Dossier de prensa: qué es y cómo hacerlo atractivo (+5 ejemplos)

Para las empresas que quieren promocionar su marca y sus productos llamando la atención de los medios de comunicación, el diseño de un dossier de prensa puede ser una estrategia ganadora.

Sin embargo, es necesario invertir suficiente tiempo en la creación de dicho kit. Debe incluir la mayor cantidad de información relevante sobre su empresa para atraer el interés de los periodistas y garantizar una mejor cobertura mediática.

En este artículo explicamos qué es un dossier de prensa, por qué y cómo hacer uno, cuáles son sus componentes y 5 ejemplos de marcas reconocidas.

Además, también podemos asesorarte sobre las mejores agencias de relaciones públicas en España.

En este artículo

¿Qué es un dossier de prensa?

Un dossier de prensa es un documento que resume con más detalle la información ofrecida en un comunicado o una rueda de prensa.

Suele contener información clave sobre:

• una empresa (nombre, campo de actividad, objetivos, etc.) ;
• un producto (características, ventajas, etc.);
• una campaña (causa, objetivos, etc.).

Sin embargo, es importante tener en cuenta que el dossier de prensa no se limitará a repetir información que ya se ha publicado.

No sólo se profundizará en ella, sino que se proporcionará información adicional que no se ha divulgado anteriormente.

Así, mientras el comunicado de prensa está muy condensado y sólo puede contener una cantidad limitada de información, el dossier de prensa permite ir más allá y da más espacio a las empresas.

Del mismo modo, mientras que una rueda de prensa se centrará en una información principal, el dossier de prensa permite abarcar varios temas relacionados con las noticias de una empresa en un solo documento.

Lea nuestra guía completa de relaciones públicas para saber más sobre los diferentes recursos que puedes utilizar en tu estrategia de relaciones públicas.

¿Cuáles son los objetivos de un dossier de prensa?

El objetivo principal de un dossier de prensa es exponer toda la información clave sobre una empresa:

1. Su historia
2. Sus objetivos
3. Sus productos y servicios
4. Testimonios de clientes

A diferencia de otros métodos de marketing, como la publicación de contenidos en línea, el dossier de prensa deberá ser más específico en su contenido.

Esto significa que la información que se ofrece debe adaptarse a las necesidades de los periodistas: algunos aspectos de su empresa pueden interesarles más que otros.

También actúa como promotor de su marca y sus actividades. Cuando acabas de lanzar tu negocio o estás sacando un nuevo producto o servicio al mercado, necesitas generar visibilidad y entusiasmo.

Un artículo de prensa dedicado a usted podría generar una importante publicidad para su empresa.

Por ejemplo, enviar un comunicado de prensa a los periodistas, junto con un completo dossier de prensa, puede ser una estrategia ganadora.

Una agencia de relaciones con la prensa puede ayudarle a armar un dossier de prensa completo.

Además, tener un dossier de prensa actualizado también ahorra tiempo. Si un periodista por ejemplo de algún diario Alicante, quiere escribir un artículo sobre su empresa, puede proporcionarle rápidamente información sobre usted.

¿Por qué hacer un dossier de prensa? 3 beneficios

Con Internet, toda la información sobre un grupo, un producto o una campaña está disponible en línea y es fácilmente accesible. Pero, ¿ha perdido el kit de prensa todo su interés?

Con el desarrollo de la tecnología digital, ¿sigue mereciendo la pena invertir en un dossier de prensa? La respuesta es sí. Veamos por qué sigue mereciendo la pena hacer un dossier de prensa.

Para controlar la imagen de marca

El dossier de prensa le ofrece la ventaja de presentar su empresa tal y como desea. Usted controla la imagen que quiere dar.

En efecto, cuando la información presentada es incompleta, ya sea en un sitio web o en un comunicado de prensa, los medios de comunicación y el público en general pueden interpretarla de forma equivocada.

Un dossier de prensa, en cambio, es una herramienta que le permite desarrollar sus mensajes en profundidad, siendo preciso y presentando toda la información sobre usted.

Esta profundidad le permite proteger su imagen de marcasiendo completo y transparente en la información que proporciona. El objetivo es evitar cualquier qui pro quo en relación con su marca.

Además, el dossier de prensa puede contener fotos y vídeos adicionales para apoyar sus textos. Estos multimedia se envían con el objetivo de ser utilizados en los artículos que los periodistas van a escribir.

Esta estrategia permite a las empresas controlar las imágenes que se presentan al público.

Para fidelizar y atraer a más clientes

Mantener a los clientes al día con su marca es esencial para generar su confianza. Por ejemplo, hay que crear un dossier de prensa y ponerlo a disposición del público en su sitio web para demostrar que se es transparente.

Del mismo modo, para que los clientes potenciales sepan a qué se dedica su marca, cómo funciona, cuáles son sus valores o qué experiencia tiene en su campo. El dossier de prensa puede ser una excelente fuente de información.

Para ahorrar tiempo

Cuando la prensa quiera destacarle, disponer de un dossier de prensa le permitirá proporcionar rápidamente a los periodistas toda la información que puedan necesitar.

Esto puede deberse a diversas razones:

• Ha conseguido buenos resultados financieros
• Va a lanzar un nuevo producto
• Su empresa acaba de cerrar una ronda de recaudación de fondos

Sea cual sea el tema, disponer de un dossier de prensa le ahorrará tiempo. Y, sobre todo, evite la presión de crear el contenido que tendrá que proporcionar durante la cobertura que recibirá de la prensa.

Prepárate. Ten siempre un dossier de prensa actualizado. Esto es necesario en caso de que un periodista llegue a tu puerta para escribir un artículo sobre ti.

Cómo construir un dossier de prensa sobresaliente: 13 pasos a seguir

Hay que seguir varios pasos para redactar un buen dossier de prensa. Si necesita ayuda, podemos presentarte las mejores agencias de relaciones públicas para que lo dejes en manos de expertos.

1. Definir los objetivos del dossier de prensa

Antes de redactar su dossier de prensa, es importante empezar por definir los objetivos que quiere alcanzar. Esto le ayudará a elegir el contenido que se presentará en su kit.

He aquí algunos ejemplos de objetivos que puede fijarse:

• Para dar a conocer su marca y sus productos.
• Para presentar su nueva empresa.
• Promover un nuevo producto, servicio o evento.
• Lanza una campaña de marketing.

2. Escribir un titular fuerte

El título es uno de los elementos más importantes del dossier de prensa. Puede despertar directamente el interés y la curiosidad del periodista o, por el contrario, desanimarle a leer el documento.

Por lo tanto, el título debe ser claro y presentar el contenido de forma resumida, sin desvelar todo para causar intriga en el lector.

Teniendo esto en cuenta, el título debería ser:

• Corto
• Pegadizo
• Conmovedor o perturbador
• Claro y explícito
• Honesto y ajustado a la realidad del caso

3. Diseñar una portada que incite a la lectura

El esfuerzo y el tiempo que una empresa ha invertido en un dossier de prensa se puede ver y sentir a través de la portada.

Por lo tanto, debe ser cuidadosamente diseñado e incluir ciertos elementos esenciales, como lo son:

• El título del expediente
• El logotipo de la empresa
• El nombre de la empresa, campaña o evento
• La fecha (en el caso de un evento)
• Una imagen que explique su evento o proyecto
• Colores y tipos de letra que coinciden con el espíritu de la empresa

4. Crear una cabecera para las páginas del expediente

La portada y las páginas de su dossier de prensa deben coincidir con los códigos de branding: diseño, los colores y los tipos de letra utilizados por su empresa.

Además, las hojas del documento deben tener un encabezado específico.

Esto incluye:

• Nombre de la empresa
• Número de contacto rápido
• Dirección de correo electrónico de la empresa
• Dirección postal de la sede de la empresa
• URL del sitio web o del blog

5. Elaboración de un resumen

Para que el lector quiera leer el dossier, debe estar ordenado y seguir un plan claro.

El resumen no es obligatorio en un dossier de prensa. Sin embargo, se recomienda encarecidamente para que el lector pueda identificar inmediatamente las diferentes partes del documento.

También permite al periodista orientarse e ir directamente a las partes que quiere leer.

6. Redactar una introducción clara y explícita

Hay que prestar especial atención a la introducción, que es el resumen de su dossier de prensa. Debe exponer de forma inequívoca el tema que se desarrollará en el cuerpo del expediente.

En esta parte del documento, puede presentar brevemente su proyecto, su evento o su empresa. A continuación, indique la secuencia y el plan de su documento.

Por último, mencione algunos de los puntos fuertes de su caso. Tenga en cuenta que la introducción debe estar orientada a los objetivos establecidos antes de la redacción.

7. Contar la historia de la empresa

Se sabe que el storytelling es una de las mejores armas de marketing que se pueden utilizar.

Cuente su historia:

• Cuándo y dónde se fundó su empresa
• Cuando se abrió
• A quien se le ocurrió la idea o el proyecto
• El acontecimiento que desencadenó su concepción

Presentar el nacimiento de una empresa a través de la visión de su fundador permite llamar la atención sobre el aspecto humano de esta empresa e inducir así la empatía del lector.

El objetivo es ser transparente y mostrar que hay personas reales detrás de la empresa que se presenta.

8. Presentación de la empresa

En la presentación de la empresa, es importante mencionar toda la información y los datos clave:

• Ubicación de la sede de la empresa
• Número de tiendas u oficinas
• Tipo de productos o servicios vendidos
• Número de empleados
• Nombres de la alta dirección (presidente, director general, secretario general, jefe de los distintos departamentos)
• Número de clientes
• Nombres de algunos clientes notables
• Objetivos de un evento organizado por la empresa
• Patrocinadores y socios del evento

Esta sección no debe ser demasiado densa. Debe tener, como máximo, 2 páginas.

El objetivo no es llenar el archivo de texto, sino proporcionar datos clave para que los periodistas puedan copiarlos rápidamente para utilizarlos en los artículos que escriben.

9. Añadir estadísticas clave

Las estadísticas son importantes porque ayudan a demostrar la relevancia y profesionalidad de su empresa. Además, para una mejor visibilidad de esta sección, colóquela en el centro o hacia la parte superior del documento.

También es aconsejable acompañar las cifras con gráficos para crear un impacto visual.

Por ejemplo, el aumento del número de visitas al sitio web a lo largo de los años puede representarse en forma de gráfico. Adicional, otros datos relevantes para destacar podrían ser:

• Número de seguidores en las diferentes redes sociales
• Número de visitantes por mes y por año al sitio web de la empresa
• Número de visitas al blog cada mes
• Evolución de las ventas
• Evolución del número de clientes

10. Presentación de su producto

Se trata de una descripción sencilla y elocuente del producto, que incluye:

• Precio
• Utilidad
• Cómo funciona

Si su empresa vende servicios, es esencial presentar las tarifas, los paquetes y los servicios incluidos en cada caso.

Es posible que con el tiempo y la evolución de la marca, los precios de los productos o servicios cambien. Por tanto, es obligatorio revisar periódicamente la información del dossier de prensa y actualizarla cuando sea necesario.

11. Incluya las biografías de los miembros del equipo

Para añadir valor a la marca, es importante presentar las competencias y habilidades de los responsables de la marca. Esto puede hacerse escribiendo breves biografías y retratos profesionales del fundador, presidente o director de la empresa.

Describa claramente las contribuciones de estas personas en el desarrollo de la empresa, en la creación de un nuevo producto o en la organización de un evento.

12. Preparar la página de contacto

Para facilitar que los periodistas se pongan en contacto con usted si deciden escribir un artículo sobre su empresa, es esencial mostrar todos sus datos de contacto:

• Número de teléfono
• Dirección de correo electrónico
• Dirección postal
• Página web
• Cuentas en las redes sociales

Cuando un periodista escribe un artículo sobre su empresa o uno de sus productos, puede necesitar información adicional. Por eso es posible que necesiten ponerse en contacto con usted.

Además de presentar todos los datos de contacto de la empresa, es fundamental dar el contacto de un responsable que pueda concertar entrevistas o proporcionar información adicional.

13. Inserción de imágenes adecuadas para ilustrar el dossier de prensa

Para un dossier de prensa persuasivo, es esencial incluir fotos profesionales que muestren el equipo, los productos y los servicios de la empresa.

Sus fotos deben ser nítidas y estar bien iluminadas, ya que servirán para realzar la imagen de marca de su empresa. También darán más personalidad a su dossier de prensa.

¿Cómo se diseña un dossier de prensa?

Muchos dossier de prensa se diseñan sin conseguir atraer la atención de los periodistas. Para atraer el interés de los medios de comunicación, su dossier de prensa debe destacar entre los demás, no sólo por la elección de las palabras y el estilo de redacción, sino también por su aspecto general.

Por tanto, para optimizar su dossier de prensa, será importante personalizarlo al máximo. La elección del diseño debe ser original.

También hay que tener en cuenta los siguientes elementos:

• Los colores utilizados
• Contrastes
• Tipos de fuentes
• Imágenes de calidad
• Tipo de papel utilizado

Lea nuestro artículo sobre qué incluir en tu presupuesto de diseño gráfico para conocer más acerca de cómo combinar elementos gráficos para causar un impacto visual.

En resumen

Al final, la pregunta que siempre hay que tener en cuenta a la hora de elaborar el dossier de prensa es:

«¿Mi dossier de prensa facilita la vida al periodista que quiere escribir sobre mi empresa?

Teniendo esto en cuenta, podrá saber qué elementos e información debe incluir en su expediente para aumentar sus posibilidades de aparecer en la prensa.

¿Qué hace que un dossier de prensa sea bueno?

Un buen dossier de prensa hace que los periodistas quieran seguir mirándolo y quedarse con el documento. Para ello, en primer lugar debe ser agradable de leer, con un plan claro y un resumen bien estructurado. Esto permitirá al lector ir directamente a los puntos que le interesan más que otros.

Un buen dossier de prensa debe tener entre 5 y 10 páginas. También hay que tener en cuenta que la calidad del documento no depende de la cantidad de palabras o imágenes que contenga, sino que es principalmente el resultado de la:

• El diseño del documento
• La calidad de sus textos
• La relevancia de la información proporcionada

Para que el documento sea explícito, especifique «kit de prensa» en la primera página e incluya el nombre y el logotipo de su empresa.

Ejemplos de dossier de prensa exitosos

Te hemos compartido los elementos claves que necesitas para crear uno exitoso y darle exposición a tu marca. Ahora, ¿cómo empezar a redactar tu propio dossier de prensa?

Si no sabes por dónde comenzar, te recomendamos echarle un vistazo a estos 5 ejemplos de grandes empresas. Podrás buscar inspiración antes de empezar a redactar la tuya.

• Dossier de prensa de Nestlé
• Dossier de prensa de Nike
• Dossier de prensa de McDonald’s
• Dossier de prensa de Mercedes-Benz Fashion Week España
• Dossier de prensa de Sortlist

Hemos incluido ejemplos de diferentes sectores: alimentación, retail, restaurante, evento, etc. De este modo, podrás tener un punto de partida a cómo podrías desarrollar uno que se adapte a tu negocio.

Conclusión

Es fundamental que una empresa mantenga su dossier de prensa actualizado. Si la empresa experimenta muchos cambios, ofrece nuevos productos y consigue nuevos resultados, es necesario actualizar su dossier de prensa.

El dossier de prensa debe revisarse y actualizarse periódicamente para garantizar que la información que contiene es correcta.

Además, si algo hay que tener en cuenta a la hora de diseñar un dossier de prensa es que debe ser lo más completo posible. La razón es sencilla: facilitar el trabajo de los periodistas.

Los periodistas están tan ocupados que tienen poco tiempo para producir contenidos. Cuanto más completo sea su dossier, más fácil será que los periodistas a los que quiere llegar lo escriban, y más probable será que reciba cobertura de prensa.

Si quiere ir más allá, nuestra guía completa de relaciones públicas está disponible en línea.