qué medios de comunicación se recogió su comunicado y cuánta visibilidad generó.

Impacto geográfico

Este tercer indicador muestra en qué áreas se utilizó su liberación. Las empresas pueden utilizar estos datos para poner en marcha la publicidad dirigida a un público específico y centrar sus esfuerzos de marketing en lugares concretos.

Por lo tanto, intente averiguar dónde ha sido visible su marca gracias a su comunicado de prensa.

Menciones en las redes sociales

Fíjate en cuántos influencers están hablando de tu marca y cuántos compartidos has conseguido. Presta también atención a la difusión de tu mensaje y al uso de los hashtags asociados. En concreto, ¿su público objetivo está transmitiendo el mensaje de su comunicado de prensa en las redes sociales?

Si es así, compruebe también cómo recibe su mensaje el público. ¿Las impresiones son positivas, negativas o neutras?

Compromiso

Algunos expertos en relaciones públicas utilizan el índice de participación para medir el impacto de un comunicado de prensa. Esto se puede cuantificar por el número de «me gusta», comentarios y acciones que ha generado un artículo. Para ir aún más lejos, es posible centrarse en la naturaleza de los comentarios.

Por lo tanto, el 5º indicador: comprueba si tu comunicado de prensa genera reacciones por parte de tu público objetivo. ¿Se toman el tiempo de interactuar con su cobertura y lo hacen de forma positiva?

Tráfico de entrada

Último indicador que puedes utilizar. Este es para ver si su comunicado de prensa ha tenido un impacto en el tráfico de su sitio. Lógicamente, si su comunicado de prensa fue recogido por los periodistas y su marca apareció en los medios, debería ver un crecimiento. Es el número de personas que llegan a su sitio web después de ver su marca en la prensa.

Por lo tanto, cuanto más haya crecido su tráfico, más eficaz será su comunicado de prensa.

En el resto de este artículo, explicamos cómo utilizar Google Analytics para seguir la evolución de su tráfico después de un comunicado de prensa.

Medir el impacto de un comunicado de prensa con Google Analytics

Además de los 6 indicadores anteriores, también puede utilizar Google Analytics para medir el impacto de un comunicado de prensa. De hecho, Google Analytics puede ayudar a los especialistas en relaciones públicas a examinar el impacto de sus comunicados de prensa mediante el seguimiento de la evolución del tráfico de su sitio web.

Para ello, siga estos pasos.

Identificar los objetivos de la estrategia de relaciones públicas

Esto define las acciones o conversiones que los visitantes deben realizar en su sitio. Por ejemplo, descargando un libro blanco o solicitando una demostración del producto.

En concreto, ¿qué quiere conseguir con la publicación de este comunicado de prensa?

Añadir etiquetas UTM

Estas etiquetas UTM ayudan a identificar el tráfico de los comunicados de prensa que usted publica.

Configure una categoría o un directorio específico en su panel de control

Se utilizará para recoger y analizar las apariciones de su comunicado en los medios de comunicación.

Revisar el informe de referencia de Google Analytics

Para ello, vaya a la sección «Adquisición». Así podrá evaluar el número de visitas que los comunicados de prensa han redirigido a su sitio. Pueden crear un tráfico de mayor calidad. Por ejemplo, con una baja tasa de rebote, más páginas vistas en una sesión y una mayor duración de la misma.

Abrir el informe de objetivos

Por último, diríjase a la sección «Conversiones» para ver en qué medida su estrategia de relaciones públicas ha generado clientes potenciales y conversiones en su sitio web.

Además, los departamentos de relaciones públicas pueden utilizar Google Analytics para deducir cuántas personas han visitado un sitio web después de leer un comunicado de prensa -o un artículo iniciado por él-, aunque no hayan hecho clic en los enlaces que contiene.

Del mismo modo, la función de comparación temporal puede mostrar cómo cada campaña está contribuyendo a generar tráfico durante largos períodos de tiempo.

También podrá desglosar los visitantes de su sitio web por ubicación. De hecho, los datos geográficos accesibles en la pestaña «Audiencias» pueden mostrar los picos de tráfico registrados en una ciudad o región donde se distribuyeron los comunicados de prensa.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que aunque Google Analytics proporciona muchos datos internos, ignora los datos externos a su plataforma. Este es el caso, sobre todo, de las menciones a la empresa y a los productos en sitios de noticias, blogs y medios sociales.

Conclusión

En este artículo, hemos dado una definición del comunicado de prensa, pero también hemos explicado:

  • Cómo estructurarlo
  • Estrategias de promoción de un comunicado de prensa
  • Cómo examinar sus resultados

Si quieres saber más sobre la longitud de un comunicado de prensa, puedes leerlo en este artículo.