¿Qué es una agencia de comunicación? Los 7 elementos esenciales
Ùltima actualización en 26 octubre 2023 a las 05:06 pm
5,00/5¿Qué es una agencia de comunicación? ¿Debo buscar una para mi empresa? Son preguntas que con frecuencia pueden darse entre los líderes de un negocio. A lo largo de este artículo te explicamos cómo funciona una agencia de comunicación y las ventajas de contar con una apoyando la operación diaria de cualquier organización.
Existen dos tipos de agencias de comunicación. Por un lado, existen agencias 360 que manejan todos los aspectos de la comunicación. Y luego hay agencias especializadas que se centran en áreas determinadas. A lo largo de este escrito nos dedicaremos a revisar el primer tipo de consultoras.
Que es una agencia de comunicación: lo más importante, qué es lo que hace?
Antes de profundizar en la estructura de una agencia de comunicación o de relaciones públicas, analicemos primero las distintas funciones que suelen proporcionar a marcas y clientes.
- Función creativa: la agencia se encarga de todo lo que tiene que ver en la redacción y la creación de mensajes. Por supuesto, el diseño gráfico del proyecto está incluido entre sus responsabilidades.
- Función de investigación: para poder llevar a cabo una campaña de marketing adaptada a las necesidades e intereses del target, el equipo invierte recursos y tiempo en conocer a detalle los comportamientos del público objetivo.
- Selección de medios: la agencia, tomando en cuenta la naturaleza del producto, el público objetivo y el presupuesto, elige los mejores medios para la difusión del mensaje y campaña de cada marca.
- Relaciones con los clientes: la consultora proporciona enlaces entre los clientes y los distintos departamentos de la empresa para facilitar la comunicación y mejorar procesos.
¿Cuál es la estructura de una agencia de comunicación?
Lo primero que hay que tener en cuenta sobre la estructura de una agencia de relaciones públicas es que va a variar dependiendo del tamaño y los servicios que ofrecen. Sin embargo, es común encontrar que la gran mayoría sigue una estructura que viene dada por los distintos oficios y funciones de la empresa.
La agencia suele dividirse en dos, por un lado está la parte estratégica y por la otra la parte creativa o técnica. La primera es la que está bajo el liderazgo del director de ventas. Es el departamento de la empresa que suele tener interacción directa con los clientes.
Mientras que la parte creativa, es la que guía el director artístico. Si bien son dos áreas con funciones muy distintas, esto no significa que estén separadas la una de la otra. En realidad, trabajan en constante interacción para ofrecer un mejor servicio a las marcas.
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Entendiendo la parte estratégica de una agencia
Representa el lado que se dirige a los anunciantes o a los responsables del proyecto. Como su nombre lo indica, su misión es diseñar la estrategia de comunicación o de marketing de un proyecto. Una vez se tenga lista, se pone en práctica a través de:
Director comercial
Es la persona que supervisa la parte estratégica de la operación. Entre sus principales responsabilidades destaca la gestión de los expedientes de los clientes, el cuidado de la prospección y el mantenimiento de las relaciones con los clientes.
Además, trabaja mano a mano con el director de publicidad para los diferentes proyectos, para garantizar que el desarrollo y la aplicación de las estrategias se ajusten al presupuesto. Cuando todo está listo, el gestor remite el proyecto a la parte creativa de la agencia.
Director de publicidad
Es el centro de la agencia de comunicación y trabaja en constante colaboración con el director comercial para crear el plan comercial y desarrollar las estrategias.
De este modo se aseguran también que la campaña de marketing que se crea en la agencia es única y eficiente para cada marca. Entre sus demás funciones está la gestión de ventas de los proyectos a los medios de comunicación seleccionados.
Media planner
El papel de los media planners es vital para la empresa de relaciones públicas. De hecho, por los conocimientos específicos en materia de relaciones públicas, se les considera un activo importante de la agencia.
Estas personas conocen a detalle a los diferentes agentes de prensa y sus respectivas audiencias. Es por esto, que son los encargados de elegir el medio a usar según los objetivos de cada campaña de publicidad.
Entendiendo la parte creativa de una agencia
Este sector de la agencia es el responsable de dirigir la campaña. Quienes forman parte de este equipo se basan en los planes definidos por la parte estratégica para ponerse manos a la obra.
Dentro de la parte creativa de una agencia puedes conseguir los siguientes roles:
Director artístico
Trabaja con la misión de supervisar que la estrategia se lleve a cabo. Esta persona es quien diseña la campaña y se encarga de los aspectos visuales de la misma.
Además, cuenta con un equipo de artistas y diseñadores gráficos que juntos ayudan a crear los diferentes elementos visuales necesarios para cada cliente.
Director de producción
En la fase creativa de una campaña de comunicación, el director de producción tiene un papel crucial. Esta persona es quien examina la viabilidad de las ideas propuestas para cada campaña. Que, una vez aprobadas por el cliente, pueden ponerse en ejecución.
Escritor/Editor
Este papel requiere un verdadero artesano de la palabra. Es la persona encargada de escribir el contenido y los mensajes de la campaña de marketing. Además, tiene la responsabilidad de adaptar el contenido a los formatos y especificaciones de los distintos medios.
El escritor va a utilizar como base toda la información sobre la estrategia del proyecto que haya recibido. Incluye datos sobre el público objetivo, el tema, el tono y otros detalles importantes para la campaña.
El reto de esta función es encontrar las palabras más adecuadas para transmitir de forma efectiva un mensaje a su público objetivo.
Artistas y diseñadores gráficos
Las personas asignadas a estas funciones son responsables de la creación de todas las formas de modelos publicitarios. Por lo general, presentan, para aprobación de cada cliente, una carta gráfica con ilustraciones basadas en las necesidades y objetivos.
En el caso de las agencias más pequeñas, las responsabilidades tanto estratégicas como creativas pueden combinarse bajo un mismo rol. Incluso hay algunas que prefieren contratar a profesionales independientes para que trabajen en algún proyecto en específico.
Mientras que en las agencias de relaciones públicas más grandes, la estructura puede estar mucho más desarrollada y pueden tener otras funciones, además de las que se mencionan aquí.
Existen otros roles dentro de la agencia, tal y como aquellos que tienen que ver con la gestión del negocio en sí, pero nos limitamos a mencionar los que intervienen directamente en proyectos con clientes.
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La dinámica entre la agencia de comunicación y su cliente
¿Cómo suelen interactuar el cliente y la empresa de relaciones públicas? Una vez que un cliente decide con qué agencia trabajar, ¿qué pasa? En esta sección te explicamos cómo se da la dinámica entre ambas partes.
Mientras unos se encargan de la comunicación con el cliente, los otros trabajan para desarrollar la campaña.
Por lo general, el cliente se pone en contacto con la agencia de comunicaciones para abordar las necesidades de su negocio. Esta conversación se da con la parte estratégica o comercial de la agencia. Luego, la parte creativa se la tomará el relevo para desarrollar la idea del proyecto. Cuando la idea del proyecto esté lista, se pasará a aprobación del cliente.
El cliente puede sugerir cambios o dar su aprobación. La agencia de publicidad empezará entonces a trabajar para hacer realidad la idea del proyecto. A lo largo de todo el proyecto se realizará un seguimiento constante, de manera que se ajuste a las especificaciones del cliente.
Si bien el cliente mantiene contacto únicamente con las personas que integran el lado estratégico de la consultora, hay un número de equipos de diferentes departamentos que trabajan en conjunto para alcanzar los objetivos planteados.
Así que, por lo tanto, mientras que unos se encargan de la comunicación con el cliente y los otros trabajan para desarrollar todo lo necesario para poner en ejecución la campaña diseñada. El cliente puede tener la tranquilidad de que las líneas de comunicación entre ambos equipos son fiables y eficaces.
Entonces, ¿que es una agencia de comunicación, realmente?
Ahora que hemos revisado el funcionamiento de una agencia de comunicación, puedes tener una mejor idea de cómo se lleva a cabo una campaña de marketing. Son muchas las funciones involucradas y sólo así se puede garantizar que todos los detalles sean del agrado del cliente y estén plasmados de forma tal que puedan generar resultados.
Si está pensando en contratar a una agencia de comunicación para tu próxima campaña de mercado, siéntete cómodo de colaborar con ella en cada etapa. Las agencias de relaciones públicas están conformadas por profesionales expertos que están allí para ayudarte a llevar a cabo tus proyectos.
En vez de empezar cada campaña desde cero, te recomendamos recurrir a estas empresas de relaciones públicas, explicarles a detalle lo que necesitas y ellos se encargarán de todo. Siempre que tú como cliente y la agencia tengan una comunicación buena y abierta, tendrán una colaboración apasionante.
